п.1 Забезпечення збереженості та державний облік документів НАФ

п.1.2. Планом роботи на 2012 рік передбачено відремонтувати 250 аркушів пошкоджених документів фондів, які знаходяться на зберіганні в архівному відділі та при науково-технічному опрацюванні документів та справ установ.

п.1.3. У 2012 році передбачено підшити та оправити 593 од.зб.: 

- документів установ, організацій, підприємств, які є фондостворювачами архівного відділу: постійного терміну зберігання –  489 справ, документів з особового складу  – 104 справи.

п.1.6. Планом роботи на 2012 рік передбачено прийняти на державне зберігання 352 справи і закартонувати ці справи у коробки установ, організацій, підприємств, які є фондостворювачами архівного відділу.

У 2012 році планується прийняти від установ 44 картонажів для картонування 352 од.зб.

п.1.7. На виконання завдань, передбачених Планом заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2010-2014 роки, архівним відділом виконкому Ірпінської міської ради на 2012 рік запланована робота по перевірці наявності 5 фондів і фізичного стану справ, які зберігаються в архівному відділі – 1594 справ та складанню 5 відповідних  актів.

2. Створення та розвиток довідкового апарату до документів НАФ.

п.2.3. На 2012 рік передбачено продовжити роботу по тематичній розробці документів і справ архівних фондів №1 Ірпінської міської ради та її виконавчого комітету, №41 Коцюбинської селищної ради та її виконавчого комітету, №17 Гостомельської селищної ради та її виконавчого комітету, №18 Ворзельської селищної ради та її виконавчого комітету. Планується переглянути 136 справ і виготовити 950 карток. Картки будуть систематизовані у тематичній картотеці.

3. Формування НАФ і експертиза цінності документів. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

п.3.1. У 2012 році заплановано прийняти на державне зберігання 352 справи установ списку №1, оформити на них акти прийому, заповнити картки обліку  документів.  

п.3.2.1. Заплановано у 2012 році схвалення ЕПК описів на управлінську документацію –    489 од.зб.

п.3.2.2. Заплановано у 2012 році погодження ЕПК описів справ з особового складу –          104 од.зб.; номенклатур справ – 3 установ (416 позицій); положень про ЕК – 1 установи; положень про архівні підрозділи – 1 установи.

п.3.4. Заплановано у 2012 році на договірних засадах провести експертизу цінності документів у кількості 1325 од.зб. у 7 установах, скласти акти про виділення до знищення документів у 5 установах на 732 од.зб., науково-технічно опрацювати документи 7 організацій, установ, підприємств у кількості 593 справ (додаток № 2), а саме: за описом   №1 – 489 справ, за описом №2ос - 104 справи.

            На всі виконані роботи скласти і заключити 5 угод з установами, погодити та затвердити 5 нарядів на виконання робіт та 5 актів виконаних робіт.

п.3.5.1. На 2012 рік заплановано проведення 3 комплексні перевірки підприємств, установ і організацій списку №1:

4. Використання інформації документів НАФ.

п.4.2. В 2012 році передбачено виконати 410 тематичних запитів від юридичних та фізичних осіб, 20 запитів соціально-правового характеру.

На особистому прийомі розглянути 300 звернень громадян.

п.4.3. Заплановано підготувати та провести 1 радіопередачу до Дня працівників архівної галузі; 1 виставку та 1 публікацію у пресі до визначних дат в історії міста.

п.4.4. Заплановано у 2012 році надати 12 користувачам – громадянам України послуги читального залу архівного відділу, надати їм для вивчення архівні документи різних фондів у кількості 180 од.зб.

п.5. Зміцнення матеріально-технічної бази архівів, їх охоронної і пожежної безпеки.

На виконання розпорядження Голови Київської облдержадміністрації від     04.04.2008 р. №547 «Про заходи щодо забезпечення збереження документів в архівних установах Київської області» в плані 2012 року передбачено:

п.5.7. В 2012 році  при наявності коштів місцевого бюджету планується завершити роботи по встановленню вентиляційної системи архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради.

В 2012 році  планується в трудовому архіві виконавчого комітету Ірпінської міської ради створення та ведення картотеки обліку місцезнаходження документів ліквідованих та реорганізованих підприємств, установ і організацій,  документи з особового складу яких перебувають на зберіганні в трудовому архіві та у правонаступників реорганізованих установ (із зазначенням інформації про склад архівних документів, їх кількість, крайніх дат, пошукових даних, місця зберігання).

Відомості про місцезнаходження документів ліквідованих та реорганізованих підприємств, установ та організацій, планується розмістити у фойє та на веб-сайті трудового архіву.

В 2012 році  з метою запобігання виникнення надзвичайної ситуації та нещасних випадків в архівному відділі планується постійно контролювати виконання Правил з охорони праці в архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради, затверджених наказом начальника архівного відділу №4 від 17.03.2010 р.

На забезпечення надійної експлуатації інженерних мереж та комунікацій, на виконання заходів щодо посилення пожежної безпеки архівних приміщень та заходів охоронної безпеки державних архівів в 2012 році планується провести замір контурів приміщення архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради та постійний контроль експлуатації інженерних мереж та комунікацій архівних приміщень, та завершити роботи по встановленню вентиляційної системи архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради.

В 2012 році планується постійно контролювати і відповідно підтримувати температурно-вологісний режим зберігання документів, протипожежний стан архівосховищ.

У 2012 році планується постійно контролювати роботу трудового архіву та надавати консультативно-методичну допомогу працівникам трудового архіву з питань впровадження державної політики у сфері архівної справи і діловодства стосовно централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території міста та інших документів, що не належать до Національного архівного фонду.

В разі виявлення відповідних документів особового походження та фотодокументів архівний відділ планує провести роботи щодо передачі їх для експертизи цінності і описування до Державного архіву Київської області.

В 2012 році планується своєчасно надавати інформацію про події в архівному житті району, міста для оприлюднення на веб-сайті Державного архіву Київської області. 

В 2012 році планується складання карток фондів, що зберігаються в архівному відділі, та «Відомостей про зміни у складі та обсязі фондів станом на 01.01.2012 р.» та їх подання до Державного архіву Київської області до 01.03.2012 р.

В 2012 році архівним відділом планується надавати платні послуги з науково-технічного опрацювання документів фізичним та юридичним особам, а також надавати платні послуги з виконання тематичних запитів у відповідності з  «Цінами на роботи (послуги), що виконуються архівним відділом виконавчого комітету Ірпінської міської ради», затверджених рішенням виконавчого комітету Ірпінської міської ради №198 від 06.09.2011 р.

В 2012 році начальник архівного відділу відповідно до наказу директора Державного архіву Київської області №74 від 20.10.2010 р. «Про зміни у складі експертно-перевірної комісії» планує брати участь у засіданнях експертно-перевірної комісії Державного архіву Київської області.

На 2012 рік заплановано провести 11 засідань експертної комісії архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради з питань розгляду документів юридичних та фізичних осіб зони комплектування архівного відділу щодо їх науково-технічного опрацювання.

Передбачається на 2012 рік проведення 12 службових оперативних нарад щомісячно із поточних питань виконання плану розвитку архівної справи та діловодства в Ірпінському регіоні.

Для забезпечення та організації роботи з кадрами в архівному відділі планується підготувати 17 наказів з особового складу та щомісячно складати табелі робочого часу працівників відділу.

В 2012 році планується складання щорічних індивідуальних планів та звітів всіма працівниками архівного відділу – 4 штатні одиниці.

В 2012 році планується проведення щорічної оцінки державних службовців – 3 посадові особи.

На виконання запланованих робіт на договірних засадах та забезпечення життєдіяльності архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради планується заключити 3 угоди на придбання канцелярських товарів, картону, тканини ниток і інш. та надання послуг по заміру контурів приміщення архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради.

Для належного виконання делегованих державою повноважень в галузі архівної справи архівним відділом в 2012 році планується підготувати 20 подань міському голові щодо забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, а саме: прийому в архівний відділ документів постійного терміну зберігання установ-фондостворювачів відповідно до затвердженого графіку та інших питань щодо забезпечення життєдіяльності архівного відділу та забезпечення збереженості документів юридичних та фізичних осіб зони комплектування архівного відділу.