1.1., 1.2. Кількість підготовлених і внесених в установленому порядку проектів рішень, розпоряджень органів вищого рівня, із них прийнятих, та конкретні заходи щодо їх виконання та здійснення заходів щодо виконання законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України, наказів Держкомархіву України, розпо­ряджень державних адміністрацій, рішень рад:

 

В 2011 році відповідно до Законів України «Про місцеве самоврядування в Україні»,  «ПроНаціональний архівний фонд та архівні установи»

-       прийнято рішення виконавчого комітету Ірпінської міської ради №16 від 8 лютого     2011 р. «Про затвердження цін на роботи (послуги), що виконуються архівним відділом виконавчого комітету Ірпінської міської ради із забезпечення збереженості документів та використання інформації на договірних засадах»;

-       прийнято рішення виконавчого комітету Ірпінської міської ради №198 від  06 вересня 2011 р. «Про затвердження цін на роботи (послуги), що виконуються архівним відділом виконавчого комітету Ірпінської міської ради» /рішення виконавчого комітету Ірпінської міської ради №16 від 8 лютого 2011 р. втратило чинність/.

На виконання вимоги Київського обласного територіального відділення Антимонопольного Комітету України №02-06/1564 від 25.06.2011 р. та листа виконавчого комітету Ірпінської міської ради №01-17/2449 від 06.07.2011 р. підготовлена і надана в електронному вигляді та на паперовій основі наступна інформація:

-   Інформація про адміністративні, господарські та інші платні послуги, що надаються виконавчим комітетом Ірпінської міської ради через делегування владних повноважень архівному відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради станом на 11.07.2011 р.- на 15 арк.;

-   Інформація про суми коштів, отримані виконавчим комітетом Ірпінської міської ради, за надані господарські послуги архівним відділом виконавчого комітету Ірпінської міської ради за 2010 р. - на 6 арк.;

-   Інформація про суми коштів, отримані виконавчим комітетом Ірпінської міської ради, за надані господарські послуги архівним відділом виконавчого комітету Ірпінської міської ради з 21.02.2011 р. по 11.07.2011 р. (дія цін, затверджених рішенням виконавчого комітету Ірпінської міської ради №16 від 08.02.2011 р.)  - на 6 арк.;

-   Інформація про суми коштів, отримані виконавчим комітетом Ірпінської міської ради, за надані господарські послуги архівним відділом виконавчого комітету Ірпінської міської ради з 01.01.2011 р. по 20.02.2011 р. (дія цін, затверджених рішенням виконавчого комітету Ірпінської міської ради №246 від 26.12.2006 р.)- на 3 арк.

На виконання листа Державного архіву Київської області №01-20/50 від     19.01.2011 р. створені Відомості про зміни у складі та обсязі фондів архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради та виготовлені картки 65 фондів архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради станом на  01.01.2011 р.

Відповідно до рішення колегії Держкомархіву України від 28.05.2003 р. «Про проект Стратегії розвитку архівної справи і діловодства в Україні на 2003-2011 роки», наказу голови Держкомархіву України «Про затвердження Стратегії розвитку архівної справи і діловодства в Україні на 2003-2011 роки» від 14.11.2003 р. №144 та листа Державного архіву Київської області від 01.09.2004 р. №01-20/177 рішенням виконавчого комітету Ірпінської міської ради №222 від 28.09.2004 р. було затверджено Стратегію розвитку архівної справи і діловодства в Ірпінському регіоні на 2004-2011 роки.

Відповідно до листа Державної архівної служби України від 05.07.2011 р. №1785/05.1 щодо підготовки Концепції Державної цільової соціальної програми впровадження сучасних засобів зберігання документів Національного архівного фонду на 2013-2017 роки, листа Державного архіву Київської області №01-20/406 від 08.07.2011 р. в 2011 році підготовлено і надано до Державного архіву Київської області пропозиції до проекту Державної цільової соціальної програми впровадження сучасних засобів зберігання документів НАФ на 2013-2017 р.р. по архівному відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради.

На виконання листа Державного архіву Київської області №01-20/54 від     19.01.2011 р. підготовлено і надано до Державного архіву Київської області Завдання і заходи з виконання Державної цільової соціальної програми забезпечення пожежної безпеки в архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської радина 2011-2015 роки.

На виконання наказу Державного комітету архівів України від 16.11.2010 р. №190 «Про участь державних архівних установ у відзначенні 70-річчя початку Великої Вітчизняної війни», листа Державного архіву Київської області №01-20/424 від 14.04.2011 р. «Про заходи щодо 70-х роковин початку Великої Вітчизняної війни» архівним відділом було оприлюднено спеціально розроблений запитальник серед населення м.Ірпінь через місцеве радіомовлення, веб-сайт Ірпінської міської ради на сторінці архівного відділу, Раду ветеранів війни і збройних сил м.Ірпінь

1.3. Кількість підготовлених і поданих до місцевих органів вико­навчої влади і органів місцевого самоврядування доповідних записок, ін­формацій та ін., результати їх розгляду:

В 2011 році всього направлено 43 листа установам-фондостворювачам, Ірпінському міському голові, секретарю Ірпінської міської ради, керівникам установ списків №1, 2, 3, в т.ч.  Ірпінському міському голові та керуючому справами виконкому Ірпінської міської ради з питань забезпечення роботи та життєдіяльності архівного відділу та з питань діловодства і забезпечення збереженості документів.

В 2011 році судових позовів, пред'явлених до архівного відділу або пред'явлених архівним відділом до юридичних та фізичних осіб, не було.

1.4. Кількість проведених засідань дирекцій, колегій та перелік роз­глянутих питань.

Начальник архівного відділу приймала участь 03.03.2011 р. у засіданні колегії Державного архіву Київської області з питань підсумків роботи архівних установ Київської області у 2010 році та їх завдання на 2011 рік;  21.06.2011 р. у робочій нараді з начальниками архівних відділів Київської області у м.Васильків.

Члени експертної комісії та працівники архівного відділу виконкому Ірпінської міської приймали участь у виїздному засіданні ЕПК Державного архіву Київської області з питання роботи архівних відділів міських рад та райдержадміністрацій та трудових архівів Київської області 13.10.2011 р., який проводився в приміщенні архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради.

Начальник архівного відділу приймала участь в щомісячних нарадах у міського голови з питання поточної діяльності управлінь та установ міста Ірпінь та селищ.

1.5. Розроблено нормативно-правових актів, у т.ч. тих, що підлягають державній реєстрації, з них зареєстровано.

По архівному відділу підготовлено 18 наказів з питань основної діяльності та особового складу. В 2011 році складено 12 табелів робочого часу працівників відділу за кожен місяць та подано 12 подань щодо преміювання працівників відділу.

1.6. Кількість здійснених комплексних, тематичних, контрольних пе­ревірок архівних відділів райдержадміністрацій і міських архівів.

Не проводилось.

1.7. Проведено нарад, семінарів, конференцій, круглих столів, їхня тематика; взято участь у нарадах, що проводилися іншими установами.

В 2011 році проведено 1 семінар (при плані – 1) з питань посилення контролю за станом архівної справи та діловодства в установах – джерелах формування НАФ та надання методичної допомоги в питаннях приймання, розгляду і реєстрації документів, а також порядку оброблення та надсилання вихідних документів з представниками діловодних служб виконавчого комітету Ірпінської міської ради та виконавчих комітетів Ворзельської, Гостомельської та Коцюбинської селищних рад.

Кількість слухачів, які взяли участь у семінарі – керуючі справами виконкомів селищних рад та начальних загального відділу виконкому Ірпінської міської ради.

Начальник архівного відділу приймала участь 03.03.2011 р. у засіданні колегії Державного архіву Київської області з питань підсумків роботи архівних установ Київської області у 2010 році та їх завдання на 2011 рік; 21.06.2011 р. у робочій нараді з начальниками архівних відділів Київської області у м.Васильків.

Члени експертної комісії та працівники архівного відділу виконкому Ірпінської міської приймали участь у виїздному засіданні ЕПК Державного архіву Київської області з питання роботи архівних відділів міських рад та райдержадміністрацій та трудових архівів Київської області 13.10.2011 р., який проводився в приміщенні архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради.

Начальник архівного відділу брала участь у семінарі «Організація роботи архівних відділів» 05-08 квітня 2011 року у закладі післядипломної освіти «Центр перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних підприємств, установ і організацій» Київської обласної державної адміністрації.

Начальник архівного відділу приймала участь в щомісячних нарадах у міського голови з питання поточної діяльності управлінь та установ міста Ірпінь та селищ.

В архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради проведено 12 щомісячних службових оперативних нарад з поточної діяльності архівної установи. 

1.8. Підготовлено оглядових і узагальнюючих документів.

В 2011 році архівним відділом позапланово проінформовано Ірпінську міську раду та її виконавчий комітет – надіслано 4 інформаційні листи:

- щодо виділення земельних ділянок громадянам за 2001-2006 р.р.;

- щодо виділення земельних ділянок юридичним особам та особам з правом підприємницької діяльності за 2001-2006 р.р.;

- щодо користувачів (власників) котелень м.Ірпінь та селищ;

- щодо власників водних об'єктів та прибережних захисних смуг навколо них, розміщених та території Ірпінської міської ради.

1.9. Здійснено заходи щодо розвитку мережі архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ (їх загальна кількість).

Начальник архівного відділу приймала участь в щомісячних нарадах у міського голови з питання поточної діяльності управлінь та установ міста Ірпінь та селищ.

В 2011 році планувався переїзд трудового архіву в нове приміщення  та звільнення приміщень та сховищ архівного відділу від документів трудового архіву. Трудовий архів станом на 01.11.2011 р. звільнив приміщення архівного відділу та переїхав у нове приміщення за адресою: м.Ірпінь, вул.Котляревського, 54-а.

Всі заходи щодо створення та функціонування трудового архіву виконавчого комітету Ірпінської міської ради в новому приміщенні в м.Ірпінь по вул.Котляревського, 54-а виконано.

2. Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду.

2.1. Проведення заходів щодо поліпшення умов зберігання доку­мен­тів, оптимального розміщення в архівосховищах, контролю за наяв­ністю та фізичним станом документів.

 

 

ІНФОРМАЦІЯ

про заходи щодо запобігання виникнення надзвичайних ситуацій

та протипожежної безпеки по архівному відділу

виконавчого комітету Ірпінської міської ради

 

В архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради розроблені і діють наступні документи на випадок виникнення надзвичайних ситуацій:

-    Інструкція з пожежної безпеки для архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад та трудових архівів Київської області, затверджена директором Державного архіву Київської області 19.10.2007 р. та погоджена з головним державним інспектором з пожежного нагляду Київської області М.М.Дзюбенко 19.10.2007 р.

-    Інструкція про заходи пожежної безпеки по архівному відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради, затверджена Ірпінський міським головою, постійно ведеться  журнал реєстрації інструктажів пожежної безпеки працівників архівного відділу; останній інструктаж проведений начальником архівного відділу І.В.Волгіною    05.08.2011 р. У відділі діє Наказ начальника архівного відділу №12 від 30.06.2009 р. «Про міри протипожежної безпеки». Всі працівники відділу з наказом ознайомлені під підпис.

-    Інструкція №1 по охороні праці для працівників архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради, затверджена Ірпінський міським головою 25.01.2007 р.

-    Правила охорони праці в архівному відділі виконкому Ірпінської міської ради, затверджені Наказом начальника архівного відділу №4 від 17.03.2010 р. Ведеться журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці; останній інструктаж проведений начальником архівного відділу І.В.Волгіною 05.10.2011 р.

-     Інструкція №2 про порядок прийому і здачі архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради на пульт Ірпінського відділу Державної служби охорони, затверджена Ірпінський міським головою 01.02.2008 р. та погоджена начальником ВДСО при Ірпінському МВ ГУ МВС України в Київській області 01.02.2008 р. Також розроблена і діє Інструкція про порядок приймання (здавання) об'єктів та окремих приміщень під охорону на ПЦС (ручна тактика прийому-зняття об'єкта), як додаток №5 до Договору №388/08 від 07.02.2008 р. на централізовану охорону майна на об'єкті архівному відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради підрозділом  Державної служби охорони при Міністерстві внутрішніх спав України. Ведеться журнал реєстрації інструктажів про порядок прийому і здачі архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради на пульт Ірпінського відділу Державної служби охорони; останній інструктаж проведений начальником архівного відділу І.В.Волгіною 12.09.2011 р.

-    План евакуації працівників і відвідувачів з приміщення архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради, затверджений керуючим справами виконкому Ірпінської міської ради.

-    Перелік практичних дій працівників архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на випадок несанкціонованого проникнення до приміщень архіву: 

 

1.	Викликати міліцію	тел.	102
2.	Повідомити керівництво Ірпінської міської ради	тел.	/04597/ 61-407 /04597/ 60-358 /04597/ 60-228
3.	Повідомити керівництво Державного архіву Київської області	тел.	/044/ 206-7499 /044/ 206-7497

 

-    Перелік практичних дій працівників архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на випадок надзвичайних ситуацій техногенного характеру:

 

1.	Викликати пожежну охорону	тел.	101
2.	Викликати аварійну службу	тел.	/04597/ 54-121 ЖЕК /04597/ 63-209 РЕМ /04597/ 61-564 ВУКГ
3.	Повідомити керівництво Ірпінської міської ради	тел.	/04597/ 61-407 /04597/ 60-358 /04597/ 60-228
4.	Повідомити керівництво Державного архіву Київської області	тел.	/044/ 206-7499 /044/ 206-7497
5.	Організувати евакуацію документів у приміщення за адресою: м.Ірпінь, вул.Шевченка, 2 – Ірпінська міська рада та її виконавчий комітет

 

В приміщенні архівного відділу в коридорі находиться стенд «Заходи протипожежної безпеки», на якому розміщено: План евакуації працівників і відвідувачів з приміщення архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради, Інструкція з пожежної безпеки для архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад та трудових архівів Київської області, малюнки про заходи пожежної безпеки в установах з масовим перебуванням людей, номер телефону пожежної служби та інформація щодо дії працівників у разі виникнення пожежі; Перелік практичних дій працівників архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на випадок несанкціонованого проникнення до приміщень архіву, Перелік практичних дій працівників архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на випадок надзвичайних ситуацій техногенного характеру.

В коридорах та вестибюлі запасного виходу архівного відділу розміщені знаки  та напрямки «шляхів евакуації» працівників і відвідувачів з приміщення архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради на випадок надзвичайної ситуації. На дверях всіх архівосховищ розміщені знаки про заборону паління в приміщенні архівного відділу.

В архівному відділі на видному місці розміщено Список телефонів екстреної допомоги: пожежної, аварійної служби, міліції, швидкої допомоги, відповідального чергового виконавчого комітету Ірпінської міської ради.

В 2011 році проведено перевіряння наявності та фізичного стану документів 7 фондів, які зберігаються в архівному відділі. При плані 1607 справ перевірено 1608 справ. 

 

№ з/п	№ фонду	Назва фонду	Номер опису	Кількість справ	Примітка
1	2	3	4	5	6
1	2	Відділ економіки Ірпінської міської ради	оп.1	197	акт №8 від 25.06.11 р.
2	4	Фінансове управління Ірпінської міської ради	оп.1	969	акт №6 від 23.06.11 р.
3	20	Білицька сільська рада депутатів трудящих та її виконавчий комітет	оп.1	9	акт №4 від 19.05.11 р.
4	25	Бучанська машинно-тракторна станція	оп.1	89	акт №2 від 18.03.11 р.
5	50	Управління торгівлі Ірпінського міськвиконкому	оп.1	300	акт №3 від 15.04.11 р.
6	75	Колективне сільськогосподарське підприємство «Агрофірма «Київська»	оп.1	29	акт №7 від 24.06.11 р.
7	77	Колективне сільськогосподарське підприємство «Агрокомбінат «Бучанський»	оп.1	15	акт №5 від 20.05.11 р.
7 фондів			оп.1	1608

 

При плані 1607 справ перевірено 1608 справ; в наявності є 1608 справ. На всі перевірки складені і відповідно оформлені 7 актів.

Відповідно до Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ та таких, що підлягають включенню до нього, на 2010-2014 роки архівний відділ виконавчого комітету Ірпінської міської ради здійснив перевіряння наявності та фізичного стану документів архівних підрозділів 2 установ (при плані 162 справи перевірено 301 справу):

 

№ з/п	Назва установи	Номер опису	Кількість справ	Примітка
1	Відділ освіти Ірпінської міської ради (2003-2008)	оп.1	72	акт №9 від 30.06.11 р.
2	Ірпінський міський відділ статистики (2000-2008)	оп.1	-	-
3	Ворзельська селищна рада та її виконавчий комітет (2006-2009)	оп.1	229	акт №1 від 10.03.11 р.
2 установи		оп.1	301

 

Архівним відділом виконкому Ірпінської міської ради в 2011 році було заплановано перевіряння наявності і стану документів Ірпінського міського відділу статистики. Листом №01-17/953 від 16.03.2011 р. архівний відділ звернувся до Ірпінського міського відділу статистики з проханням надати відомості про науково-технічне опрацювання та місцезнаходження документів Національного архівного фонду України відділу статистики в м.Ірпінь за 2000-2005 р.р., так як відділ статистики в м.Ірпінь на даний час є структурним підрозділом (без права юридичної особи) Головного управління статистики в Київській області відповідно Довідки Головного управління статистики в Київській області №14-08/676 від 16.02.2010 р. Станом на 30.11.2011 р. в архівний відділ  відповідь від  Ірпінського міського відділу статистики не надходила.

Архівний відділ виконкому Ірпінської міської ради додатково позапланово провів перевіряння наявності і стану документів архівного підрозділу Ворзельської селищної ради та її виконавчого комітету за 2006-2009 р.р., про що було складено відповідний акт.

В зв'язку із скороченням посади прибиральниці з лютого місяця 2011 року  працівниками архівного відділу відповідно до розробленого графіку здійснюється обов'язкове вологе та сухе прибирання приміщення архівного відділу площею 345,42 м², в т.ч. 6 архівосховищ площею 92 м².

Архівним відділом в 2011 році був заключений договір з ДЗ Ірпінською міською СЕС МОЗ України на проведення дератизації на весь рік.

Ведеться контроль температурно-вологісного режиму зберігання документів, протипожежного стану в усіх 6 сховищах архівного відділу.

Для забезпечення належної роботи системи опалення в 2011 році в робочих кімнатах архівного відділу були встановлені крани на радіатори опалення.

В 2011 році в 2 робочих кімнатах архівного відділу було замінено 2 скла у віконних рамах.

Для забезпечення належної роботи архівного відділу та госпрозрахункової групи за кошти, отримані за виконання платних послуг  в 2011 році придбано:

-  папір на суму 720,00 грн.

-  канцтовари на суму 435,00 грн.

-  господарчі товари, клей та товари для системи опалення на суму 712,00 грн.

-  лампочки на суму 250,00 грн.

-  картон на суму 1000,36 грн.

-  нитки на суму 336,02 грн.

-  тканини на суму 1110,00 грн.

-  пилосос та ксерокс на суму 8282,00 грн.

Всього придбано товарів на суму 12845,38 грн.

В зв'язку з переїздом трудового архіву виконавчого комітету Ірпінської міської ради звільнено 3,5 сховищ архівного відділу площею 33,0 м²  та вестибуль запасного виходу архівного відділу площею 23,4 м². Ступінь заповнення стелажного обладнання складає 78,3%.

2.2. Відомості про кількість фондів і частин фондів, що надійшли до архіву у звітному році.

В 2011 році при плані 868 од.зб. прийнято на державне зберігання управлінської документації документів НАФ (опис №1) – 960 од.зб.:

 

№ з/п	Назва установи	Передавання документів в архівний відділ (кількість од.зб.)
		строк передавання	план факт
Установи списку №1
1	Ірпінська міська рада та її виконавчий комітет (ф.1), в їх складі відділ містобудування та архітектури	ІІ кв. І кв.	224 (2005-2006) 224 (2005-2006)
2	Гостомельська селищна рада та її виконавчий комітет (ф.17)	__-__ ІІІ кв.	_____-_____ 180 (2006-2007)
3	Коцюбинська селищна рада та її виконавчий комітет (ф.41)	ІІІ кв. ІІ кв.	80 (2006-2007) 77 (2006-2007)
4	Управління Пенсійного фонду України в м.Ірпінь (ф.73)	ІІ кв. І кв.	240 (2000-2006) 238 (2000-2006)
5	Управління  Держказначейства в м.Ірпінь (ф.76)	ІІ кв. ІІІ кв.	31 (2001-2004) 38 (2001-2004)
6	Загальноосвітня школа І-ІІІ ст. №17 м.Ірпінь (ф.52)	ІІІ кв. ІVкв.	7 (1999-2003) 6 (1999-2003)
7	Ірпінська дитячо-юнацька спортивна школа (ф.51)	ІІІ кв. ІІ кв.	8 (2002-2003) 6 (2002-2003)
8	Дочірнє підприємство  «Санаторій «Україна» ЗАТ «Укрпрофоздоровниця» (ф.12)	ІІ кв. ІІ кв.	57 (2002-2006) 61 (1999-2006)
9	Контрольно-ревізійний відділ у м.Ірпінь (ф.68)	ІІ кв. І кв.	24 (2002-2005) 24 (2002-2005)
10	Ірпінський міський центр зайнятості  (ф.82)	__-__ ІІІ кв.	_____-_____ 105 (1993-2005)
11	Фінансове управління Ірпінської міської ради (ф.4)	__-__ ІІ кв.	1 (2002)
Всього:  10  фондів			960  од.зб.

Актом  від 23.03.2011 р. при перевірянні наявності та стану справ фонду №4 Фінансове управління Ірпінської міської ради  виявлено арифметичну помилку в акті прийому-передачі №3 від 23.03.2007 р. (кількість прийнятих справ не 42 од.зб., а 43 од.зб.).

Всі документи пройшли перевірку фізичного та санітарно-гігієнічного стану справ.

Всі справи пройшли перевіряння кількості аркушів у справі.

На всі документи складені відповідні акти прийому-передачі та зроблені записи в книзі обліку надходження документів на державне зберігання.

Архівним відділом у 2011 році отримано від установ та організацій 87 картонажів для картонування своїх документів:

- Управління Пенсійного фонду України в м.Ірпінь  – 30 картонажів;

- Ірпінська міська рада  та її виконавчий комітет – 57 картонажів.

2.3. Відомості про кількість виявлених документів історико-культур­ної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України. Не виявлені.

3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів  Національного архівного фонду.

3.1. Назви найважливіших фондів, в яких проведено описання документів, удосконалення та перероблення описів, каталогізація.

В 20110 році схвалено ЕПК ДАКО описів на управлінську документацію всього 1144 од.зб. при плані 720 од.зб., на документи з особового складу 809 од.зб. при плані 961 од.зб.:

№ з/п	Назва установи	Науково-технічне опрацювання документів (кількість од.зб./роки)
		строк подання	постійного зберігання план факт	з особового складу  план факт
Установи списку №1
1	Ворзельська селищна рада та її виконавчий комітет (ф.18)	І кв. І кв.	225 (2006-2009) 241 (2006-2009)	32 (2006-2009) 31 (2006-2009)
2	Відокремлений структурний підрозділ Національного університету біоресурсів і природокористування України «Ірпінський економічний коледж»	ІІ кв. ІVкв.	80 (2006-2010) 84 (2006-2010)	350 (2006-2010) 512 (2006-2010)
3	Відділ охорони здоров'я Ірпінської міської ради (ф.10)	ІІІ кв. ІІІ кв.	40 (2005-2009) 71 (2005-2006)	150 (2005-2009) 133 (2005-2006)
4	Ірпінський міський центр зайнятості  (ф.82)	__-__ ІІ кв.	_____-_____ 105 (1993-2005)	_____-_____ 94 (1993-2005)
5	Бучанська міська рада та її виконавчий комітет	__-__ ІІІ кв.	_____-_____ 287 (2007)	_____-_____ 6 (2007)
6	Бучанська міська виборча комісія	__-__ І кв.	_____-_____ 84 (2010)	_____-_____ 3 (2010)
7	Коцюбинська селищна виборча комісія	__-__ І кв.	_____-_____ 52 (2010)	_____-_____ 3 (2010)
8	Ірпінська міська виборча комісія	__-__ І кв.	_____-_____ 148 (2010)	_____-_____ 9 (2010)
9	Ворзельська селищна виборча комісія	__-__ І кв.	_____-_____ 51 (2010)	_____-_____ 4 (2010)
Установи списку №2
10	Ірпінський міський суд	__-__ І кв.	_____-_____ 21 (2010)	_____-_____ 14 (2010)
Всього:			1144	809

 

Всього пройшли опрацювання:         опис №1 –  1144 од.зб. при плані 720 од.зб.

                                                                       опис №2ос – 809 од.зб. при плані 961 од.зб.

Всі описи пройшли погодження ЕПК Державного архіву Київської області.

На 2011 рік запланована і виконана робота по каталогізації управлінських документів Ірпінської міської ради та її виконавчого комітету, переглянуто 73 справи при плані 45, виготовлено 329  карток при плані 320.

Всі картки систематизовані по темах і розташовані у тематичній картотеці. Всього у наявності по архівному відділу – 10436 карток 3 фондів.

3.2. Назви довідково-інформаційних видань, підготовка яких прово­дилася у звітному році; етапи роботи з підготовки видань у звітному році.

Не готувались.

3.3. Впровадження в архіві автоматизованих інформаційно-пошуко­вих систем.

Не впроваджувались.

4. Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

4.1. Кількість погоджених архівом положень про архівні підрозділи, діловодні служби, експертні комісії, інструкцій з діловодства. Кількість погоджених архівом номенклатур справ підприємств, установ і організацій-джерел комплектування архівів, окремо – кількість погоджених номенклатур справ інших підприємств, установ і організацій.

У 2011 році погоджено 5 положень про експертну комісію установ, підприємств та організацій при плані 4 та 5 положень про архівні підрозділи  установ, підприємств та організацій при плані 4, а саме:

 

№ з/п	Назва установи	Погодження (строк подання) план факт
		положення про ЕК	положення про архівний підрозділ
Установи списку №1
1	Ворзельська селищна рада та її виконавчий комітет (ф.18)	_-_ І кв.	_-_ І кв.
2	Управління Пенсійного фонду України в м.Ірпінь (ф.73)	ІІ кв. ІІІ кв.	ІІ кв. ІІІ кв.
3	Управління  Держказначейства в м.Ірпінь (ф.76)	ІІ кв. ІІІ кв.	ІІ кв. ІІІ кв.
4	Загальноосвітня школа І-ІІІ ст. №17 м.Ірпінь (ф.52)	ІІІ кв. ІІІ кв.	ІІІ кв. ІІІ кв.
5	Науково-дослідний інститут фінансового права	_-_ ІІ кв.	_-_ ІІ кв.

 

Всього погоджено установ списку №1 – 5 положень про експертну комісію установ, підприємств та 5 положень про архівні підрозділи  установ, підприємств та організацій.

В 2011 році при плані погодження номенклатур справ 5 установ погоджені номенклатури справ 10 установ, в т.ч. 5 установ списку №1 та 5 установ списку №2 і списку №3.

Всі номенклатури справ погоджені ЕПК ДАКО (дати погодження дивись таблицю, колонка №5).

 

№ з/п	Назва установи	Кількість позицій	Погодження номенклатур справ (строк подання) план факт	№ та  дата протоколу погодження ЕПК ДАКО
1	2	3	4	5
Установи списку №1
1	Ірпінська об'єднана державна податкова інспекція (ф.78)	824	___-___ І кв.	№1 від 27.01.2011 р.
2	Управління Пенсійного фонду України в м.Буча	263	___-___ І кв.	№1 від 27.01.2011 р.

 

 

1	2	3	4	5
3	Управління Державного казначейства в м.Ірпінь (ф.76)	292	__-__ І кв.	№1 від 27.01.2011 р.
4	Ірпінський міський центр зайнятості  (ф.82)	182	__-__ ІІ кв.	№2 від 17.02.2011 р.
5	Науково-дослідний інститут фінансового права	92	__-__ ІІ кв.	№8 від 26.05.2011 р.
Установи списку №2, №3
6	Прокуратура м.Ірпеня	90	І кв._ ІІ кв.	№8 від 26.05.2011 р.
7	Ірпінський міський суд	110	___-___ І кв.	№14 від 23.12.2010 р.
8	ЗАТ «Білицький ДОК»	120	___-___ І кв.	№1 від 27.01.2011 р.
9	Бучанське міське управління юстиції	253	___-___ І кв.	№2 від 17.02.2011 р.
10	Територіальний центр соціального обслуговування (надання соціальних послуг) Ірпінської міської ради	57	_І кв._ ІІІ кв.	№10 від 21.07.2011 р.
		2283

 

Разом погоджені номенклатури справ 10 установ – 2283 позиції. 

4.2. Кількість здійснених комплексних, тематичних та контрольних перевірок роботи з документами в установах, організаціях і підприємствах у зоні комплектування архівного відділу:

В 2011 році при плані 5 проведено 5 комплексних перевірок таких установ:

-     Ворзельська селищна рада та їх виконавчий комітет (акт №14 від 10.03.2011 р.);

-     Відокремлений структурний підрозділ Національного університету біоресурсів і природокористування України «Ірпінський економічний коледж» (акт №2 від    04.05.2011 р.);

-     Ірпінська дитячо-юнацька спортивна школа (акт №3 від 02.09.2011 р.);

-     Загальноосвітня школа І-ІІІ ст. №17 м.Ірпінь (акт №4 від 04.10.2011 р.);

-     Фінансове управління Ірпінської міської ради (акт №5 від 19.10.2011 р.).

В 2011 році при плані 1 проведено за участю ЕПК ДАКО 1 контрольну перевірку Відділу містобудування та архітектури виконавчого комітету Ірпінської міської ради  (довідка  від 12.04.2011 р.)

На всі перевіряння складені відповідні акти.

4.4. Проведення нарад, семінарів із працівниками діловодних служб і архівних підрозділів, їхня тематика.

В 2011 році проведено 1 семінар (при плані – 1) з питань посилення контролю за станом архівної справи та діловодства в установах – джерелах формування НАФ та надання методичної допомоги в питаннях приймання, розгляду і реєстрації документів, а також порядку оброблення та надсилання вихідних документів з представниками діловодних служб виконавчого комітету Ірпінської міської ради та виконавчих комітетів Ворзельської, Гостомельської та Коцюбинської селищних рад.

Кількість слухачів, які взяли участь у семінарі – керуючі справами виконкомів селищних рад та начальник загального відділу виконкому Ірпінської міської ради.

В 2011 році проведено 47 консультувань працівників діловодних служб і архівних служб з питань ведення діловодства та архівної справи таких установ:

-       Ірпінська міська рада та її виконавчий комітет – 2

-       Фінансове управління Ірпінської міської ради – 2

-       Ірпінський міський відділ статистики – 1

-       Відділ охорони здоров’я Ірпінської міської ради – 2

-       Дочірнє підприємство «Санаторій «Україна» ЗАТ «Укрпрофоздоровниця» – 1

-       Гостомельська селищна рада та її виконавчий комітет – 1

-       Ворзельська селищна рада та її виконавчий комітет – 4

-       Коцюбинська селищна рада та її виконавчий комітет – 1

-       Ірпінська дитячо-юнацька спортивна школа – 2

-       Ірпінська загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів №17 – 3

-       Ірпінська дитячо-юнацька спортивна школа – 2

-       Управління Пенсійного фонду України в м.Ірпінь – 2

-       Відділення Державного казначейства в м.Ірпінь – 4

-       Ірпінська об’єднана державна податкова інспекція – 3

-       Відокремлений підрозділ Національного університету біоресурсів і природокористування України «Ірпінський економічний коледж» – 3

-       Прокуратура м.Ірпінь – 1

-       Управління пенсійного фонду України в м.Буча – 1

-       Ірпінський міський центр зайнятості – 3

-       Бучанська міська рада та її виконавчий комітет – 1 

-       ЗАТ «Білицький деревообробний комбінат» – 1

-       Держкомзем м.Ірпінь – 1

-       Відділ містобудування та архітектури Ірпінської міської ради – 1

-       Ірпінський міський суд – 1

-       Бучанське міське управління юстиції – 1

-       Науково-дослідний інститут фінансового права – 3

5. Використання інформації документів НАФ.

5.1. Тематика інформаційних документів, виставок, радіо-телепере­дач, публікацій у пресі, плакатів, альбомів за документами архіву.

В 2011 році виконано тематичних запитів юридичних та фізичних осіб із позитивним результатом 343 запити (при плані 250) та видано за цими запитами 1989 належним чином завірених копій та витягів документів; з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів виконано – 102 запити.

В 2011 році при плані 16 запитів надійшло 32 запити соціально-правового характеру, з них виконано із позитивним результатом – 26 запити,  з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів виконано – 6 запитів.

Кількість звернень громадян, розглянутих на особистому прийомі – 477 громадян (при плані – 300).

В 2011 році архівним відділом позапланово проінформовано Ірпінську міську раду та її виконавчий комітет – надіслано 4 інформаційні листи:

- щодо виділення земельних ділянок громадянам за 2001-2006 р.р.;

- щодо виділення земельних ділянок юридичним особам та особам з правом підприємницької діяльності за 2001-2006 р.р.;

- щодо користувачів (власників) котелень м.Ірпінь та селищ;

- щодо власників водних об'єктів та прибережних захисних смуг навколо них, розміщених та території Ірпінської міської ради.

У 2011 році при плані 2 підготовлено 3 виставки: 2 – до Дня пам'яті Чорнобильської трагедії експозиція архівних документів за документами архівних фондів Державного архіву Київської області та архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради; 1 – до 55-річчя присвоєння статусу міста Ірпінь за документами архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради.                 

В 2011 році при плані 1 проведено 2 радіопередачі по міському радіомовленню до свята працівників архівних установ про роботу архівного відділу та розвиток архівної галузі в Ірпінському регіоні станом на 01.01.2011 р. та до відзначення 70-річчя початку Великої Вітчизняної війни (22 червня 2011 р.). 

 В 2011 році позапланово в газеті «Ірпінський вісник» було опубліковано 3 статті: до Дня працівників архівної галузі «Триєдина основа архіву – зібрати, зберегти, використати» (№51 17-23 грудня 2010 р.) та до 55-річчя присвоєння статусу міста Ірпінь «Хто очолював місто за період 1956-2002 р.р», «Історична довідка. Статус города Ирпень получил в декабре 1956 года» (№38 16-22 вересня 2011 р.).

5.2. Тематика зустрічей із громадськістю, вечорів, лекцій, екскурсій; інших форм використання інформації документів НАФ, які були здійснені у звітному році.

В приміщенні архівного відділу розміщені стенди з інформацію для громадян про режим роботи архівного відділу, про склад документів архівного відділу, про порядок звернення в архівний відділ, зразки заповнення заяв та анкет.

Відповідно до розпорядження Ірпінського міського голови постійно надається інформація на сторінку архівного відділу на веб-сайті Ірпінської міської ради та її виконавчого комітету. На сторінці розміщено відомості про архівний відділ, а саме: адресу, час роботи, дні та години прийому громадян, обсяг та склад фондів, порядок звернення до архівного відділу; та надається інформація про події в архівній галузі Приірпіння за поточний 2011 рік, в т.ч. розміщена інформація про відкриття нового приміщення трудового архіву виконкому Ірпінської міської ради та проведення 13.10.2011 р. виїзного засідання ЕПК ДАКО в архівному відділі виконкому Ірпінської міської ради.

5.3., 5.4. Найцікавіша тематика досліджень, які проводилися користу­вачами у читальному залі архіву; інформація про іноземних користувачів. Кількість виданих од. зб., якими користувались у читальному залі.

В 2011 році в читальній залі при плані 7 працювало 15 користувачів. Іноземних користувачів в читальному залі не було. При плані 100 од.зб. видано 176 од.зб. користувачам читального залу архівного відділу. Основною темою досліджень, які проводились 15 користувачами в читальному залі, була тема виявлення документів про надання земельних ділянок та отримання житлової площі.

5.5. Назви збірників документів, над підготовкою яких працював архів; етапи виконаних робіт у звітному році.

Не розроблялись.

5.6. Хід виконання роботи з розсекречування документів НАФ

Робота не проводилась.

5.7. Заходи, вжиті на виконання доручень Уряду, спрямованих на поліпшення організації роботи із зверненнями громадян у напрямку активізації роботи з соціального захисту, заходи, вжиті архівом для поліпшення роботи із зверненнями громадян (наявність баз даних, надання консультацій і роз’яснень з найбільш актуальних питань, що порушуються громадянами у зверненнях на сторінках ЗМІ, запровадження консультативних                веб-сторінок “Звернення громадян” на офіційних веб-порталах, ведення інформаційно-пошукових систем обліку звернень громадян і контролю за вирішенням порушених у них питань).

В архівному відділі створені для покращення роботи з громадянами:

- тематичний каталог документів архівних фондів міської та селищних рад;

- алфавітна тематична довідкова картотека з питань землекористування та будівництва, в якій вказані прізвища громадян, за заявами яких були прийняті рішення:

- Ірпінською міською радою та її виконавчим комітетом (за 1944-2003 р.р.), 

- Бучанською селищною радою та її виконавчим комітетом (за 1947-2000 р.р.),

- Гостомельською селищною радою та її виконавчим комітетом (за 1944-2002 р.р.),

- Ворзельською селищною радою та її виконавчим комітетом (за 1946-2003 р.р.), 

- Коцюбинською селищною радою та її виконавчим комітетом (за 1944-2005 р.р.),

- Яблунською сільською радою та її виконавчим комітетом (за 1945-1966 р.р.);

- алфавітна довідкова картотека про обрання депутатом Ірпінської міської ради (за 1961-2002 р.р.);

- картотека документів з особового складу евакуйованих організацій м.Прип'яті та м.Чорнобиля (1986 р.) із зазначенням місцезнаходження документів;

- на сторінці архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на веб-сайті Ірпінської міської ради та її виконавчого комітету розміщено відомості про архівний відділ, а саме: адресу, час роботи, дні та години прийому громадян, обсяг та склад фондів, порядок звернення до архівного відділу;

- ведеться постійний контроль за виконанням запитів громадян; термін виконання запитів не перевищує 30 календарних днів, скарг від громадян про неналежне виконання запитів у 2011 році не надходило.

В 2011 році прийнято громадян:

Загальна кількість у т.ч. про підтвердження трудового стажу	Основна тематика, що переважала в зверненнях громадян
1	2
339 -   звернень про підтвердження трудового стажу в 2011 році не було тематичні запити: збільшення на 23 запити (на 7,27%) в зв'язку із збільшенням запитів з питань виділення земельних ділянок   довідка: 2010 р. – 316	в зверненнях соціально-правового характеру переважали звернення про обрання депутатами міської ради, про встановлення опіки над неповнолітніми, про проживання, роботу та відрядження в Чорнобильську зону; в тематичних запитах переважали звернення про виділення земельних ділянок, про дозвіл на будівництво, добудову, документи відділу містобудування та архітектури – акти обстеження домоволодінь з графічним зображенням, про надання житла, про постановку громадян на квартирний облік, про прийняття побудованих об'єктів в експлуатацію; про приватизацію земельних ділянок та житла.

 

5.8. Кількість запитів щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах або за вислугу років – в 2011 році запитів про підтвердження  трудового стажу не надходило. Документи з особового складу щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій в архівному відділі не зберігаються, всі передані в трудовий архів.  

5.9. Копії міжнародних договорів про співробітництво з архівними установами та іншими організаціями іноземних держав, укладені упродовж року.

Не укладались.

5.10. Виконання зобов’язань за діючими міжнародними договорами про співробітництво в галузі архівної справи. Не виконувались.

5.11. Службові відрядження за кордон, проведені міжнародні зустрічі, переговори та участь у міжнародних конференціях, семінарах та інших заходах, що здійснювалися у рамках міжнародного співробітництва упродовж року (поточного року/звітного періоду).

Не проводились.

5.12. Форми співробітництва зі ЗМІ, кількість опублікованих статей за документами архівів, прес-конференцій, інтерв’ю, опублікованих на сторінках періодичної преси, виступів по радіо та телебаченню

В 2011 році при плані 1 проведено 2 радіопередачі по міському радіомовленню до свята працівників архівних установ про роботу архівного відділу та розвиток архівної галузі в Ірпінському регіоні станом на 01.01.2011 р. та до відзначення 70-річчя початку Великої Вітчизняної війни. 

В 2011 році позапланово в газеті «Ірпінський вісник» було опубліковано 3 статті: до Дня працівників архівної галузі «Триєдина основа архіву – зібрати, зберегти, використати» (№51 17-23 грудня 2010 р.) та до 55-річчя присвоєння статусу міста Ірпінь «Хто очолював місто за період 1956-2002 р.р», «Історична довідка. Статус города Ирпень получил в декабре 1956 года» (№38 16-22 вересня 2011 р.).

5.13. Кількість та тематичний перелік запитів, що виконуються на платній основі.

В 2011 році на платній основі виконано тематичних запитів 445 запити (при плані 250) та видано за цими запитами 1989 належним чином завірених копій, витягів документів та листів.

Тематичні запити стосувались питань виявлення інформації та надання завірених належним чином копій документів щодо виділення земельних ділянок, про дозвіл на будівництво, добудову, документи відділу містобудування та архітектури – акти обстеження домоволодінь з графічним зображенням, про надання житла, про постановку громадян на квартирний облік, про прийняття побудованих об'єктів в експлуатацію; про приватизацію земельних ділянок та житла.

5.14. Тематика соціально-правових запитів, що переважала у поточному році, та прогноз щодо збільшення (зменшення) кількості звернень тієї чи іншої тематики у наступному році.

В 2011 році при плані 16 запитів надійшло 32 запити соціально-правового характеру, з них виконано із позитивним результатом – 26 запити,  з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів виконано – 6 запитів.

В зверненнях соціально-правового характеру переважали звернення, про обрання депутатами міської ради, про встановлення опіки над неповнолітніми, про проживання, роботу та відрядження в Чорнобильську зону.

Передбачається отримання запитів соціально-правового характеру з питань обрання депутатами міської ради, встановлення опіки над неповнолітніми та інші.

5.15. Кількість користувачів, що працювали у читальних залах за генеалогічною тематикою, відсоток негативних відповідей, наявність методичних розробок з виконання таких запитів; співпраця з генеалогічними товариствами, іншими організаціями.

Документи генеалогічної тематики в архівному відділі відсутні.

 

Начальник архівного відділу виконавчого

комітету Ірпінської міської ради                                                                              І.В.Волгіна

 

«____» ______ 2011 р.