З В І Т

про роботу архівного відділу  

виконавчого комітету

Ірпінської міської ради за 2012 рік

Структура тексту

1. Основні організаційні заходи

1.1., 1.2. Кількість підготовлених і внесених в установленому порядку проектів рішень, розпоряджень органів вищого рівня, із них прийнятих, та конкретні заходи щодо їх виконання та здійснення заходів щодо виконання законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України, наказів Держкомархіву України, розпо­ряджень державних адміністрацій, рішень рад:

На виконання наказу Державної архівної служби України від 29.12.2011 р. №139 «Про вжиття заходів щодо упорядкування та приймання документів НАФ на постійне зберігання, що знаходяться в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій понад встановлені роки» та листа Державного архіву Київської області №01-20/54 від     19.01.2011 р. архівним відділом  виконавчого комітету Ірпінської міської ради підготовлено і надано в ДАКО План-графік на 2012-2016 роки (з розбивкою по роках)  першочергового приймання на постійне зберігання документів НАФ, що зберігаються в установах-джерелах комплектування архівного відділу понад встановлені роки.

На виконання Постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2012 р. №1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» та листа   Державного архіву Київської області №01-20/16 від 06.01.2012 р. «Про розроблення інструкцій з діловодства в установах-джерелах комплектування архівних відділів РДА,  МР» архівним відділом виконавчого комітету Ірпінської міської ради надіслані листи в установи Списків №1 та №2 про необхідність розроблення та подання в архівний відділ на погодження власних інструкцій з діловодства. Станом на 15.11.2012 р. ЕК архівного відділу погоджено 5 інструкцій з діловодства установ, підприємств та організацій, а саме:

Гостомельська селищна рада та її виконавчий комітет

Ворзельська селищна рада та її виконавчий комітет

Коцюбинська селищна рада та її виконавчий комітет

Ірпінська міська рада та її виконавчий комітет

Ірпінське міське управління юстиції Київської області.

Відповідно до Законів України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Про пожежну безпеку», Правил пожежної безпеки для державних архівних установ України, затверджених наказом Держкомархіву від 08.05.2003 р. №68, наказу Укрдержархіву від 15.08.2012 р. №145 «Про посилення протипожежного захисту в архівних установах», наказу Державного архіву Київської області №60 від 22.08.2012 р. «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах» заключний договір №796 від 19.10.2012 р. з приватним підприємством «Сварог-01» для проведення навчання працівників архівного відділу та трудового архіву (всього 5 осіб) з питань пожежної безпеки (пожежно-технічний мінімум) з оплатою на суму 1600,00 грн. і перевірку знань з видачею посвідчення встановленого зразка.

Планується у 2013 році розробити та погодити з місцевим органом державного пожежного нагляду План заходів щодо забезпечення пожежної безпеки на 2013 в архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради з включенням питання огляду стану пожежної безпеки приміщень архіву.  

На виконання Доручення голови Київської обласної державної адміністрації за підсумками розгляду на апаратній нараді у голови Київської обласної державної адміністрації питання «Про забезпечення збереженості документів в архівних відділах області» від 14.05.2012 р. в архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради забезпечений доступ до мережі Інтернет, встановлена ліцензійна операційна система Windows 7 Professional та відкрита електронна адреса  архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради [email protected]

В трудовому архіві забезпечений доступ до мережі Інтернет та  встановлення ліцензійної операційної системи Windows 7 Professional.

Питання контролю за станом надійної експлуатації приміщень, систем життєзабезпечення, охоронної та пожежної безпеки архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради та трудового архіву виконавчого комітету Ірпінської міської ради постійно знаходяться на контролі у керуючого справами виконавчого комітету Ірпінської міської ради Радька Миколи Яковича. З початком опалювального сезону 2012 року з жовтня місяця налагоджена в архівному відділі система опалення. Станом на 15.11.2012 р. темературно-вологісний режим відповідає нормам.

На виконання доручення директора Державного архіву Київської області наданого на розширеному засіданні колегії Державного архіву Київської області щодо підсумків роботи архівних установ Київської області у 2011 році та завдань на 2012 рік, що відбулося 15 березня 2012 року в приміщенні Київської облдержадміністрації за участю керівників апаратів райдержадміністрацій, керуючих справами міськвиконкомів (міст обласного значення) та начальників архівних відділів райдержадміністрацій, міськвиконкомів (міст обласного значення) начальником архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради та заступником начальника архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради 16 березня 2012 року буде проведена комплексна перевірка роботи трудового архіву виконавчого комітету Ірпінської міської ради

На виконання листа Державного архіву Київської області №01-20/92 від     06.02.2012 р. створені Відомості про зміни у складі та обсязі фондів архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради та виготовлені картки 11 фондів архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради станом на  01.01.2012 р.

На виконання листа Укрдержархіву від 21.05.2012 р. №01.2/1543 та листа Державного архіву Київської області №01-20/372 від 22.06.2012 р. «Про зберігання документів НАФ в архівних підрозділах понад встановлені строки» архівним відділом виконавчого комітету Ірпінської міської ради надіслані листи в установи Списків №1 та №2 про необхідність вчасного подання Паспортів архівних підрозділів установ до архівного відділу. Станом на 15.11.2012 р. надано в архівний відділ всього 9 Паспортів архівних підрозділів установ. З цього питання також проведено 11.10.2012 р. семінар в приміщенні архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради, на якому були присутні 23 представники установ та організацій.

В 2012 році не затверджувалась міська програма розвитку архівної справи.

1.3. Кількість підготовлених і поданих до місцевих органів вико­навчої влади і органів місцевого самоврядування доповідних записок, ін­формацій та ін., результати їх розгляду:

В 2012 році всього направлено 95 листів установам-фондостворювачам, Ірпінському міському голові, секретарю Ірпінської міської ради, керівникам установ списків №1, 2, 3, трудового архіву, в т.ч. 10 листів Ірпінському міському голові та керуючому справами виконкому Ірпінської міської ради з питань забезпечення роботи та життєдіяльності архівного відділу та з питань діловодства і забезпечення збереженості документів.

В 2012 році судових позовів, пред'явлених до архівного відділу або пред'явлених архівним відділом до юридичних та фізичних осіб, не було.

1.4. Кількість проведених засідань дирекцій, колегій та перелік роз­глянутих питань.

Начальник архівного відділу приймала участь 15.03.2012 р. у засіданні розширеної колегії Державного архіву Київської області з питань підсумків роботи архівних установ Київської області у 2011 році та їх завдання на 2012 рік, яка проводилась у приміщенні Київської обласної державної адміністрації, за участю керуючих справами міськвиконкомів.

Начальник архівного відділу приймала участь 20.03.2012 р. у виїзному засіданні ЕПК ДАКО на базі архівного відділу Вишгородської райдержадміністрації.

31.05.2012 р. начальник архівного відділу приймала учать у Всеукраїнській on-line конференції на тему «Впровадження інформаційних технологій у архівну галузь», що відбулася в приміщенні Бориспільської міської ради.

Начальник архівного відділу приймала участь в щомісячних нарадах у міського голови з питання поточної діяльності управлінь та установ міста Ірпінь та селищ.

1.5. Розроблено нормативно-правових актів, у т.ч. тих, що підлягають державній реєстрації, з них зареєстровано.

По архівному відділу підготовлено 17 наказів з питань основної діяльності та особового складу. В 2012 році складено 12 табелів робочого часу працівників відділу за кожен місяць та подано 12 подань щодо преміювання працівників відділу.

1.6. Кількість здійснених комплексних, тематичних, контрольних пе­ревірок архівних відділів райдержадміністрацій і міських архівів.

Не проводилось.

1.7. Проведено нарад, семінарів, конференцій, круглих столів, їхня тематика; взято участь у нарадах, що проводилися іншими установами.

В 2012 році позапланово проведено 1 семінар з питань паспортизації архівних підрозділів та змін в законодавстві архівної галузі з працівниками відповідальними за діловодство та архівну справу установ Списку №1 юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають документи до архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради.

Кількість слухачів, які взяли участь у семінарі – 23.

Начальник архівного відділу приймала участь 15.03.2012 р. у засіданні розширеної колегії Державного архіву Київської області з питань підсумків роботи архівних установ Київської області у 2011 році та їх завдання на 2012 рік, яка проводилась у приміщенні Київської обласної державної адміністрації, за участю керуючих справами міськвиконкомів.

Начальник архівного відділу приймала участь 20.03.2012 р. у виїзному засіданні ЕПК ДАКО на базі архівного відділу Вишгородської райдержадміністрації.

31.05.2012 р. начальник архівного відділу приймала учать у Всеукраїнській on-line конференції на тему «Впровадження інформаційних технологій у архівну галузь», що відбулася в приміщенні Бориспільської міської ради.

Начальник архівного відділу приймала участь в щомісячних нарадах у міського голови з питання поточної діяльності управлінь та установ міста Ірпінь та селищ.

В архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради проведено 12 щомісячних службових оперативних нарад з поточної діяльності архівної установи. 

1.8. Підготовлено оглядових і узагальнюючих документів.                              

На виконання Доручення голови Київської обласної державної адміністрації за підсумками розгляду на апаратній нараді у голови Київської обласної державної адміністрації питання «Про забезпечення збереженості документів в архівних відділах області» від 14.05.2012 р. та рішення Всеукраїнської on-line конференції на тему «Впровадження інформаційних технологій у архівну галузь» архівним відділом укладений договір про надання послуг з забезпечення функціонування, оброблення та розміщення інформації на веб-вузлах та надано інформацію для заповнення сайту архівної мережі Київської області об’ємом інформації в кількості 69 арк. формату А-4. Але, в зв’язку тим, що надана інформація складена за формою, що станом на 15.11.2012 р. змінена, вона не використана для створення сайту та потребує доопрацювання.

1.9. Здійснено заходи щодо розвитку мережі архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ (їх загальна кількість).

На виконання доручення директора Державного архіву Київської області наданого на розширеному засіданні колегії Державного архіву Київської області щодо підсумків роботи архівних установ Київської області у 2011 році та завдань на 2012 рік, що відбулося 15 березня 2012 року в приміщенні Київської облдержадміністрації за участю керівників апаратів райдержадміністрацій, керуючих справами міськвиконкомів (міст обласного значення) та начальників архівних відділів райдержадміністрацій, міськвиконкомів (міст обласного значення) начальником архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради та заступником начальника архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради 16 березня 2012 року проведена комплексна перевірка роботи трудового архіву виконавчого комітету Ірпінської міської ради та складений відповідний акт.

Начальник архівного відділу приймала участь в щомісячних нарадах у міського голови з питання поточної діяльності управлінь та установ міста Ірпінь та селищ.

2. Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду.

2.1. Проведення заходів щодо поліпшення умов зберігання доку­мен­тів, оптимального розміщення в архівосховищах, контролю за наяв­ністю та фізичним станом документів.

ІНФОРМАЦІЯ

про заходи щодо запобігання виникнення надзвичайних ситуацій

та протипожежної безпеки по архівному відділу

виконавчого комітету Ірпінської міської ради

В архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради розроблені і діють наступні документи на випадок виникнення надзвичайних ситуацій:

-    Інструкція з пожежної безпеки для архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад та трудових архівів Київської області, затверджена директором Державного архіву Київської області 19.10.2007 р. та погоджена з головним державним інспектором з пожежного нагляду Київської області М.М.Дзюбенко 19.10.2007 р.

-    Інструкція про заходи пожежної безпеки по архівному відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради, затверджена Ірпінський міським головою, постійно ведеться  журнал реєстрації інструктажів пожежної безпеки працівників архівного відділу; останній інструктаж проведений начальником архівного відділу І.В.Волгіною    05.07.2012 р. У відділі діє Наказ начальника архівного відділу №6 від 11.04.2011 р. «Про міри протипожежної безпеки». Всі працівники відділу з наказом ознайомлені під підпис.

-    Інструкція №1 по охороні праці для працівників архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради, затверджена Ірпінський міським головою 25.01.2007 р.

-    Правила охорони праці в архівному відділі виконкому Ірпінської міської ради, затверджені Наказом начальника архівного відділу №4 від 17.03.2010 р. Ведеться журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці; останній інструктаж проведений начальником архівного відділу І.В.Волгіною 10.10.2012 р.

-    Інструкція №2 про порядок прийому і здачі архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради на пульт Ірпінського відділу Державної служби охорони, затверджена Ірпінський міським головою 01.02.2008 р. та погоджена начальником ВДСО при Ірпінському МВ ГУ МВС України в Київській області 01.02.2008 р. Також розроблена і діє Інструкція про порядок приймання (здавання) об'єктів та окремих приміщень під охорону на ПЦС (ручна тактика прийому-зняття об'єкта), як додаток №5 до Договору №388/08 від 07.02.2008 р. на централізовану охорону майна на об'єкті архівному відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради підрозділом  Державної служби охорони при Міністерстві внутрішніх спав України. Ведеться журнал реєстрації інструктажів про порядок прийому і здачі архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради на пульт Ірпінського відділу Державної служби охорони; останній інструктаж проведений начальником архівного відділу І.В.Волгіною 05.07.2012 р.

-    План евакуації працівників і відвідувачів з приміщення архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради, затверджений керуючим справами виконкому Ірпінської міської ради.

-    Перелік практичних дій працівників архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на випадок несанкціонованого проникнення до приміщень архіву: 

-    Перелік практичних дій працівників архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на випадок надзвичайних ситуацій техногенного характеру:

В приміщенні архівного відділу в коридорі знаходиться стенд «Заходи протипожежної безпеки», на якому розміщено: План евакуації працівників і відвідувачів з приміщення архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради, Інструкція з пожежної безпеки для архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад та трудових архівів Київської області, малюнки про заходи пожежної безпеки в установах з масовим перебуванням людей, номер телефону пожежної служби та інформація щодо дії працівників у разі виникнення пожежі; Перелік практичних дій працівників архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на випадок несанкціонованого проникнення до приміщень архіву, Перелік практичних дій працівників архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на випадок надзвичайних ситуацій техногенного характеру.

В коридорах та вестибюлі запасного виходу архівного відділу розміщені знаки  та напрямки «шляхів евакуації» працівників і відвідувачів з приміщення архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради на випадок надзвичайної ситуації. На дверях всіх архівосховищ розміщені знаки про заборону паління в приміщенні архівного відділу.

В архівному відділі на видному місці розміщено Список телефонів екстреної допомоги: пожежної, аварійної служби, міліції, швидкої допомоги, відповідального чергового виконавчого комітету Ірпінської міської ради.

В 2012 році архівним відділом виконавчого комітет Ірпінської міської ради був укладений договір №1-02/03-186 від 19.04.2012 р. на перезарядку вогнегасників та їх діагностику з ТОВ «Л.Т.В.» м.Київ та виконано роботу по  перезарядці 12 вогнегасників та їх діагностиці

В 2012 році проведено перевіряння наявності та фізичного стану документів 5 фондів, які зберігаються в архівному відділі. При плані 1594 справ перевірено 1594 справ. 

При плані 1594 справ перевірено 1594 справ; в наявності є 1594 справ. На всі перевірки складені і відповідно оформлені 5 актів.

Відповідно до Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ та таких, що підлягають включенню до нього, на 2010-2014 роки архівний відділ виконавчого комітету Ірпінської міської ради здійснив перевіряння наявності та фізичного стану документів архівного підрозділу 2 установи (при плані 148 справи перевірено 333 справи):

На перевірки складені і відповідно оформлені 2 акти.

Архівний відділ виконкому Ірпінської міської ради додатково позапланово провів перевіряння наявності і стану документів з особового складу архівного підрозділу  Комунального закладу «Ірпінська центральна міська лікарня» Ірпінської міської ради за 1957-2006 р.р., про що було складено відповідний акт №4 від 26.06.2012 р.

В зв'язку із скороченням посади прибиральниці з лютого місяця 2011 року  працівниками архівного відділу відповідно до розробленого графіку здійснюється обов'язкове вологе та сухе прибирання приміщення архівного відділу площею 345,42 м², в т.ч. 6 архівосховищ площею 92 м².

Виконавчим комітетом Ірпінської міської ради в 2012 році був заключений договір з ДЗ Ірпінською міською СЕС МОЗ України на проведення дератизації на весь рік в  архівному відділі.

Ведеться контроль температурно-вологісного режиму зберігання документів, протипожежного стану в усіх 6 сховищах архівного відділу.

Для забезпечення належної роботи архівного відділу та госпрозрахункової групи за кошти, отримані за виконання платних послуг  в 2012 році придбано:

-          тканину   на суму  1600,00 грн.;

-          клей на суму  128,00 грн.;                             

-          лампи електричні на суму 600,00 грн.;

-          господарчі та миючі товари на суму 525,00 грн.;

-          стрем’янку на суму 540,00 грн.;

-          канцелярські товари з паперу (папір А4) на суму 875,00 грн.;

-          канцелярське приладдя на суму 58,50 грн.

Всього придбано товарів на суму 4326,50 грн.

2.2. Відомості про кількість фондів і частин фондів, що надійшли до архіву у звітному році.

В 2012 році при плані 352 справ прийнято на державне зберігання і закартоновано            788 од.зб. У книзі прийому документів зроблено 5 записів.

На всі документи складені відповідні акти прийому-передачі та зроблені записи в книзі обліку надходження документів на постійне зберігання. Всі прийняті документи закартоновані в картонажі.

Всього надійшло документів:                        опис №1 –  788 од.зб. при плані 352 од.зб.

Всі документи пройшли перевірку фізичного та санітарно-гігієнічного стану справ.

Всі справи пройшли перевіряння кількості аркушів у справі.

На всі документи складені відповідні акти прийому-передачі та зроблені записи в книзі обліку надходження документів на державне зберігання.

Архівним відділом у 2012 році отримано від установ та організацій 55 картонажів для картонування своїх документів:

-  Гостомельська селищна рада та її виконавчий комітет  – 55 картонажів.

2.3. Відомості про кількість виявлених документів історико-культур­ної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України.

Не виявлені.

3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів  Національного архівного фонду.

3.1. Назви найважливіших фондів, в яких проведено описання документів, удосконалення та перероблення описів, каталогізація.

В 2012 році схвалено ЕПК ДАКО описів на управлінську документацію всього      945 од.зб. при плані 593 од.зб., на документи з особового складу 49 од.зб. при плані         104 од.зб.:

 Всього пройшли опрацювання:         опис №1 –  945 од.зб. при плані 593 од.зб.

                                                                       опис №2ос – 49 од.зб. при плані 104 од.зб.

Всі описи пройшли погодження ЕПК Державного архіву Київської області.

В 2012 році пронумеровано і перевірено в справах 152976 арк.

На 2012 рік запланована і виконана робота по каталогізації управлінських документів Ірпінської міської ради та її виконавчого комітету, переглянуто 198 справ при плані 136, виготовлено 954  картки при плані 950.

Всі картки систематизовані по темах і розташовані у тематичній картотеці. Всього у наявності по архівному відділу – 11390 карток 3 фондів.

3.2. Назви довідково-інформаційних видань, підготовка яких прово­дилася у звітному році; етапи роботи з підготовки видань у звітному році.

В 2012 році архівним відділом була надана в редакцію газети «Ірпінський вісник» інформація по історії архівного відділу для підготовки для друку альбому з нагоди відзначення 110-річниця міста Ірпінь.

3.3. Впровадження в архіві автоматизованих інформаційно-пошуко­вих систем.

Не впроваджувались.

4. Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

4.1. Кількість погоджених архівом положень про архівні підрозділи, діловодні служби, експертні комісії, інструкцій з діловодства. Кількість погоджених архівом номенклатур справ підприємств, установ і організацій-джерел комплектування архівів, окремо – кількість погоджених номенклатур справ інших підприємств, установ і організацій.

У 2012 році погоджено 1 положення про експертну комісію установ, підприємств та організацій при плані 1; 2 положення про архівні підрозділи  установ, підприємств та організацій при плані 1; позапланово погоджено 5 інструкцій з діловодства установ, підприємств та організацій, а саме:

В 2012 році при плані погодження номенклатур справ 3 установ погоджені номенклатури справ 7 установ.

Всі номенклатури справ погоджені ЕПК ДАКО (дати погодження дивись таблицю, колонка №5).

Разом погоджені номенклатури справ 7 установ – 1378  позиції. 

4.2. Кількість здійснених комплексних, тематичних та контрольних перевірок роботи з документами в установах, організаціях і підприємствах у зоні комплектування архівного відділу:

В 2012 році при плані 3 проведено 4 комплексних перевірок таких установ:

-  Управління Державного казначейства у м.Ірпінь Головного управління Державного казначейства України в Київській області (ф.76) – акт №1 від 15.02.2012 р.;

-  трудовий архів виконавчого комітету Ірпінської міської ради – акт №2 від 16.03.2012 р.

-  Комунальний заклад «Ірпінська центральна міська лікарня» Ірпінської міської ради (ф.10) – акт №3 від 26.06.2012 р.;

-  відділ культури і туризму Ірпінської міської ради (ф.46) – акт №4 від 05.07.2012 р.;

На всі перевіряння складені відповідні акти.

4.4. Проведення нарад, семінарів із працівниками діловодних служб і архівних підрозділів, їхня тематика.

В 2012 році позапланово проведено 1 семінар з питань паспортизації архівних підрозділів та змін в законодавстві архівної галузі з працівниками відповідальними за діловодство та архівну справу установ Списку №1 юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають документи до архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради.

Кількість слухачів, які взяли участь у семінарі – 23.

В 2012 році проведено 25 консультувань працівників діловодних служб і архівних служб з питань ведення діловодства та архівної справи таких установ:

-       Ірпінська міська рада та її виконавчий комітет – 1

-       Фінансове управління Ірпінської міської ради – 1

-       Комунальний заклад «Ірпінська центральна міська лікарня» Ірпінської міської ради – 1

-       Гостомельська селищна рада та її виконавчий комітет – 1

-       Ворзельська селищна рада та її виконавчий комітет – 1

-       Коцюбинська селищна рада та її виконавчий комітет – 1

-       Ірпінська дитячо-юнацька спортивна школа – 1

-       Ірпінська загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів №17 – 1

-       Управління Пенсійного фонду України в м.Ірпінь – 1

-       відділ культури і туризму Ірпінської міської ради – 1

-       Управління Державного казначейства у м.Ірпінь Головного управління Державного казначейства України в Київській області – 1

-       Відокремлений структурний підрозділ Національного університету біоресурсів і природокористування України «Ірпінський економічний коледж» – 1

-       Бучанська міська рада та її виконавчий комітет – 1

-       трудовий архів виконавчого комітету Ірпінської міської ради – 1

-       Служба у справах дітей Ірпінської міської ради – 1

-       Ірпінське міське управління юстиції Київської області – 1

-       Дочірнє підприємство «Санаторій «Україна» ЗАТ «Укрпрофоздоровниця» – 1

-       Ірпінська об’єднана державна податкова інспекція – 1

-       Історико-краєзнавчий музей м.Ірпеня Київської області – 1

-       Фонд страхування від нещасних випадків на виробництві та профзахворювань України

-       Відділення виконавчої дирекції фонду у м.Ірпінь Київської області – 1

-       відділ Держкомзему у м.Ірпінь Київської області  – 1

-       Ірпінський міський суд – 1

-       відділ державної реєстрації актів цивільного стану реєстраційної служби Ірпінського міського управління юстиції Київської області – 1

-       Науково-дослідний інститут фінансового права – 1

5. Використання інформації документів НАФ.

5.1. Тематика інформаційних документів, виставок, радіо-телепере­дач, публікацій у пресі, плакатів, альбомів за документами архіву.

В 2012 році виконано тематичних запитів із позитивним результатом 420 запити (при плані 410) та видано за цими запитами 769 належним чином завірених копій та витягів документів; з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів виконано – 98 запити.

В 2012 році при плані 20 запитів надійшло 38 запитів соціально-правового характеру, з них виконано із позитивним результатом – 23 запити,  з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів виконано – 15 запитів.

Кількість звернень громадян, розглянутих на особистому прийомі – 386 громадян (при плані – 300).

У 2012 році при плані 1 підготовлено 2 виставки: до Дня пам'яті і скорботи 22 червня за документами архівних фондів Державного архіву Київської області та архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради; до  16 річниці Конституції України за документами архівних фондів Державного архіву Київської області.

В 2012 році (при плані 1) радіопередачі по міському радіомовленню не проводились. 

В 2012 році (при плані 1 публікації) в газеті «Ірпінський вісник» (№52 /2537/ 23-30 грудня 2011 р.) було опубліковано 1 статтю до професійного Дня працівників архівної галузі «За рейтинговими показниками архівний відділ посідає перше місце в області».

5.2. Тематика зустрічей із громадськістю, вечорів, лекцій, екскурсій; інших форм використання інформації документів НАФ, які були здійснені у звітному році.

В приміщенні архівного відділу розміщені стенди з інформацію для громадян про режим роботи архівного відділу, про склад документів архівного відділу, про порядок звернення в архівний відділ, зразки заповнення заяв та анкет.

Відповідно до розпорядження Ірпінського міського голови постійно надається інформація на сторінку архівного відділу на веб-сайті Ірпінської міської ради та її виконавчого комітету. На сторінці розміщено відомості про архівний відділ, а саме: адресу, час роботи, дні та години прийому громадян, обсяг та склад фондів, порядок звернення до архівного відділу; та надається інформація про події в архівній галузі Приірпіння за поточний 2012 рік.

5.3., 5.4. Найцікавіша тематика досліджень, які проводилися користу­вачами у читальному залі архіву; інформація про іноземних користувачів. Кількість виданих од. зб., якими користувались у читальному залі.

В 2012 році в читальній залі при плані 12 працювало 10 користувачів. Іноземних користувачів в читальному залі не було. При плані 180 од.зб. видано 97 од.зб. користувачам читального залу архівного відділу. Основною темою досліджень, які проводились 10 користувачами в читальному залі, була тема виявлення документів про надання земельних ділянок та отримання житлової площі.

Читальна зала архівного відділу не забезпечена робочими місцями з виходом до мережі Інтернет, тому документи в електронному вигляді дослідникам не видавались.

5.5. Назви збірників документів, над підготовкою яких працював архів; етапи виконаних робіт у звітному році. Не розроблялись.

5.6. Хід виконання роботи з розсекречування документів НАФ. Робота не проводилась.

5.7. Заходи, вжиті на виконання доручень Уряду, спрямованих на поліпшення організації роботи із зверненнями громадян у напрямку активізації роботи з соціального захисту, заходи, вжиті архівом для поліпшення роботи із зверненнями громадян (наявність баз даних, надання консультацій і роз’яснень з найбільш актуальних питань, що порушуються громадянами у зверненнях на сторінках ЗМІ, запровадження консультативних веб-сторінок “Звернення громадян” на офіційних веб-порталах, ведення інформаційно-пошукових систем обліку звернень громадян і контролю за вирішенням порушених у них питань).

В архівному відділі створені для покращення роботи з громадянами:

-   тематичний каталог документів архівних фондів міської та селищних рад;

-   алфавітна тематична довідкова картотека з питань землекористування та будівництва, в якій вказані прізвища громадян, за заявами яких були прийняті рішення:

-   Ірпінською міською радою та її виконавчим комітетом (за 1944-2003 р.р.), 

-   Бучанською селищною радою та її виконавчим комітетом (за 1947-2000 р.р.),

-   Гостомельською селищною радою та її виконавчим комітетом (за 1944-2002 р.р.),

-   Ворзельською селищною радою та її виконавчим комітетом (за 1946-2003 р.р.), 

-   Коцюбинською селищною радою та її виконавчим комітетом (за 1944-2005 р.р.),

-   Яблунською сільською радою та її виконавчим комітетом (за 1945-1966 р.р.);

-   алфавітна довідкова картотека про обрання депутатом Ірпінської міської ради (за 1961-2002 р.р.);

-   картотека документів з особового складу евакуйованих організацій м.Прип'яті та м.Чорнобиля (1986 р.) із зазначенням місцезнаходження документів;

-   на сторінці архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на веб-сайті Ірпінської міської ради та її виконавчого комітету розміщено відомості про архівний відділ, а саме: адресу, час роботи, дні та години прийому громадян, обсяг та склад фондів, порядок звернення до архівного відділу;

-    ведеться постійний контроль за виконанням запитів громадян; термін виконання запитів не перевищує 30 календарних днів, скарг від громадян про неналежне виконання запитів у 2012 році не надходило.

В 2012 році прийнято громадян:

5.8. Кількість запитів щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах або за вислугу років – в 2012 році запитів про підтвердження  трудового стажу не надходило. Документи з особового складу щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій в архівному відділі не зберігаються, всі передані в трудовий архів.  

5.9. Копії міжнародних договорів про співробітництво з архівними установами та іншими організаціями іноземних держав, укладені упродовж року. Не укладались.

5.10. Виконання зобов’язань за діючими міжнародними договорами про співробітництво в галузі архівної справи. Не виконувались.

5.11. Службові відрядження за кордон, проведені міжнародні зустрічі, переговори та участь у міжнародних конференціях, семінарах та інших заходах, що здійснювалися у рамках міжнародного співробітництва упродовж року (поточного року/звітного періоду).

Не проводились.

5.12. Форми співробітництва зі ЗМІ, кількість опублікованих статей за документами архівів, прес-конференцій, інтерв’ю, опублікованих на сторінках періодичної преси, виступів по радіо та телебаченню

В 2012 році (при плані 1) радіопередачі по міському радіомовленню не проводились. 

В 2012 році (при плані 1 публікації) в газеті «Ірпінський вісник» (№52 /2537/ 23-30 грудня 2011 р.) було опубліковано 1 статтю до професійного Дня працівників архівної галузі «За рейтинговими показниками архівний відділ посідає перше місце в області».

5.13. Кількість та тематичний перелік запитів, що виконуються на платній основі.

В 2012 році на платній основі виконано тематичних запитів 518 запити (при плані 410) та видано за цими запитами 769 належним чином завірених копій, витягів документів та листів.

Тематичні запити стосувались питань виявлення інформації та надання завірених належним чином копій документів щодо виділення земельних ділянок, про дозвіл на будівництво, добудову, документи відділу містобудування та архітектури – акти обстеження домоволодінь з графічним зображенням, про надання житла, про постановку громадян на квартирний облік, про прийняття побудованих об'єктів в експлуатацію; про приватизацію земельних ділянок та житла.

5.14. Тематика соціально-правових запитів, що переважала у поточному році, та прогноз щодо збільшення (зменшення) кількості звернень тієї чи іншої тематики у наступному році.

В 2012 році при плані 20 запитів надійшло 38 запитів соціально-правового характеру, з них виконано із позитивним результатом – 23 запити,  з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів виконано – 15 запитів.

В зверненнях соціально-правового характеру переважали звернення, про обрання депутатами міської ради, про встановлення опіки над неповнолітніми, про проживання, роботу та відрядження в Чорнобильську зону.

Передбачається отримання запитів соціально-правового характеру з питань обрання депутатами міської ради, встановлення опіки над неповнолітніми та інші.

5.15. Кількість користувачів, що працювали у читальних залах за генеалогічною тематикою, відсоток негативних відповідей, наявність методичних розробок з виконання таких запитів; співпраця з генеалогічними товариствами, іншими організаціями.

Документи генеалогічної тематики в архівному відділі відсутні.

Начальник архівного відділу виконавчого

комітету Ірпінської міської ради                                                                               І.В.Волгіна

«____» ______ 2012 р.