|
Архівний відділ Ірпінської міської ради Київської області |
|
|
Звіт Підсумки роботи архіву за 2013 рік
З В І Т про роботу архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради за 2013 рік
Структура тексту
1. Основні організаційні заходи
1.1., 1.2., 1.3. Кількість підготовлених і внесених в установленому порядку проектів рішень, розпоряджень органів вищого рівня, із них прийнятих, та конкретні заходи щодо їх виконання та здійснення заходів щодо виконання законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України, наказів Держкомархіву України, розпоряджень державних адміністрацій, рішень рад; кількість підготовлених і поданих до місцевих органів виконавчої влади і органів місцевого самоврядування доповідних записок, інформацій та ін., результати їх розгляду:
Відповідно до статті 6 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 р. № 1004, наказу Міністерства Юстиції України від 19.06.2013 №1226/5, архівним відділом розробленоПоложення про експертну комісію архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради, схвалено на засіданні ЕК архівного відділу та затверджене наказом начальника архівного відділу №3 від 12.08.2013 року На виконання наказу Міністерства юстиції України від 19.06.2013 року №1227/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України від 25.06.2013 року №1062/23594 та листа Державного архіву Київської області №01-19/519 від 01.08.2013 року архівним відділом організовано роботу щодо розроблення індивідуальних Положень про експертні комісії органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій. Архівним відділом підготовлені від імені виконавчого комітету Ірпінської міської ради на бланках виконкому за підписом керуючого справами направлені 19 серпня 2013 року в установи списку №1 та №2 зони комплектування архівного відділу листи про необхідність на підставі типового положення розробити індивідуальні Положення про ЕК та надати їх на схвалення ЕК архівного відділу. Кожній установі, що зверталась в архівний відділ з цього питання, архівним відділом неодноразово надана методична консультація, про що свідчить реєстрація наданих консультацій в реєстраційному журналі. Станом на 01.12.2013 року розробили та схвалили на ЕК архівного відділу Положення про експертні комісії 14 установ списку №1 та №2. В стані розгляду знаходяться документи 3 установ списку №1. На виконання листа Державної архівної служби України №1012/3814 від 12.12.2012 року про те, що з 01.01.2013 року набрав чинності Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, схвалений протоколом засідання Центральної експертно-перевірної комісії Державного комітету архівів України 30.06.2010 №3, затверджений Наказом Міністерства юстиції України 12.04.2012 №578/5, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 17.04.2012 за №571/20884, архівним відділом 27 грудня 2012 року в установи списку №1 та №2 зони комплектування архівного відділу направлені листи про необхідність надання установами номенклатур справ на схвалення ЕК архівного відділу відповідно до вимог чинного з 01.01.2013 року Переліку. Кожній установі, що зверталась в архівний відділ з цього питання, архівним відділом неодноразово надана методична консультація, про що свідчить реєстрація наданих консультацій в реєстраційному журналі. Станом на 01.12.2013 року номенклатури розробили та схвалили на ЕК архівного відділу та ЕПК ДАКО 13 установ списку №1, 2 та розробили і схвалили на ЕК архівного відділу 2 установи.Відповідно до Законів України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Про пожежну безпеку», Правил пожежної безпеки для державних архівних установ України, затверджених наказом Держкомархіву від 08.05.2003 р. №68, наказу Укрдержархіву від 15.08.2012 р. №145 «Про посилення протипожежного захисту в архівних установах», наказу Державного архіву Київської області №60 від 22.08.2012 р. «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах» архівним відділом проводиться наступна робота щодо запобігання виникнення надзвичайних ситуацій та протипожежної безпеки по архівному відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради:
В архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради розроблені і діють наступні документи на випадок виникнення надзвичайних ситуацій:- Інструкція з пожежної безпеки для архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад та трудових архівів Київської області, затверджена директором Державного архіву Київської області 19.10.2007 р. та погоджена з головним державним інспектором з пожежного нагляду Київської області М.М.Дзюбенко 19.10.2007 р. - Інструкція про заходи пожежної безпеки по архівному відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради, затверджена Ірпінським міським головою, постійно ведеться журнал реєстрації інструктажів пожежної безпеки працівників архівного відділу; останній інструктаж проведений начальником архівного відділу І.В.Волгіною 05.09.2013 р. У відділі діє Наказ начальника архівного відділу №5 від 14.02.2007 р. «Про відповідальних осіб за протипожежну безпеку», Наказ начальника архівного відділу №7 від 23.02.2007 р. «Про призначення відповідальних осіб за технічний стан вогнегасників», Наказ начальника архівного відділу №6 від 11.04.2011 р. «Про міри протипожежної безпеки». Всі працівники відділу з наказом ознайомлені під підпис. - Інструкція №1 по охороні праці для працівників архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради,затверджена Ірпінський міським головою 25.01.2007 р. - Правила охорони праці в архівному відділі виконкому Ірпінської міської ради, затверджені Наказом начальника архівного відділу №4 від 17.03.2010 р. Ведеться журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці; останній інструктаж проведений начальником архівного відділу І.В.Волгіною 09.09.2013 р. Інструкція №2 про порядок прийому і здачі архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради на пульт Ірпінського відділу Державної служби охорони, затверджена Ірпінський міським головою 01.02.2008 р. та погоджена начальником ВДСО при Ірпінському МВ ГУ МВС України в Київській області 01.02.2008 р. Також розроблена і діє Інструкція про порядок приймання (здавання) об'єктів та окремих приміщень під охорону на ПЦС (ручна тактика прийому-зняття об'єкта), як додаток №5 до Договору №388/08 від 07.02.2008 р. на централізовану охорону майна на об'єкті архівному відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради підрозділом Державної служби охорони при Міністерстві внутрішніх справ України. Ведеться журнал реєстрації інструктажів про порядок прийому і здачі архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради на пульт Ірпінського відділу Державної служби охорони; останній інструктаж проведений начальником архівного відділу І.В.Волгіною 02.12.2013 р. - План евакуації працівників і відвідувачів з приміщення архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради, затверджений керуючим справами виконкому Ірпінської міської ради. - Перелік практичних дій працівників архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на випадок несанкціонованого проникнення до приміщень архіву:
- Перелік практичних дій працівників архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на випадок надзвичайних ситуацій техногенного характеру:
В приміщенні архівного відділу в коридорі знаходиться стенд «Заходи протипожежної безпеки», на якому розміщено: План евакуації працівників і відвідувачів з приміщення архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради, Інструкція з пожежної безпеки для архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад та трудових архівів Київської області, малюнки про заходи пожежної безпеки в установах з масовим перебуванням людей, номер телефону пожежної служби та інформація щодо дії працівників у разі виникнення пожежі; Перелік практичних дій працівників архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на випадок несанкціонованого проникнення до приміщень архіву, Перелік практичних дій працівників архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на випадок надзвичайних ситуацій техногенного характеру. В коридорах та вестибюлі запасного виходу архівного відділу розміщені знаки та напрямки «шляхів евакуації» працівників і відвідувачів з приміщення архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради на випадок надзвичайної ситуації. На дверях всіх архівосховищ розміщені знаки про заборону паління в приміщенні архівного відділу. В архівному відділі на видному місці розміщено Список телефонів екстреної допомоги: пожежної, аварійної служби, міліції, швидкої допомоги, відповідального чергового виконавчого комітету Ірпінської міської ради. В архівному відділі в вестибюлі запасного виходу знаходиться протипожежний щит з необхідними засобами пожежогасіння та ящик з піском. В 2012 році в архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради відповідно до договіру №1-02/03-186 від 19.04.2012 р. на перезарядку вогнегасників та їх діагностику з ТОВ «Л.Т.В.» м.Київ виконано роботу по перезарядці 12 вогнегасників та їх діагностиці. 19 березня 2013 р. приватним підприємством «Сварог-01» в приміщенні Ірпінського міського відділу ГУ ДСНС України у Київській області з працівниками архівного відділу та трудового архіву проведено спеціальне навчання, інструктажі та перевірка знань з питань пожежної безпеки (протокол №59 по перевірці знань з питань пожежної безпеки від 19.03.2013 р.). За результатами навчань всі працівники архівного відділу та трудового архіву отримали посвідчення про проходження навчання з питань пожежної безпеки. 15.03.2013 р. за зверненням начальника архівного відділу проведено представниками підрозділу Державної служби охорони обстеження стану технічної укріпленості об’єкта, про що складено відповідний акт від 15.03.2013 р.. Начальником архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради було направлено до місцевої влади: - лист №05-07/8 від 18.02.2013 р. (вх. виконавчого комітету Ірпінської міської ради №739/01-17 від 18.02.2013 р.) «Про Місцеву програму забезпечення пожежної безпеки на 2013-2015 роки»; - лист №01-17/7 від 18.02.2013 р. (вх. виконавчого комітету Ірпінської міської ради №712/01-18 від 18.02.2013 р.) «Про забезпечення охорони архівного відділу»; - звернення до КЖЕП «Ірпінь» з питань складання дефектних актів та кошторисів щодо питання ремонту приміщень архівного відділу та ремонту електропроводки в ньому; - звернення до ООО «Сезон ВК» про складання кошторису на відновлення вентиляції в приміщеннях архівного відділу; - звернення до державної служби охорони (телефонний запит та особистий прийом) про надання кошторису на встановлення нової охоронної сигналізації в приміщеннях архівного відділу (квітень, червень 2013 р.). Відповідь до цього часу службою ДСО в архівний відділ не надана; - на звернення начальника архівного відділу до ТОВ «ТЕРА-ВІНД» отримана комерційна пропозиція №2001/11П на встановлення автоматичної пожежної сигналізації в приміщенні архівного відділу та її обслуговування.
Відповідно до наказу Державної архівної служби України від 25.02.2013 року №27 «Про проведення комплексної перевірки діяльності Державного архіву Київської області Держархіву Київської області» та листа ДАКО №01-18/172 від 22.03.2013 року 27.03.2013 року проведено ознайомлення представників робочої групи Державної архівної служби України та ДАКО з роботою архівного відділу та трудового архіву виконавчого комітету Ірпінської міської ради Київської області. 13.06.2013 р. в архівному відділі Ірпінським міським відділом ГУ ДСНС України у Київській області ДС України з надзвичайних ситуацій проведена перевірка додержання (виконання) вимог законодавства у сферах пожежної і техногенної безпеки, цивільного захисту. За результатами перевірки складено довідку №157 від 13.06.2013 р. та припис №157 від 13.06.2013 р. про усунення порушень вимог законодавства у сферах пожежної, техногенної безпеки, цивільного захисту. Начальником архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради за погодженням керуючого справами виконавчого комітету Ірпінської міської ради направлено лист від 10.07.2013 року №01-17/35 начальнику Ірпінського міського відділу ГУ ДСНС України у Київській області ДС України з надзвичайних ситуацій Ю.І.Буренку про відтермінування виконання існуючих недоліків за відсутністю коштів у міському бюджеті на 2013 рік. Одночасно архівний відділ звернувся до міського голови з поданням №01-17/33 від 03.07.2013 року (вх.виконкому Ірпінської міської ради №2890/01-17 від 05.07.2013 року) з метою усунення існуючих недоліків, зазначених у приписі №157 від 13.06.2013 р. про усунення порушень вимог законодавства у сферах пожежної, техногенної безпеки, цивільного захисту про створення відповідної комісії для складання дефектних актів та кошторисів. До подання надані копії комерційних пропозицій та кошторисів про суми коштів, необхідних для встановлення протипожежної сигналізації. Начальником архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на ім’я міського голови направлено звернення №01-17/45 від 02.09.2013 року (вх.виконкому Ірпінської міської ради №3687/01-17 від 02.09.2013 року) про передбачення коштів у міському бюджеті на 2014 рік на проведення робіт щодо виконання вимог припису №157 від 13.06.2013 р. про усунення порушень вимог законодавства у сферах пожежної, техногенної безпеки, цивільного захисту. Виконавчим комітетом Ірпінської міської ради направлено лист №01-18/3551 від 09.09.2013 року в архівний відділ про те, що питання щодо виділення коштів в 2014 році на проведення робіт в архівному відділі по ремонту вентиляції та встановлення пожежної сигналізації буде розглянуто комісією Ірпінської міської ради при формуванні бюджету, про що архівний відділ буде додатково повідомлено. Крім того, Ірпінському міському голові надано подання начальника архівного відділу №01-17/55 від 20.09.2013 року (вх.виконкому Ірпінської міської ради №3994/01-17 від 20.09.2013 року) про передбачення виділення коштів у 2014 році на проведення робіт щодо виконання вимог припису №157 від 13.06.2013 р. про усунення порушень вимог законодавства у сферах пожежної, техногенної безпеки, цивільного захисту та зазначених комісією в акті від 03.09.2013 року обстеження технічного стану приміщень архіву. Наразі, питання щодо виділення коштів у міському бюджеті на 2014 рік на проведення робіт щодо виконання вимог припису №157 від 13.06.2013 р. про усунення порушень вимог законодавства у сферах пожежної, техногенної безпеки, цивільного захисту по архівному відділу виконкому Ірпінської міської ради перебуває на розгляді в Ірпінській міській раді та знаходиться на контролі у керуючого справами виконкому Ірпінської міської ради М.Я.Радька.
На виконання Доручення голови Київської обласної державної адміністрації за підсумками розгляду на апаратній нараді у голови Київської обласної державної адміністрації питання «Про забезпечення збереженості документів в архівних відділах області» від 14.05.2012 р. та листа ДАКО №01-19/418 від 20.06.2013 року в архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради забезпечений доступ до мережі Інтернет, встановлена ліцензійна операційна система Windows 7 Professional та відкрита електронна адреса архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради [email protected]. Надані архівним відділом відомості та інформація про архівний відділ для створення та функціонування веб-сайту архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради в Мережі архівних установ Київщини для забезпечення доступу до цієї інформації представників громадськості відповідно до вимог чинного законодавства. Інформація на сайті та новини періодично оновлюються. Щотижня надається інформація в електронному вигляді в ДАКО про виконану роботу архівним відділом. Оплата за функціонування веб-сайту проводиться за рахунок коштів, зароблених працівниками архівного відділу. Відповідно до листа Державної архівної служби України від 13.05.2013 року №01.3/1519 та листа ДАКО №01-19/322 від 15.05.2013 року архівним відділом надана інформація про документи НАФ України, які протягом 2009-2013 років надавалися в користування поза архівним відділом за формою, що додавалась. Відповідно до листа ДАКО №01-19/222 від 02.04.2013 року архівним відділом в ДАКО надані ксерокопії: - Положення про архівний відділ виконавчого комітету Ірпінської міської ради Київської області, затверджено рішенням 28 сесії Ірпінської міської ради V скликання від 16.10.2007 р. №869-28- V; - зміни до Положення архівний відділ виконавчого комітету Ірпінської міської ради, затверджені рішенням 28 сесії Ірпінської міської ради V скликання від 07.02.2008 р. №1361-40- V; - Положення про експертну комісію архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради, затверджено наказом начальника архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради №6 від 14.02.2008 року; - наказ №14 від 27.08.2012 року «Про затвердження складу експертної комісії архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради»; - наказ №2 від 29.03.2013 року «Про введення в склад експертної комісії архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради членом комісії завідувача канцелярією ВПНУ БіПУ «Ірпінський економічний коледж» В.В.Римар».
Відповідно до плану ДАКО перевірок архівних відділів (секторів) райдержадміністрацій, міських рад на 2013 рік та листа ДАКО №01-18/361 від 01.06.2013 року Державним архівом Київської області 17 вересня 2013 року в архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради проведено комплексну перевірку роботи архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради, про що складена довідка Державного архіву Київської області від 17 вересня 2013 року. Рекомендації, зазначені в довідці, прийняті до відома та виконання. На виконання усунення недоліків, виявлених в ході комплексної перевірки архівного відділу та архівного підрозділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради 17.09.2013 року, Ірпінським міським головою були затверджені 03.10.2013 року заходи щодо усунення недоліків, виявлених в ході комплексної перевірки архівного відділу та архівного підрозділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради 17.09.2013 року, які направлені в ДАКО (лист архівного відділу №01-17/66 від 14.10.2013 року, вх.ДАКО №01-19/950 від 15.10.2013 року). На виконання п.п.4.2, 4.3 рішення Колегії ДАКО від 26.09.2013 року та листа ДАКО №01-19/328 від 17.05.2013 року про комплектування архівних відділів (секторів аудіо- візуальними документами та документами особового походження) в установи списку №1 архівним відділом направлені 03.10.2013 року від імені виконавчого комітету Ірпінської міської ради за підписом керуючого справами виконавчого комітету Ірпінської міської ради М.Я.Радька листи про надання паспортів архівних підрозділів установ із зазначенням інформації про вищевказані документи. Відповідно до листа Укрдержархіву від 27.05.2013 року №01.2/1707 та листа ДАКО №01-19/441 від 02.07.2013 року архівним відділом проведена робота по виявленню відокремлених архівних підрозділів, що в останні роки втратили статус юридичних осіб (територіальні управління, відділення, філії та дирекції деяких юридичних осіб). Направлено лист від архівного відділу в ДАКО 12.07.2013 року №01-17/37 – відомості про наявність відокремлених підрозділів, що не є юридичними особами в зоні комплектування архівного відділу. Відповідно до повноважень архівного відділу, архівним відділом проведена робота по укладанню списків №1, №2, №3, №4 юридичних осіб, які перебувають у зоні його комплектування. Списки схвалені ЕК архівного відділу та передані на розгляд ЕПК ДАКО. На виконання листа Державної архівної служби України №01.1/1969 від 18.06.2013 року в архівному відділі організована робота по вивченню працівниками відділу Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Мінюсту від 08.04.2013 року №656/5 та зареєстрованих 10.04.2013 року за №584/23116. На виконання листа ДАКО №01-19/580 від 22.08.2013 року «Про заходи щодо передавання документів з особового складу до трудових архівів архівним відділом проведена наступна робота. Станом на 23.09.2013 р. в архівному відділі на обліку та зберіганні знаходяться документи за 1943-1945 роки з особового складу 6 установ в кількості 18 од.зб., а саме: - Бучанський спеціальний дитячий будинок (ф.26) – 5 од.зб. за 1944-1945 р.р.; - Бучанський завод алюмінієвих квасцов (ф.27) – 2 од.зб. за 1944-1945 р.р.; - Ворзельське сільське споживче товариство (ф.29) – 1 од.зб. за 1945 р.; - Бучанське сільське споживче товариство (ф.32) – 1 од.зб. за 1943 р.; - Бучанське торфопідприємство (ф.34) – 7 од.зб. за 1943-1945 р.р.; - Ірпінська виробничо-кооперативна артіль «Праця-інваліда» (ф.63) – 2 од.зб. за 1943- 1944 р.р. Відповідно до вимог чинного законодавства ці документи повинні бути віднесені до документів Національного архівного фонду України та знаходитись на постійному зберігання в архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради. Вказані документи в трудовий архів не передаються. ЕК архівного відділу розглянула питання щодо віднесення вищезазначених документів до документів НАФ України та постановки на облік цих документів як документів НАФ України. В 2014 році буде проведена робота по переведенню в облікових документах вищезазначених документів як документи НАФ України. На виконання листа ДАКО від 29.08.2013 року архівним відділом (вих.№01-17/51 від 14.09.2013 року, №01-17/52 від 14.09.2013 року) в зв’язку з підготовкою наради-семінару з питань організації діловодства та забезпечення збереженості документів НАФ в органах місцевого самоврядування відповідно листа ДАКО від 29.08.2013 року за формою, що додається, надана інформація по Ірпінській міській раді та її виконавчому комітету, Ворзельській селищній раді та її виконавчому комітету, Гостомельській селищній раді та її виконавчому комітету і Коцюбинській селищній раді та її виконавчому комітету. В 2013 році не затверджувалась міська програма розвитку архівної справи.
1.4. Кількість проведених засідань дирекцій, колегій та перелік розглянутих питань.
Начальник архівного відділу приймала участь 05.03.2013 р. у засіданні розширеної колегії Державного архіву Київської області з питань підсумків роботи архівних установ Київської області у 2012 році та їх завдання на 2013 рік, яка проводилась у приміщенні ДАКО. Начальник архівного відділу приймала участь у засіданні Колегії ДАКО 26.09.2013 року, на якому розглядались питання стану архівної справи у м.Ірпені (за підсумками комплексної перевірки архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради, за участю керуючого справами міськвиконкому М.Я.Радька. На виконання листа Федерації профспілок України №07/01-23/1690 від 15.10.2013 року та розпорядження заступника голови виконкому Ірпінської міської ради начальник архівного відділу приймала участь 25.10.2013 року в роботі круглого столу «Збереження та доступність трудових архівів», що проводила Федерація профспілок України.
Начальник архівного відділу приймала участь в щомісячних нарадах у міського голови з питання поточної діяльності управлінь та установ міста Ірпінь та селищ.
1.5. Розроблено нормативно-правових актів, у т.ч. тих, що підлягають державній реєстрації, з них зареєстровано.
В 2013 році по архівному відділу підготовлено 3 накази з питань основної діяльності: №1 від 12.08.2013 року Про режим роботи архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради та охоронний режим зберігання архівних документів; №2 від 29.03.2013 року Про введення в склад ЕК архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради членом комісії завідувача канцелярією ВПНУ БіПУ «Ірпінський економічний коледж» В.В.Римар; №3 від 12.08.2013 року Про затвердження Положення про експертну комісію архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради.
В 2013 році складено 12 табелів робочого часу працівників відділу за кожен місяць та подано міському голові 12 подань щодо преміювання працівників відділу.
1.6. Кількість здійснених комплексних, тематичних, контрольних перевірок архівних відділів райдержадміністрацій і міських архівів.
Відповідно до наказу Державної архівної служби України від 25.02.2013 року №27 «Про проведення комплексної перевірки діяльності Державного архіву Київської області Держархіву Київської області» та листа ДАКО №01-18/172 від 22.03.2013 року 27.03.2013 року проведено ознайомлення представників робочої групи Державної архівної служби України та ДАКО з роботою архівного відділу та трудового архіву виконавчого комітету Ірпінської міської ради Київської області. Відповідно до плану ДАКО перевірок архівних відділів (секторів) райдержадміністрацій, міських рад на 2013 рік та листа ДАКО №01-18/361 від 01.06.2013 року Державним архівом Київської області 17 вересня 2013 року в архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради проведено комплексну перевірку роботи архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради. 13.06.2013 р. в архівному відділі Ірпінським міським відділом ГУ ДСНС України у Київській області ДС України з надзвичайних ситуацій проведена перевірка додержання (виконання) вимог законодавства у сферах пожежної і техногенної безпеки, цивільного захисту. За результатами перевірки складено довідку №157 від 13.06.2013 р. та припис №157 від 13.06.2013 р. про усунення порушень вимог законодавства у сферах пожежної, техногенної безпеки, цивільного захисту.
1.7. Проведено нарад, семінарів, конференцій, круглих столів, їхня тематика; взято участь у нарадах, що проводилися іншими установами.
Начальник архівного відділу приймала участь 05.03.2013 р. у засіданні розширеної колегії Державного архіву Київської області з питань підсумків роботи архівних установ Київської області у 2012 році та їх завдання на 2013 рік, яка проводилась у приміщенні Київської обласної державної адміністрації, за участю керуючих справами міськвиконкомів. Начальник архівного відділу приймала участь у засіданні Колегії ДАКО 26.09.2013 року, на якому розглядались питання стану архівної справи у м.Ірпені (за підсумками комплексної перевірки архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради. На виконання листа Федерації профспілок України №07/01-23/1690 від 15.10.2013 року та розпорядження заступника голови виконкому Ірпінської міської ради начальник архівного відділу та начальник трудового архіву приймали участь 25.10.2013 року в роботі круглого столу «Збереження та доступність трудових архівів», що проводила Федерація профспілок України.
Начальник архівного відділу приймала участь в щомісячних нарадах у міського голови з питання поточної діяльності управлінь та установ міста Ірпінь та селищ.
1.8. Підготовлено оглядових і узагальнюючих документів.
Відповідно до листа Державної архівної служби України від 13.05.2013 року №01.3/1519 та листа ДАКО №01-19/322 від 15.05.2013 року архівним відділом надана інформація про документи НАФ України, які протягом 2009-2013 років надавалися в користування поза архівним відділом за формою, що додавалась. На виконання листа ДАКО №01-19/580 від 22.08.2013 року «Про заходи щодо передавання документів з особового складу до трудових архівів архівним відділом проведена наступна робота. Станом на 23.09.2013 р. в архівному відділі на обліку та зберіганні знаходяться документи за 1943-1945 роки з особового складу 6 установ в кількості 18 од.зб., а саме: - Бучанський спеціальний дитячий будинок (ф.26) – 5 од.зб. за 1944-1945 р.р.; - Бучанський завод алюмінієвих квасцов (ф.27) – 2 од.зб. за 1944-1945 р.р.; - Ворзельське сільське споживче товариство (ф.29) – 1 од.зб. за 1945 р.; - Бучанське сільське споживче товариство (ф.32) – 1 од.зб. за 1943 р.; - Бучанське торфопідприємство (ф.34) – 7 од.зб. за 1943-1945 р.р.; - Ірпінська виробничо-кооперативна артіль «Праця-інваліда» (ф.63) – 2 од.зб. за 1943- 1944 р.р. Відповідно до вимог чинного законодавства ці документи повинні бути віднесені до документів Національного архівного фонду України та знаходитись на постійному зберігання в архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради. Вказані документи в трудовий архів не передаються. ЕК архівного відділу розглянула питання щодо віднесення вищезазначених документів до документів НАФ України та постановки на облік цих документів як документів НАФ України. В 2014 році буде проведена робота по переведенню в облікових документах вищезазначених документів як документи НАФ України. На виконання листа ДАКО від 29.08.2013 року архівним відділом (вих.№01-17/51 від 14.09.2013 року, №01-17/52 від 14.09.2013 року) в зв’язку з підготовкою наради-семінару з питань організації діловодства та забезпечення збереженості документів НАФ в органах місцевого самоврядування відповідно листа ДАКО від 29.08.2013 року за формою, що додається, надана інформація по Ірпінській міській раді та її виконавчому комітету, Ворзельській селищній раді та її виконавчому комітету, Гостомельській селищній раді та її виконавчому комітету і Коцюбинській селищній раді та її виконавчому комітету. На 2013 році робота по ініціативному інформуванню не планувалась. Але фактично в 2013 році складено 4 ініціативних інформування: - з питань місцезнаходження архівних установ в Україні; - з питань довідкових даних про м.Ірпінь у 1963 році та кількість депутатів і їх склад; - про кількість документів архівних фондів Бучанських установ в архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради та трудовому архіві відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради станом 01.08.2013 року; - про порядок прийому та виконання запитів фізичних та юридичних осіб в архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради відповідно до Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Мінюсту України №656/5 від 08.04.2013 року, зареєстрованих в Мінюсті України №584/23116 від 10.04.2013 року.
1.9. Здійснено заходи щодо розвитку мережі архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ (їх загальна кількість).
В м.Ірпінь створений і діє трудовий архів виконавчого комітету Ірпінської міської ради, який постійно приймає документи ліквідованих підприємств та організацій зони комплектування архівного відділу. В 2013 році проведена контрольна перевірка в трудовому архіві виконавчого комітету Ірпінської міської ради щодо виконання рекомендацій, зазначених в акті комплексної перевірки установи архівним відділом (довідка №1 від 26.09.2013 р.).
2. Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду.
2.1. Проведення заходів щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищах, контролю за наявністю та фізичним станом документів.
В архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради розроблені і діють наступні документи на випадок виникнення надзвичайних ситуацій:- Інструкція з пожежної безпеки для архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад та трудових архівів Київської області, затверджена директором Державного архіву Київської області 19.10.2007 р. та погоджена з головним державним інспектором з пожежного нагляду Київської області М.М.Дзюбенко 19.10.2007 р. - Інструкція про заходи пожежної безпеки по архівному відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради, затверджена Ірпінським міським головою, постійно ведеться журнал реєстрації інструктажів пожежної безпеки працівників архівного відділу; останній інструктаж проведений начальником архівного відділу І.В.Волгіною 05.09.2013 р. У відділі діє Наказ начальника архівного відділу №5 від 14.02.2007 р. «Про відповідальних осіб за протипожежну безпеку», Наказ начальника архівного відділу №7 від 23.02.2007 р. «Про призначення відповідальних осіб за технічний стан вогнегасників», Наказ начальника архівного відділу №6 від 11.04.2011 р. «Про міри протипожежної безпеки». Всі працівники відділу з наказом ознайомлені під підпис. - Інструкція №1 по охороні праці для працівників архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради,затверджена Ірпінський міським головою 25.01.2007 р. - Правила охорони праці в архівному відділі виконкому Ірпінської міської ради, затверджені Наказом начальника архівного відділу №4 від 17.03.2010 р. Ведеться журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці; останній інструктаж проведений начальником архівного відділу І.В.Волгіною 09.09.2013 р. Інструкція №2 про порядок прийому і здачі архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради на пульт Ірпінського відділу Державної служби охорони, затверджена Ірпінський міським головою 01.02.2008 р. та погоджена начальником ВДСО при Ірпінському МВ ГУ МВС України в Київській області 01.02.2008 р. Також розроблена і діє Інструкція про порядок приймання (здавання) об'єктів та окремих приміщень під охорону на ПЦС (ручна тактика прийому-зняття об'єкта), як додаток №5 до Договору №388/08 від 07.02.2008 р. на централізовану охорону майна на об'єкті архівному відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради підрозділом Державної служби охорони при Міністерстві внутрішніх справ України. Ведеться журнал реєстрації інструктажів про порядок прийому і здачі архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради на пульт Ірпінського відділу Державної служби охорони; останній інструктаж проведений начальником архівного відділу І.В.Волгіною 02.12.2013 р. - План евакуації працівників і відвідувачів з приміщення архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради, затверджений керуючим справами виконкому Ірпінської міської ради. - Перелік практичних дій працівників архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на випадок несанкціонованого проникнення до приміщень архіву:
- Перелік практичних дій працівників архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на випадок надзвичайних ситуацій техногенного характеру:
В приміщенні архівного відділу в коридорі знаходиться стенд «Заходи протипожежної безпеки», на якому розміщено: План евакуації працівників і відвідувачів з приміщення архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради, Інструкція з пожежної безпеки для архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад та трудових архівів Київської області, малюнки про заходи пожежної безпеки в установах з масовим перебуванням людей, номер телефону пожежної служби та інформація щодо дії працівників у разі виникнення пожежі; Перелік практичних дій працівників архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на випадок несанкціонованого проникнення до приміщень архіву, Перелік практичних дій працівників архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на випадок надзвичайних ситуацій техногенного характеру. В коридорах та вестибюлі запасного виходу архівного відділу розміщені знаки та напрямки «шляхів евакуації» працівників і відвідувачів з приміщення архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради на випадок надзвичайної ситуації. На дверях всіх архівосховищ розміщені знаки про заборону паління в приміщенні архівного відділу. В архівному відділі на видному місці розміщено Список телефонів екстреної допомоги: пожежної, аварійної служби, міліції, швидкої допомоги, відповідального чергового виконавчого комітету Ірпінської міської ради.
В 2012 році в архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради відповідно до договіру №1-02/03-186 від 19.04.2012 р. на перезарядку вогнегасників та їх діагностику з ТОВ «Л.Т.В.» м.Київ виконано роботу по перезарядці 12 вогнегасників та їх діагностиці.
В 2013 році проведено перевіряння наявності та фізичного стану документів 11 фондів, які зберігаються в архівному відділі. При плані 2180 справ перевірено 2406 справ.
При плані 2180 справ перевірено 2406 справ; в наявності є 2406 справ. На всі перевірки складені і відповідно оформлені 13 актів. При плані перевіряння наявності та стану справ ф.18 «Ворзельська селищна рада та її виконавчий комітет Київської області» 739 справ за 1946-2003 роки перевірено 940 справ за 1946-2007 роки. Всі справи є в наявності. При плані перевіряння наявності та стану справ ф.68 «Контрольно-ревізійний відділ м.Ірпінь» 311 справ за 1994-2002 роки перевірено 335 справ за 1994-2005 роки. Всі справи є в наявності. При перевірянні наявності та стану справ фондів «Ворзельська селищна рада та її виконавчий комітет Київської області» та «Дочірнє підприємство санаторій «Україна» ЗАТ «Укрпрофоздоровниця» виявлені технічні помилки в підсумкових записах, складені відповідні акти. Кількість справ не змінилась. В 2013 році перевіряння наявності та стану справ, що зберігають юридичні та фізичні особи, не проводилось.
В зв'язку із скороченням посади прибиральниці з лютого місяця 2011 року працівниками архівного відділу відповідно до розробленого графіку здійснюється обов'язкове вологе та сухе прибирання приміщення архівного відділу площею 345,42 м2, в т.ч. 6 архівосховищ площею 92 м2.
Ведеться контроль температурно-вологісного режиму зберігання документів, протипожежного стану в усіх 6 сховищах архівного відділу.
На договірних засадах за виконання архівних послуг (тематичні запити) отримано кошти в сумі Для забезпечення належної роботи архівного відділу за кошти, зароблені за виконання платних послуг в 2013 році придбано: - канцелярське приладдя на суму 1062,50 грн.; - книгу «Правила роботи архівних установ» на суму 130 грн.; - встановлено перегородку у вестибюлі. Оплачені послуги веб-сайту, оплачені послуги по обслуговуванню та ремонту електронної техніки в архівному відділі. Оплачені послуги за проведення навчання (архівний відділ і трудовий архів) з питань пожежної безпеки – 1600 грн.. Відповідно до договору оренди №11/180 від 13.09.2013 року та договору №16/2013/178 від 02.09.2013 року із коштів, зароблених архівним відділом, щомісячно в сумі 763 грн. Ірпінському КЖЕП «Ірпінь» оплачуються спожиті послуги з утримання будинків і споруд та прибудинкових територій.
13.06.2013 р. в архівному відділі Ірпінським міським відділом ГУ ДСНС України у Київській області ДС України з надзвичайних ситуацій проведена перевірка додержання (виконання) вимог законодавства у сферах пожежної і техногенної безпеки, цивільного захисту. За результатами перевірки складено довідку №157 від 13.06.2013 р. та припис №157 від 13.06.2013 р. про усунення порушень вимог законодавства у сферах пожежної, техногенної безпеки, цивільного захисту. Начальником архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради за погодженням керуючого справами виконавчого комітету Ірпінської міської ради направлено лист від 10.07.2013 року №01-17/35 начальнику Ірпінського міського відділу ГУ ДСНС України у Київській області ДС України з надзвичайних ситуацій Ю.І.Буренку про відтермінування виконання існуючих недоліків за відсутністю коштів у міському бюджеті на 2013 рік. Одночасно архівний відділ звернувся до міського голови з поданням №01-17/33 від 03.07.2013 року (вх.виконкому Ірпінської міської ради №2890/01-17 від 05.07.2013 року) з метою усунення існуючих недоліків, зазначених у приписі №157 від 13.06.2013 р. про усунення порушень вимог законодавства у сферах пожежної, техногенної безпеки, цивільного захисту про створення відповідної комісії, про створення відповідної комісії для складання дефектних актів та кошторисів. До подання надані копії комерційних пропозицій та кошторисів про суми коштів, необхідних для встановлення протипожежної сигналізації. Начальником архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на ім’я міського голови направлено звернення №01-17/45 від 02.09.2013 року (вх.виконкому Ірпінської міської ради №3687/01-17 від 02.09.2013 року) про передбачення коштів у міському бюджеті на 2014 рік на проведення робіт щодо виконання вимог припису №157 від 13.06.2013 р. про усунення порушень вимог законодавства у сферах пожежної, техногенної безпеки, цивільного захисту. Виконавчим комітетом Ірпінської міської ради направлено лист №01-18/3551 від 09.09.2013 року в архівний відділ про те, що питання щодо виділення коштів в 2014 році на проведення робіт в архівному відділі по ремонту вентиляції та встановлення пожежної сигналізації буде розглянуто комісією Ірпінської міської ради при формуванні бюджету, про що архівний відділ буде додатково повідомлено. Крім того, Ірпінському міському голові надано подання начальника архівного відділу №01-17/55 від 20.09.2013 року (вх.виконкому Ірпінської міської ради №3994/01-17 від 20.09.2013 року) про передбачення виділення коштів у 2014 році на проведення робіт щодо виконання вимог припису №157 від 13.06.2013 р. про усунення порушень вимог законодавства у сферах пожежної, техногенної безпеки, цивільного захисту та зазначених комісією в акті від 03.09.2013 року обстеження технічного стану приміщень архіву.
2.2. Відомості про кількість фондів і частин фондів, що надійшли до архіву у звітному році. В 2013 році при плані 420 справ прийнято на державне зберігання і закартоновано 578 од.зб. У книзі прийому документів зроблено 4 записи.
На всі документи складені відповідні акти прийому-передачі та зроблені записи в книзі обліку надходження документів на постійне зберігання. Всі прийняті документи закартоновані в картонажі.
Всього надійшло документів: опис №1 – 578 од.зб. при плані 420 од.зб. Документи закартоновані в картонажі архівного відділу. Від установ та організацій картонажі у 2013 році в архівний відділ не надходили. Всі документи пройшли перевірку фізичного та санітарно-гігієнічного стану справ. Всі справи пройшли перевіряння кількості аркушів у справі. На всі документи складені відповідні акти прийому-передачі та зроблені записи в книзі обліку надходження документів на державне зберігання.
2.3. Відомості про кількість виявлених документів історико-культурної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України. Не виявлені.
3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду.
3.1. Назви найважливіших фондів, в яких проведено описання документів, удосконалення та перероблення описів, каталогізація.
В 2013 році схвалено ЕПК ДАКО описів на управлінську документацію всього 452 од.зб. при плані 319 од.зб., на документи з особового складу 68 од.зб. при плані 45 од.зб.:
Всього пройшли опрацювання: опис №1 – 452 од.зб. при плані 319 од.зб. опис №2ос – 68 од.зб. при плані 45 од.зб.
Всі описи погоджені ЕПК Державного архіву Київської області.
Крім того, при науково-технічному опрацюванні документів установи Державна установа «Науково-інформаційний центр лісоуправління» в зв’язку з ліквідацією складено опис №3 документів тимчасового зберігання, термін зберігання яких не вичерпано, на 271 справу. При науково-технічному опрацюванні документів установи Ірпінська міська рада та її виконавчий комітет (ф.1) складено опис №3 на бухгалтерські документи 2004 року тимчасового зберігання, які не пройшли перевірку конторольно-ревізійних органів, в зв’язку з чим документи не були включені в акт про виділення для знищення документів.
На 2013 рік запланована і виконана робота по переведенню каталожних карток тематично-довідкової картотеки документів ф.1 «Ірпінська міська рада та її виконавчий комітет» рубрики «Капітальне будівництво» в картки в електронному вигляді в кількості 1000 карток (при плані 1000 карток). 3.2. Назви довідково-інформаційних видань, підготовка яких проводилася у звітному році; етапи роботи з підготовки видань у звітному році. Робота не проводилась.
3.3. Впровадження в архіві автоматизованих інформаційно-пошукових систем. Не впроваджувались.
4. Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.
4.1. Кількість погоджених архівом положень про архівні підрозділи, діловодні служби, експертні комісії, інструкцій з діловодства. Кількість погоджених архівом номенклатур справ підприємств, установ і організацій-джерел комплектування архівів, окремо – кількість погоджених номенклатур справ інших підприємств, установ і організацій.
У 2013 році погоджено 14 положень про експертну комісію установ, підприємств та організацій при плані 4; 3 положення про архівні підрозділи установ, підприємств та організацій при плані 5; при плані 4 погоджено 2 інструкції з діловодства установ, підприємств та організацій, а саме:
В 2013 році при плані погодження номенклатур справ 9 установ погоджені номенклатури справ 13 установ. Всі номенклатури справ погоджені ЕПК ДАКО (дати погодження дивись таблицю, колонка №5).
Разом погоджені ЕПК ДАКО номенклатури справ 13 установ – 1891 позиція. Крім того, розглянуті на засіданнях ЕК архівного відділу, але повернуті на доопрацювання номенклатури таких установ: - Бучанське управління юстиції - 298 поз.; - Національний університет Державної податкової служби України – 228 поз.; - Дочірнє підприємство «Санаторій «Україна» ЗАТ «Укрпрофоздоровниця» - 70 поз.; - відділ культури, національностей та релігій Ірпінської міської ради – 93 поз.; - Відокремлений структурний підрозділ Національного університету біоресурсів і природокористування України «Ірпінський економічний коледж» - 108 поз.; Розглянуті на засіданнях ЕК архівного відділу та схвалені номенклатури установ: - Трудовий архів виконавчого комітету Ірпінської міської ради – 61 поз.; - КП електромереж зовнішнього освітлення «Ірпіньміськсвітло» Ірпінської міської ради – 59 поз.
4.2. Кількість здійснених комплексних, тематичних та контрольних перевірок роботи з документами в установах, організаціях і підприємствах у зоні комплектування архівного відділу:
В 2013 році при плані 2 проведена 1 комплексна перевірка. Планом на 2013 рік передбачено проведення комплексних перевірок Ірпінського міського центру зайнятості та Акціонерного товариства „Гірничо-видобувний каменеобробний комбінат „Біличі”. Про проведення комплексної перевірки Ірпінського міського центру зайнятості складено акт №1 від 30.09.2013 р. При виїзді на підприємство Акціонерне товариство „Гірничо-видобувний каменеобробний комбінат „Біличі” (смт.Коцюбинське, вул.Пономарьова, 13) з’ясувалося, що установа практично не працює, на підприємстві знаходиться тільки охорона та 1 працівник ІТР. Всі служби не працюють, комплексну перевірку провести фактично неможливо. Під час зустрічі з керівництвом підприємства з’ясувалося, що установа перебуває в стані можливої зміни власника. По закінченню цього процесу архівному відділу обіцяно надати можливість проведення перевіряння наявності документів установи. В 2013 році при плані 1 проведена 1 тематична перевірка наявності документів Ірпінської об’єднаної державної податкової інспекції Головного управління міндоходів у Київській області, які знаходились в розшуку в установі та були знайдені установою – акт №1 від 10.09.2013 р. В 2013 році при плані 1 проведена 1 контрольна перевірка в трудовому архіві виконавчого комітету Ірпінської міської ради щодо виконання рекомендацій, зазначених в акті комплексної перевірки установи (довідка №1 від 26.09.2013 р.).
4.4. Проведення нарад, семінарів із працівниками діловодних служб і архівних підрозділів, їхня тематика.
В 2013 році проведено 1 семінар з питань роботи архівних підрозділів юридичних осіб та їх експертних комісій. Кількість слухачів, які взяли участь у семінарі – 20.
В 2013 році проведено 123 консультування працівників діловодних служб і архівних служб з питань ведення діловодства та архівної справи таких установ: - Ірпінська міська рада та її виконавчий комітет - Фінансове управління Ірпінської міської ради - Комунальний заклад «Ірпінська центральна міська лікарня» Ірпінської міської ради - Гостомельська селищна рада та її виконавчий комітет - Ворзельська селищна рада та її виконавчий комітет - Коцюбинська селищна рада та її виконавчий комітет - Ірпінська дитячо-юнацька спортивна школа - Ірпінська загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів №17 - Управління Пенсійного фонду України в м.Ірпінь - Відділ культури, національностей та релігій Ірпінської міської ради - Управління Державного казначейства у м.Ірпінь Головного управління Державного казначейства України в Київській області - Відокремлений структурний підрозділ Національного університету біоресурсів і природокористування України «Ірпінський економічний коледж» - Бучанська міська рада та її виконавчий комітет - трудовий архів виконавчого комітету Ірпінської міської ради - Служба у справах дітей Ірпінської міської ради - Ірпінське міське управління юстиції Київської області - Дочірнє підприємство «Санаторій «Україна» ЗАТ «Укрпрофоздоровниця» - Ірпінська об’єднана державна податкова інспекція Головного управління міндоходів у Київській області - Історико-краєзнавчий музей м.Ірпеня Київської області - Фонд страхування від нещасних випадків на виробництві та профзахворювань України - Відділення виконавчої дирекції фонду у м.Ірпінь Київської області - відділ Держкомзему у м.Ірпінь Київської області - Ірпінський міський суд Київської області - відділ державної реєстрації актів цивільного стану реєстраційної служби Ірпінського міського управління юстиції Київської області - Науково-дослідний інститут фінансового права - Державна установа «Науково-інформаційний центр лісоуправління» - Управління праці та соціального захисту населення виконавчого комітету Ірпінської міської ради Ірпінське міське управління юстиції Київської області - Бучанське міське управління юстиції Київської області - Відділ у справах сім’ї та молоді Ірпінської міської ради - Ірпінський міський центр соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді - Державний заклад «Ірпінська міська санепідемстанція» МОЗ України.
5. Використання інформації документів НАФ.
5.1. Тематика інформаційних документів, виставок, радіо-телепередач, публікацій у пресі, плакатів, альбомів за документами архіву.
В 2013 році надійшло 469 тематичних запити, в тому числі: виконано тематичних запитів із позитивним результатом 413 запитів (при плані 398) та видано за цими запитами належним чином оформлених 633 документи; з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів виконано – 56 запити. В 2013 році при плані 6 запитів надійшло 30 запитів соціально-правового характеру, з них виконано із позитивним результатом – 18 запитів, з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів виконано – 12 запитів. В 2013 році при плані 200 розглянуто на особистому прийомі та прийнято 824 звернень громадян.
У 2013 році при плані 1 підготовлено 3 виставки: до вшанування пам’яті Чорнобильської трагедії в Україні, до святкування річниці Хрещення Київської Русі та вшанування пам’яті Голодомору 1932-1933 років.
В 2013 році (при плані 0) проведена 1 радіопередача по міському радіомовленню з питань набрання чинності Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 р. № 578/5 та необхідності розроблення установами нових номенклатур справ.
В 2013 році (при плані 1 публікація) в газеті «Ірпінський вісник» (№38 /2627/ від 13 вересня 2013 р.) було опубліковано 1 статтю до святкування Дня міста про м.Ірпінь (витяг з історичної довідки).
5.2. Тематика зустрічей із громадськістю, вечорів, лекцій, екскурсій; інших форм використання інформації документів НАФ, які були здійснені у звітному році.
В приміщенні архівного відділу розміщені стенди з інформацію для громадян про режим роботи архівного відділу, про склад документів архівного відділу, про порядок звернення в архівний відділ, зразки заповнення заяв та анкет.
Відповідно до розпорядження Ірпінського міського голови постійно надається інформація на сторінку архівного відділу на веб-сайті Ірпінської міської ради та її виконавчого комітету. На сторінці розміщено відомості про архівний відділ, а саме: адресу, час роботи, дні та години прийому громадян, обсяг та склад фондів, порядок звернення до архівного відділу; та надається інформація про події в архівній галузі Приірпіння за поточний 2013 рік. На виконання Доручення голови Київської обласної державної адміністрації за підсумками розгляду на апаратній нараді у голови Київської обласної державної адміністрації питання «Про забезпечення збереженості документів в архівних відділах області» від 14.05.2012 р. та листа ДАКО №01-19/418 від 20.06.2013 року в архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради забезпечений доступ до мережі Інтернет, встановлена ліцензійна операційна система Windows 7 Professional та відкрита електронна адреса архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради [email protected]. Надані архівним відділом відомості та інформація про архівний відділ для створення та функціонування веб-сайту архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради в Мережі архівних установ Київщини для забезпечення доступу до цієї інформації представників громадськості відповідно до вимог чинного законодавства. Інформація на сайті та новини періодично оновлюються. Щотижня надається інформація в електронному вигляді в ДАКО про виконану роботу архівним відділом. На 2013 році робота по ініціативному інформуванню не планувалась. Але фактично в 2013 році складено 4 ініціативних інформування: - з питань місцезнаходження архівних установ в Україні; - з питань довідкових даних про м.Ірпінь у 1963 році та кількість депутатів і їх склад; - про кількість документів архівних фондів Бучанських установ в архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради та трудовому архіві відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради станом 01.08.2013 року; - про порядок прийому та виконання запитів фізичних та юридичних осіб в архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради відповідно до Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Мінюсту України №656/5 від 08.04.2013 року, зареєстрованих в Мінюсті України №584/23116 від 10.04.2013 року.
5.3., 5.4. Найцікавіша тематика досліджень, які проводилися користувачами у читальному залі архіву; інформація про іноземних користувачів. Кількість виданих од. зб., якими користувались у читальному залі.
В 2013 році в читальній залі при плані 5 працювало 24 користувачі. Іноземних користувачів в читальному залі не було. При плані 90 од.зб. видано 152 од.зб. користувачам читального залу архівного відділу. Основною темою досліджень, які проводились 24 користувачами в читальному залі, була тема виявлення документів про надання земельних ділянок та отримання житлової площі. Читальна зала архівного відділу не забезпечена робочими місцями з виходом до мережі Інтернет, тому документи в електронному вигляді дослідникам не видавались.
5.5. Назви збірників документів, над підготовкою яких працював архів; етапи виконаних робіт у звітному році. Не розроблялись.
5.6. Хід виконання роботи з розсекречування документів НАФ. Робота не проводилась.
5.7. Заходи, вжиті на виконання доручень Уряду, спрямованих на поліпшення організації роботи із зверненнями громадян у напрямку активізації роботи з соціального захисту, заходи, вжиті архівом для поліпшення роботи із зверненнями громадян (наявність баз даних, надання консультацій і роз’яснень з найбільш актуальних питань, що порушуються громадянами у зверненнях на сторінках ЗМІ, запровадження консультативних веб-сторінок “Звернення громадян” на офіційних веб-порталах, ведення інформаційно-пошукових систем обліку звернень громадян і контролю за вирішенням порушених у них питань).
В архівному відділі створені для покращення роботи з громадянами: - тематичний каталог документів архівних фондів міської та селищних рад; - алфавітна тематична довідкова картотека з питань землекористування та будівництва, в якій вказані прізвища громадян, за заявами яких були прийняті рішення: - Ірпінською міською радою та її виконавчим комітетом (за 1944-2005 р.р.), - Бучанською селищною радою та її виконавчим комітетом (за 1947-2000 р.р.), - Гостомельською селищною радою та її виконавчим комітетом (за 1944-2007 р.р.), - Ворзельською селищною радою та її виконавчим комітетом (за 1946-2005 р.р.), - Коцюбинською селищною радою та її виконавчим комітетом (за 1944-2007 р.р.), - Яблунською сільською радою та її виконавчим комітетом (за 1945-1966 р.р.); - алфавітна довідкова картотека про обрання депутатом Ірпінської міської ради (за 1961-2002 р.р.); - картотека документів з особового складу евакуйованих організацій м.Прип'яті та м.Чорнобиля (1986 р.) із зазначенням місцезнаходження документів; - на сторінці архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на веб-сайті Ірпінської міської ради та її виконавчого комітету розміщено відомості про архівний відділ, а саме: адресу, час роботи, дні та години прийому громадян, обсяг та склад фондів, порядок звернення до архівного відділу; - ведеться постійний контроль за виконанням запитів громадян; термін виконання запитів практично не перевищує 14 календарних днів, але не більше 30 календарних днів, скарг від громадян про неналежне виконання запитів у 2013 році не надходило.
В 2013 році прийнято громадян:
5.8. Кількість запитів щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах або за вислугу років – в 2013 році було 4 запити про підтвердження трудового стажу. Документи з особового складу щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій в архівному відділі не зберігаються, всі передані в трудовий архів.
5.9. Копії міжнародних договорів про співробітництво з архівними установами та іншими організаціями іноземних держав, укладені упродовж року. Не укладались.
5.10. Виконання зобов’язань за діючими міжнародними договорами про співробітництво в галузі архівної справи. Не виконувались.
5.11. Службові відрядження за кордон, проведені міжнародні зустрічі, переговори та участь у міжнародних конференціях, семінарах та інших заходах, що здійснювалися у рамках міжнародного співробітництва упродовж року (поточного року/звітного періоду). Не проводились.
5.12. Форми співробітництва зі ЗМІ, кількість опублікованих статей за документами архівів, прес-конференцій, інтерв’ю, опублікованих на сторінках періодичної преси, виступів по радіо та телебаченню
В 2013 році (при плані 0) проведена 1 радіопередача по міському радіомовленню з питань набрання чинності Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 р. № 578/5 та необхідності розроблення установами нових номенклатур справ. В 2013 році (при плані 1 публікація) в газеті «Ірпінський вісник» (№38 /2627/ від 13 вересня 2013 р.) було опубліковано 1 статтю до святкування Дня міста про м.Ірпінь (витяг з історичної довідки).
5.13. Кількість та тематичний перелік запитів, що виконуються на платній основі.
В 2013 році на платній основі виконано тематичних запитів 301 запит та видано за цими запитами 325 належним чином завірених копій, витягів документів та листів. Тематичні запити стосувались питань виявлення інформації та надання завірених належним чином копій документів щодо виділення земельних ділянок, про дозвіл на будівництво, добудову, документи відділу містобудування та архітектури – акти обстеження домоволодінь з графічним зображенням, про надання житла, про постановку громадян на квартирний облік, про прийняття побудованих об'єктів в експлуатацію; про приватизацію земельних ділянок та житла.
5.14. Тематика соціально-правових запитів, що переважала у поточному році, та прогноз щодо збільшення (зменшення) кількості звернень тієї чи іншої тематики у наступному році. В 2013 році при плані 6 запитів надійшло 30 запитів соціально-правового характеру, з них виконано із позитивним результатом – 18 запитів, з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів виконано – 12 запитів. В зверненнях соціально-правового характеру переважали звернення, про обрання депутатами міської ради, про встановлення опіки над неповнолітніми, про проживання, роботу та відрядження в Чорнобильську зону. Передбачається отримання запитів соціально-правового характеру з питань обрання депутатами міської ради, встановлення опіки над неповнолітніми та інші.
5.15. Кількість користувачів, що працювали у читальних залах за генеалогічною тематикою, відсоток негативних відповідей, наявність методичних розробок з виконання таких запитів; співпраця з генеалогічними товариствами, іншими організаціями. За генеалогічною тематикою користувачі у читальній залі архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради не працювали.
Начальник архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради І.В.Волгіна
«____» ______ 2013 р. |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||