План-графік

 передавання документів установами – джерелами формування Національного архівного фонду України в архівний відділ виконавчого комітету Ірпінської міської ради на 2015 рік

Начальник архівного відділу

виконавчого комітету Ірпінської міської ради                                              І.В.Волгіна              

17.11.2014

План-графік проведення комплексних перевірок установ – джерел комплектування на 2015-2019 роки

 архівним відділом виконавчого комітету Ірпінської міської ради

Начальник архівного відділу                                                                                       І.В.Волгіна

11.11.2014

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

до плану розвитку архівної справи архівного відділу

 виконавчого комітету Ірпінської міської ради на 2015 рік (форма 101)

п.1 Забезпечення збереженості та державний облік документів НАФ

п.1.2. Планом роботи на 2015 рік передбачено відремонтувати 450 аркушів пошкоджених документів фондів, які знаходяться на зберіганні в архівному відділі та при науково-технічному опрацюванні документів та справ установ.

п.1.6. Планом роботи на 2015 рік передбачено прийняти на державне зберігання 420 справ і закартонувати ці справи у коробки установ, організацій, підприємств, які є фондостворювачами архівного відділу.

У 2015 році планується прийняти від установ 53 картонажі для картонування 420 од.зб.

п.1.7. На виконання завдань, передбачених Планом заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2015 рік, архівним відділом виконкому Ірпінської міської ради на 2015 рік запланована робота по перевірці наявності 2 фондів і фізичного стану справ, які зберігаються в архівному відділі – 3319 справ та складанню 2 відповідних актів.

На виконання завдань, передбачених Планом заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2015 рік, які зберігають юридичні та фізичні особи (в установах) – 185 справ та складанню 1 відповідного акту.

Всього (п.1.7) планується перевірити наявність 3504 од.зб.

Протягом  2014 року фактів відсутності справ не виявлено, змін у списках  справ, що знаходяться у розшуку, не відбулося.

Протягом 2014 року не було виявлених справ, що перебували у розшуку.

2. Створення та розвиток довідкового апарату до документів НАФ.

п.2.3. На 2015 рік передбачено переведення в електронний формат 1000 каталожних карток архівного фонду №1 Ірпінської міської ради та її виконавчого комітету, рубрики «капітальне будівництво» та складання  10 карток  фондів, що  зберігаються в архівному відділі, в яких відбулися зміни, для подання їх в ДАКО.

3. Формування НАФ і експертиза цінності документів. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

п.3.1. У 2015 році передбачено прийняти на державне зберігання 420 справ установ списку №1, оформити на них акти прийому, заповнити картки обліку документів.

п.3.2.1. Заплановано у 2015 році схвалення ЕПК описів на управлінську документацію – 319 од.зб.:

п.3.2.2. Заплановано у 2015 році погодження ЕПК описів справ з особового складу – 316 од.зб.; номенклатур справ – 6 установ (1004 позиції); положень про ЕК– 14 установ.

п.3.4. На 2015 рік робота не планується.

п.3.5.1. На 2015 рік заплановано проведення 5 комплексних перевірок підприємств, установ і організацій списку №1:

п.3.5.3.1., п.3.5.3.2. На 2015 рік заплановано провести 1 семінар (нараду) з питань дотримання вимог чинного законодавства в галузі архівної справи щодо роботи установ з документами та постановки документів на облік в державі та з питань паспортизації архівних підрозділів установ-джерел формування НАФ у зоні комплектування архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради. Планується запросити на семінар відповідальних за архівну справу установ списку №1 – 25 осіб.

4. Використання інформації документів НАФ.

П.4.1. В 2015 році передбачено виконати 1 ініціативне інформування (1 документ).

п.4.2. В 2015 році передбачено виконати 318 тематичних запитів від юридичних та фізичних осіб, 6 запитів соціально-правового характеру.

На особистому прийомі планується прийняти – 850 фізичних та юридичних осіб.

п.4.3. Заплановано у 2015 році підготувати 1 виставку архівних документів до 70-ої Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 років; 1 виставку до 25-річчя прийняття Декларації про державний суверенітет України.

п.4.4. Заплановано у 2015 році надати 5 користувачам – громадянам України послуги читального залу архівного відділу, надати їм для вивчення архівні документи різних фондів у кількості 90 од.зб.

п.5. Зміцнення матеріально-технічної бази архівів, їх охоронної і пожежної безпеки.

п.5.2.,п.5.7. В 2015 році за умови виділення коштів з місцевого бюджету планується розпочати роботи по ремонту приміщення архівного відділу та відновленню вентиляційної системи архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради.

п.5.5. В 2015 році планується з метою усунення існуючих недоліків в архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради вжиття заходів щодо виконання завдань, визначених Наказом Укрдержархівом від 15.08.2012 №145 «Про посилення протипожежного захисту в архівних установах» та Наказу Державного архіву Київської області від 22.08.2012 №60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах», припису №157 від 13.06.2013 року Ірпінського міського відділу ГУ ДСНС України у Київській області Державної служби України з надзвичайних ситуацій «Про усунення порушень вимог законодавства у сферах пожежної, техногенної безпеки, цивільного захисту» по архівному відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради, а саме за наявності коштів посилення охоронної та пожежної безпеки архівних приміщень,  забезпечення надійності експлуатації їх інженерних мереж та комунікацій, оновлення охоронної та пожежної сигналізації архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради.

В 2015 році передбачається організація  обліку  справ, невиявлених в процесі перевіряння наявності і стану справ, що знаходяться  в  розшуку, складання списків цих справ та подання їх до Державного архіву Київської області.

В 2015 році передбачається постійне вжиття  заходів  щодо дотримання нормативних вимог  до організації своєчасного обліку документів, що надходять на постійне зберігання; вивірення та уточнення облікових даних фондів, документи яких приймаються.

В2015 році передбачається збільшення  бюджету  часу на розгляд номенклатур справ, положень про експертні комісії установ, підприємств та організацій, надання  консультаційно-методичної допомоги в їх складанні у зв’язку із затвердженням нових нормативних актів: Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів; Типового  положення про експертну комісію державного органу , органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації.

В 2015 році планується організувати роботу по виявленню унікальних документів Національного  архівного фонду, що зберігаються в архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради, та подання анотованих переліків унікальних документів НАФ на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Київської області з врахуванням вимог, викладених в листі Укрдержархіву від 05.07.2012 №01.3/2167 «Про складання анотованого переліку унікальних документів Національного архівного  фонду.

В 2015 році планується організувати роботу по виявленню унікальних документів Національного архівного  фонду, що зберігаються в музеях та бібліотеках Ірпінського регіону, та подання анотованих переліків унікальних документів НАФ на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Київської області.

В 2015 році планується постійне оновлення інформації власних сторінок веб-сайту «Електронна мережа архівів Київщини».

В 2015 році планується в трудовому архіві виконавчого комітету Ірпінської міської ради ведення картотеки обліку місцезнаходження документів ліквідованих та реорганізованих підприємств, установ і організацій,  документи з особового складу яких перебувають на зберіганні в трудовому архіві та у правонаступників реорганізованих установ (із зазначенням інформації про склад архівних документів, їх кількість, крайніх дат, пошукових даних, місця зберігання).

Відомості про місцезнаходження документів ліквідованих та реорганізованих підприємств, установ та організацій, планується розмістити у фойє трудового архіву та на веб-сайті трудового архіву, та на власній сторінці трудового архіву веб-сайту «Електронна мережа архівів Київщини».

В 2015 році в архівному відділі планується та трудовому архіві постійне оновлення інформаційного стенду (методичного куточку).

В 2015 році з метою запобігання виникнення надзвичайної ситуації та нещасних випадків в архівному відділі планується постійно контролювати виконання Правил з охорони праці в архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради, затверджених наказом начальника архівного відділу №4 від 17.03.2010 р.

На забезпечення надійної експлуатації інженерних мереж та комунікацій, на виконання заходів щодо посилення пожежної безпеки архівних приміщень та заходів охоронної безпеки державних архівів в 2015 році планується провести замір контурів приміщення архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради та постійний контроль експлуатації інженерних мереж та комунікацій архівних приміщень, та відновити роботи по встановленню вентиляційної системи архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради за наявності коштів.

В 2015 році планується постійно контролювати і відповідно підтримувати температурно-вологісний режим зберігання документів, протипожежний стан архівосховищ.

У 2015 році планується постійно контролювати роботу трудового архіву та надавати консультативно-методичну допомогу працівникам трудового архіву з питань впровадження державної політики у сфері архівної справи і діловодства стосовно централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території міста та інших документів, що не належать до Національного архівного фонду.

В разі виявлення відповідних документів особового походження, аудіовізуальних документів та фотодокументів архівний відділ планує провести роботи щодо передачі їх для експертизи цінності і описування до Державного архіву Київської області.

В 2015 році планується проведення робіт щодо виявлення та взяття на облік приватних архівних зібрань, які існують на території м.Ірпінь.

В 2015 році планується своєчасно надавати інформацію про події в архівному житті району, міста для оприлюднення на веб-сайті Державного архіву Київської області.

В 2015 році планується складання карток фондів, що зберігаються в архівному відділі, та «Відомостей про зміни у складі та обсязі фондів станом на 01.01.2014 р.» та їх подання до Державного архіву Київської області до 01.01.2014 р.

В 2015 році архівним відділом планується надавати платні послуги з виконання тематичних запитів у відповідності з «Цінами на роботи (послуги), що виконуються архівним відділом виконавчого комітету Ірпінської міської ради», затверджених рішенням виконавчого комітету Ірпінської міської ради №198 від 06.09.2011 р.

В 2015 році планується користування обов´язковою легалізацією програмного забезпечення, що використовується в архівному відділі, у т.ч. ліцензійною програмою  антивірусного  захисту  комп’ютерів.

На 2015 рік заплановано провести 11 засідань експертної комісії архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради з питань розгляду документів юридичних та фізичних осіб зони комплектування архівного відділу щодо їх науково-технічного опрацювання.

Для забезпечення та організації роботи архівного відділу планується підготувати 7 наказів та щомісячно складати табелі робочого часу працівників відділу.

В 2015 році планується складання щорічних індивідуальних планів та звітів всіма працівниками архівного відділу – 2 штатні одиниці.

 В 2015 році планується проведення щорічної оцінки державних службовців – 2 посадові особи.

Для належного виконання делегованих державою повноважень в галузі архівної справи архівним відділом в 2015 році планується підготувати 3 подання міському голові щодо забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, а саме: прийому в архівний відділ документів постійного терміну зберігання установ-джерел формування НАФ відповідно до затвердженого графіку та інших питань щодо забезпечення життєдіяльності архівного відділу та забезпечення збереженості документів юридичних та фізичних осіб зони комплектування архівного відділу.

Начальник архівного відділу

виконкому Ірпінської міської ради                                                                        І.В.Волгіна