ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

до плану розвитку архівної справи архівного відділу

 виконавчого комітету Ірпінської міської ради на 2013 рік  (форма 101)

п.1 Забезпечення збереженості та державний облік документів НАФ

п.1.2. Планом роботи на 2013 рік передбачено відремонтувати 150 аркушів пошкоджених документів фондів, які знаходяться на зберіганні в архівному відділі та при науково-технічному опрацюванні документів та справ установ.

п.1.6. Планом роботи на 2013 рік передбачено прийняти на державне зберігання 420 справ і закартонувати ці справи у коробки установ, організацій, підприємств, які є фондостворювачами архівного відділу.

У 2013 році планується прийняти від установ 52 картонажі для картонування 420 од.зб.

п.1.7. На виконання завдань, передбачених Планом заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2010-2014 роки, архівним відділом виконкому Ірпінської міської ради на 2013 рік запланована робота по перевірці наявності 11 фондів і фізичного стану справ, які зберігаються в архівному відділі – 2180 справ та складанню 11 відповідних  актів.

Протягом  2012  року фактів відсутності справ не виявлено, змін  у  списках  справ, що  знаходяться  у  розшуку, не відбулося.

Протягом 2012  року не було виявлених справ,  що  перебували  у  розшуку.

2. Створення та розвиток довідкового апарату до документів НАФ.

п.2.3. На 2013 рік передбачено переведення  в електронний формат 1000 каталожних карток архівного фонду №1 Ірпінської міської ради та її виконавчого комітету, рубрики «капітальне будівництво» та складання  5 карток  фондів,  що  зберігаються  в  архівному  відділі, в яких відбулися зміни, для подання їх в ДАКО.

3. Формування НАФ і експертиза цінності документів. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

п.3.1. У 2013 рік передбачено прийняти на державне зберігання 420 справ установ списку №1, оформити на них акти прийому, заповнити картки обліку  документів. 

п.3.2.1. Заплановано у 2013 році схвалення ЕПК описів на управлінську документацію –    319 од.зб.:

п.3.2.2. Заплановано у 2013 році погодження ЕПК описів справ з особового складу –            45 од.зб.; інструкцій з діловодства – 4 установ;  номенклатур справ – 9 установ (1506 позицій); положень про ЕК– 4 установ; положень про архівні підрозділи – 5 установ.

п.3.3. На 2013 р. запланована експертиза цінності управлінської документації в кількості – 603 од.зб., що зберігається в архівних підрозділах установ і підприємств: 

п.3.4. Заплановано у 2013 році на договірних засадах провести науково-технічне опрацювання та експертизу цінності документів в 1 установі - Державна установа «Науково-інформаційний центр  лісоуправління» - у кількості 315 од.зб., скласти опис  №1 – 56 справ, опис №2ос - 20 справ, опис на документи тимчасового терміну зберігання – 239 од.зб.

п.3.5.1. На 2013 рік заплановано проведення 2 комплексні, 1 тематична перевірки підприємств, установ і організацій списку №1 та 1 контрольна перевірка:

п.3.5.3.1., п.3.5.3.2. На 2013 рік заплановано провести 1 семінар (нараду) з питань паспортизації архівних підрозділів установ-фондостворювачів у зоні комплектування архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради. Планується запросити на семінар відповідальних за архівну справу установ списку №1 – 20 осіб.

п.3.5.3.3. На 2013 рік заплановано взяти участь у 5 засіданнях та семінарах з підвищення кваліфікації працівників діловодних, експертних та архівних служб установ:

-        у тематичному семінарі «Інформаційне наповнення баз даних «Електронна мережа архівів Київщини» (січень 2013 року, для начальників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад, керівників трудових архівів);

-        у розширеному засіданні колегії Державного архіву Київської області «Підсумки роботи архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад у 2012 році та їх завдання на 2013 рік» (лютий 2012 року);

-        у розширеному засіданні колегії Державного архіву Київської області «Підсумки роботи трудових архівів у 2012 році та завдання на 2013 рік» (березень 2012 року, для керівників трудових архівів);

-        у науково-практичному семінарі «Контроль наявності, стану і руху архівних документів та уточнення облікових документів в архівних установах» (травень 2013 року,  для начальників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад, керівників трудових архівів);

-        у нараді з питань підбиття підсумків огляду стану забезпечення збереженості документів в трудових архівах області  (жовтень 2013 року, для начальників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад, керівників трудових архівів).

4. Використання інформації документів НАФ.

п.4.2. В 2013 році передбачено виконати 398 тематичних запитів від юридичних та фізичних осіб, 6 запитів соціально-правового характеру.

На особистому прийомі розглянути 200 звернень громадян.

п.4.3. Заплановано у 2013 році підготувати 1 виставку до визначної дати  та 1 статтю про архівну установу до довідника«Архівні установи Київської області».

п.4.4. Заплановано у 2013 році надати 5 користувачам – громадянам України послуги читального залу архівного відділу, надати їм для вивчення архівні документи різних фондів у кількості 90 од.зб.

п.5. Зміцнення матеріально-технічної бази архівів, їх охоронної і пожежної безпеки.

п.5.5. В 2013 році планується вжиття заходів щодо посилення охоронної та пожежної безпеки архівних приміщень,  забезпечення надійності експлуатації їх інженерних мереж та комунікацій, а саме: оновлення охоронної сигналізації архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради.

п.5.7. В 2013 році  при наявності коштів місцевого бюджету планується завершити роботи по встановленню вентиляційної системи архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради.

В 2013 році  планується розроблення місцевої програми забезпечення пожежної безпеки в архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради на 2013-2015 роки відповідно до Державної цільової соціальної  програми забезпечення пожежної безпеки на  2012-2015 роки, затвердженою постановою КМУ від 27 червня 2012 р. №590  та виконання її завдань і заходів.  

В 2013 році  планується виконання  завдань і заходів, визначених наказом Укрдержархіву від 15.08.2012 р. №145 «Про  посилення  протипожежного  захисту  в  архівних  установах» та наказу Державного архіву Київської області від 22.08.2012 р. №60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах», у тому числі проведення огляду стану пожежної безпеки та надання до 01.07.2013 р. до Державного архіву Київської області копії доповідної записки разом з пропозиціями щодо забезпечення та покращення пожежної безпеки в архівному відділі виконкому Ірпінської міської ради та трудовому архіві виконкому Ірпінської міської ради, яку внести на розгляд до відповідних органів виконавчої влади, місцевого самоврядування.

В 2013 році передбачається організація  обліку  справ, невиявлених в процесі  перевіряння  наявності  і  стану  справ, що  знаходяться  в  розшуку,  складання    списків  цих справ  та  подання  їх  до  Державного  архіву  Київської  області.

В 2013 році передбачається постійне вжиття  заходів  щодо дотримання  нормативних  вимог  до  організації  своєчасного  обліку документів,  що  надходять  на  постійне зберігання;  вивірення  та  уточнення  облікових  даних фондів, документи яких приймаються.

В2013 році передбачається збільшення  бюджету  часу на розгляд номенклатур справ, інструкцій з діловодства,  положень про архівні підрозділи установ, підприємств та організацій, надання  консультаційно-методичної допомоги  в їх складанні  у  зв’язку  із  затвердженням  нових  нормативних  актів: Переліку  типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів; Типового  положення  про  архівний  підрозділ органу  державної влади, органу місцевого самоврядування,  державного і комунального підприємства,  установи та організації.

В 2013 році планується виявлення  установ-джерел формування  Національного  архівного  фонду,  в  яких  впроваджено  електронний  документообіг,  створюються  електронні  документи  з  електронним  цифровим  підписом,  а  також  вивчення  складу  цих  документів.

В 2013 році планується постійне  оновлення  інформації власних сторінок  веб-сайту «Електронна мережа архівів Київщини».

В 2013 році  планується в трудовому архіві виконавчого комітету Ірпінської міської ради ведення картотеки обліку місцезнаходження документів ліквідованих та реорганізованих підприємств, установ і організацій,  документи з особового складу яких перебувають на зберіганні в трудовому архіві та у правонаступників реорганізованих установ (із зазначенням інформації про склад архівних документів, їх кількість, крайніх дат, пошукових даних, місця зберігання).

Відомості про місцезнаходження документів ліквідованих та реорганізованих підприємств, установ та організацій, планується розмістити у фойє трудового архіву та на веб-сайті трудового архіву, та на власній сторінці трудового архіву веб-сайту «Електронна мережа архівів Київщини».

В 2013 році  в архівному відділі планується постійне оновлення інформаційного стенду (методичного куточку). В трудовому архіві планується оформлення стенду з інформацією для громадян.

В 2013 році  з метою запобігання виникнення надзвичайної ситуації та нещасних випадків в архівному відділі планується постійно контролювати виконання Правил з охорони праці в архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради, затверджених наказом начальника архівного відділу №4 від 17.03.2010 р.

На забезпечення надійної експлуатації інженерних мереж та комунікацій, на виконання заходів щодо посилення пожежної безпеки архівних приміщень та заходів охоронної безпеки державних архівів в 2013 році планується провести замір контурів приміщення архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради та постійний контроль експлуатації інженерних мереж та комунікацій архівних приміщень, та завершити роботи по встановленню вентиляційної системи архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради.

В 2013 році планується постійно контролювати і відповідно підтримувати температурно-вологісний режим зберігання документів, протипожежний стан архівосховищ.

У 2013 році планується постійно контролювати роботу трудового архіву та надавати консультативно-методичну допомогу працівникам трудового архіву з питань впровадження державної політики у сфері архівної справи і діловодства стосовно централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території міста та інших документів, що не належать до Національного архівного фонду.

В разі виявлення відповідних документів особового походження та фотодокументів архівний відділ планує провести роботи щодо передачі їх для експертизи цінності і описування до Державного архіву Київської області.

В 2013 році планується своєчасно надавати інформацію про події в архівному житті району, міста для оприлюднення на веб-сайті Державного архіву Київської області. 

В 2013 році планується складання карток фондів, що зберігаються в архівному відділі, та «Відомостей про зміни у складі та обсязі фондів станом на 01.01.2013 р.» та їх подання до Державного архіву Київської області до 01.03.2013 р.

В 2013 році архівним відділом планується надавати платні послуги з науково-технічного опрацювання документів фізичним та юридичним особам, а також надавати платні послуги з виконання тематичних запитів у відповідності з «Цінами на роботи (послуги), що виконуються архівним відділом виконавчого комітету Ірпінської міської ради», затверджених рішенням виконавчого комітету Ірпінської міської ради №198 від 06.09.2011 р.

В 2013 році начальник архівного відділу планує брати участь в  огляді стану забезпечення збереженості документів в трудових архівах області (квітень – вересень 2013 року, для начальників архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад, керівників трудових архівів) та у Всеукраїнському громадському огляді-конкурсі стану умов і охорони праці в архівних установах.

В 2013 році планується розроблення положення про архівний відділ міської ради  (в разі затвердження «Методичних рекомендації щодо розроблення положення про архівний відділ райдержадміністрації»).

В 2013 році планується впровадження Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам (в разі затвердження).

В 2013 році планується користування обов´язковою легалізацією  програмного  забезпечення,  що  використовується  в  архівному  відділі,  у т.ч. ліцензійною  програмою  антивірусного  захисту  комп’ютерів.

На 2013 рік заплановано провести 11 засідань експертної комісії архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради з питань розгляду документів юридичних та фізичних осіб зони комплектування архівного відділу щодо їх науково-технічного опрацювання.

Передбачається на 2013 рік проведення 12 службових оперативних нарад щомісячно із поточних питань виконання плану розвитку архівної справи та діловодства в Ірпінському регіоні.

Для забезпечення та організації роботи з кадрами в архівному відділі планується підготувати 7 наказів з особового складу та щомісячно складати табелі робочого часу працівників відділу.

В 2013 році планується складання щорічних індивідуальних планів та звітів всіма працівниками архівного відділу – 2 штатні одиниці.

В 2013 році планується проведення щорічної оцінки державних службовців – 2 посадові особи.

Для належного виконання делегованих державою повноважень в галузі архівної справи архівним відділом в 2013 році планується підготувати 3 подання міському голові щодо забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, а саме: прийому в архівний відділ документів постійного терміну зберігання установ-фондостворювачів відповідно до затвердженого графіку та інших питань щодо забезпечення життєдіяльності архівного відділу та забезпечення збереженості документів юридичних та фізичних осіб зони комплектування архівного відділу.
                                                                                                    

Начальник архівного відділу

виконкому Ірпінської міської ради                                                                                    І.В.Волгіна