Архівний відділ Ірпінської міської ради

Звіт

Підсумки роботи архіву за 2014 рік

АРХІВНИЙ ВІДДІЛ

ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ

ІРПІНСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

КИЇВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

______________ № _______________

м.Ірпінь

Коди
форми документа	установи-укладача
209

З В І Т

про роботу архівного відділу

виконавчого комітету

Ірпінської міської ради за 2014 рік

Структура тексту

1.Основні організаційні заходи

1.1.,1.2.,1.3. Кількість підготовлених і внесених в установленому порядку проектів рішень, розпоряджень органів вищого рівня, із них прийнятих, та конкретні заходи щодо їх виконання та здійснення заходів щодо виконання законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України, наказів Держкомархіву України, розпоряджень державних адміністрацій, рішень рад; кількість підготовлених і поданих до місцевих органів виконавчої влади і органів місцевого самоврядування доповідних записок, інформацій та ін., результати їх розгляду:

Відповідно до ст.38 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», ст.3 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», на виконання листа Державної архівної служби України від 01.10.2013 року №02.1/3287, листа Державного архіву Київської області №01-18/792 від 06.11.2013 року «Про планування роботи державних архівних установ на 2014 рік та звітність за 2013 рік» та плану розвитку архівної справи зони комплектування архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на 2014 рік з метою забезпечення обліку, зберігання і охорони документів Національного архівного фонду, що утворилися в процесі діяльності підприємств, установ і організацій, виконавчий комітет міської ради прийняв рішення виконавчого комітету Ірпінської міської ради №6 від 23.01.2014 «Про погодження номенклатур справ, науково-технічне опрацювання документів, приймання документів на державне зберігання, перевіряння діловодства та архівної справи в установах зони комплектування архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на 2014 рік».

З метою забезпечення режиму охорони в архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради та трудовому архіві виконавчого комітету Ірпінської міської ради, керуючись Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», враховуючи лист Державної архівної служби України №01.3/686 від 03.03.2014 року прийнято розпорядження Ірпінським міським головою №38 від 19.03.2014 «Про охорону архівних установ та збереження архівних документів».

На виконання розпорядження Державного архіву Київської області, лист від 27.01.2014, щодо посилення охоронного та пожежного режимів приміщень архівних відділів (секторів) районних державних адміністрацій, міських рад надана архівним відділом інформація в ДАКО, органи місцевого самоврядування, керівникам установ, підприємств, організацій щодо своєчасного реагування на нештатні ситуації у разі їх виникнення та посилення охоронного та пожежного режимів приміщень їх архівних підрозділів.

Відповідно до розпорядження Державної архівної служби України, лист від 11.02.2014 №01.2/452, Про виконання п.9 розпорядження Кабінету Міністрів України від 25.12.2013 №1072-р «Про затвердження плану заходів щодо реалізації Концепції розвитку електронного урядування в Україні» та розпорядження Державного архіву Київської області, лист №01-30/141 від 30.01.2014, надана інформація директору ДАКО про стан упорядкування документів органів виконавчої влади та їх передачі на постійне зберігання в архівний відділ виконавчого комітету Ірпінської міської ради.

На виконання розпорядження Державного архіву Київської області, лист №01-29/72 від 30.01.2014, «Про заходи щодо посилення стану збереження документів, підвищення рівня пожежної безпеки в архівних відділах (секторах) районних державних адміністрацій, міських рад, трудових архівах» надана архівним відділом інформація в ДАКО про виконання заходів щодо посилення стану збереження документів.

На виконання розпорядження голови Київської обласної Державної адміністрації №11-21-974 від 07.02.2014 в Київську обласну Державну адміністрацію та ДАКО надана інформація про заходи щодо посилення стану збереження документів, підвищення рівня пожежної безпеки в архівних установах.

На виконання розпорядження Київської обласної Державної адміністрації, лист №11-22/11199 від 28.02.2014, в Департамент з питань цивільного захисту та ліквідації наслідків Чорнобильської катастрофи, Київську обласну Державну адміністрацію та ДАКО надана інформація про заходи щодо посилення стану збереження архівних документів та підвищення рівня пожежної безпеки в архівних установах.

Відповідно до листа Державного архіву Київської області №01-29/118 від 18.02.2014 надана інформація про відсутність виділення коштів на поліпшення умов праці та поліпшення умов зберігання документів та відсутність у плані роботи архівного відділу на 2014 рік участі у Всеукраїнському огляді-конкурсі стану умов і охорони праці працівників архівних установ Ірпінської міської ради.

На виконання доручення голови Київської обласної Державної адміністрації за підсумками апаратної наради від 14.04.2014 та розпорядження ДАКО, лист №01-30/297 від 15.04.2014, архівним відділом надана інформація за відповідною формою щодо проблемних питань архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради.

На виконання розпорядження Державного архіву Київської області, лист №01-30/318 від 18.04.2014, надана інформація відповідно до наданої форми про виконання Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ за 2010-2013 роки архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради.

На виконання листа Державної архівної служби України від 12.03.2014 №01.3/802 Про розробку та затвердження профільних та регіональних програм здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2015-2019 роки та на виконання розпорядження Державного архіву Київської області, лист №01-30/318 від 18.04.2014, здійснено аналіз роботи за 2010-2013 роки та розроблена Програма здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2015-2019 роки архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради, яка надана архівним відділом в ДАКО.

На виконання розпорядження Державного архіву Київської області, лист №01-30/735 від 29.08.2014, архівним відділом виконана та надана наступна звітна документація:

- звіт про виконання Плану розвитку архівної справи на 2014 рік за І півріччя 2014 року (ф.201 на 9 арк.);

- звіт про стан і обсяг документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій та приватних архівних зібраннях на 01.07.2014 (ф.206 на 3 арк.);

- звіт про мережу місцевих архівних установ на 01.07.2014 (ф.207 на 1 арк.);

- звіт про створення та організацію роботи трудового архіву виконавчого комітету Ірпінської міської ради Київської області на 01.07.2014 (ф.212 на 1арк);

- інформація про стан і обсяг архівних документів, що зберігаються в приватних архівних установах, в архівному відділі відсутня. Перевіряння їх роботи станом на 01.07.2014 року не проводилось.

На виконання розпорядження Державного архіву Київської області, лист №01-30/760 від 04.09.2014, лист №01-30/795 від 12.09.2014, надана в електронному вигляді форма 110 план-звіт роботи архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на 2014 рік з урахуванням вимог аналітичної записки.

На виконання розпорядження Державного архіву Київської області, лист №01-30/789 від 11.09.2014, в зв’язку із проведенням 30.09.2014 наради з представниками органів місцевого самоврядування архівним відділом надана інформація за відповідною формою щодо ведення діловодства та забезпечення збереженості документів в органах місцевого самоврядування м.Ірпінь та селищ Ворзель, Гостомель, Коцюбинське.

На виконання листа Державної архівної служби України від 08.09.2014 №02.1/3476 «Про подання звітної документації» та розпорядження Державного архіву Київської області, лист №01-30/800 від 15.09.2014, архівним відділом надана наступна звітна документація:

- звіт про виконання Плану розвитку архівної справи на 2014 рік за 9 місяців 2014 року (ф.201);

- звіт про створення та організацію роботи трудового архіву виконавчого комітету Ірпінської міської ради Київської області на 01.10.2014 (ф.212).

На виконання наказу Державної архівної служби України від 29.01.2014 №15 «Про заходи щодо посилення стану збереження документів», наказу Державного архіву Київської області №60 від 22.08.2012 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах», п.2 розпорядження голови Київської обласної Державної адміністрації від 09.04.2008 №547 та розпорядження ДАКО від 29.10.2014 надана інформація про заходи щодо забезпечення збереженості документів в архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради.

На виконання розпорядження Державного архіву Київської області від 18.11.2014 (архівна мережа) архівним відділом надана інформація щодо обслуговування юридичних та фізичних осіб станом на 15.11.2014, а саме з наступних питань:

- загальної кількості запитів (соціально-правового характеру, тематичних),

- поданих на особистому прийомі;

- окремо кількість соціально-правових запитів, виконаних з позитивним результатом, та рекомендаціями звернутись за місцем знаходження документів;

- тематика соціально-правових та тематичних запитів, їх кількісний показник за тематикою у відсотках;

- наявність скарг на роботу Вашої архівної установи, які саме питання порушувались;

- який відсоток від загальної кількості склали звернення від героїв, інвалідів та ветеранів Великої Вітчизняної війни 1941-1945 рр.;

- кількість працівників, які виконують запити відповідно до посадової інструкції та кількість працівників, які долучаються до цієї роботи;

- кількість запитів, яку в середньому за день виконує працівник;

- перелік баз даних та інших довідково-пошукових засобів, які існують, та які створено архівною установою у 2014 році для поліпшення пошуку витребуваних документів;

- наявність електронної реєстрації звернень громадян або системи обліку звернень та контролю за вирішенням порушених в них питань;

- середній термін виконання звернень; якщо є порушення зазначити причини;

- наявність проблемних питань з місцевими органами УПФУ;

- приклади конкретних заходів щодо поліпшення організації роботи із зверненнями та запитами громадян, пропозиції щодо удосконалення цієї роботи;

- наявність методичних розробок з питань організації роботи із зверненнями громадян.

На виконання розпорядження Державного архіву Київської області, лист №01-30/973 від 17.11.2014, для укладання путівника «Архівні установи Київської області» надані відомості про склад і зміст фондів архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради, а також інформація відповідно до запропонованої схеми (15 розділів).

На виконання листа Державної архівної служби України №02.1/3667 від 30.09.2014 та розпорядження Державного архіву Київської області, лист №01-30/928 від 23.10.2014, архівним відділом розроблений та наданий План роботи архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на 2015 рік за встановленими формами 101, 110, додаток 4. До плану роботи до кожної форми надана пояснювальна записка з усіх показників.

На виконання наказу Міністерства юстиції України від 19.06.2013 року №1227/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України від 25.06.2013 року №1062/23594 та листа Державного архіву Київської області №01-19/519 від 01.08.2013 року архівним відділом організовано роботу щодо розроблення індивідуальних Положень про експертні комісії органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій. Станом на 01.12.2014 року розробили та схвалили на ЕК архівного відділу Положення про експертні комісії 15 установ списку №1 та №2.

В жовтні 2014 року архівний відділ провів аналіз роботи з документами, що виконувалась установами списку №1, №2 відповідно до рішення виконкому Ірпінської міської ради №6 від 23.01.2014 «Про погодження номенклатур справ, науково-технічне опрацювання документів, приймання документів на державне зберігання, перевіряння діловодства та архівної справи в установах зони комплектування архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на 2014 рік». За результатами проведеної роботи в кожну установу списку №1, 2 направлені листи-нагадування (всього 18 установ) від імені виконавчого комітету Ірпінської міської ради за підписом заступника міського голови щодо необхідності подання паспортів архівних підрозділів установ та необхідності подання інших документів, не наданих установами вчасно.

На виконання наказу Державної архівної служби України від 29.01.2014 №15 «Про заходи щодо посилення стану збереження документів», наказу Державного архіву Київської області №60 від 22.08.2012 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах», п.2 розпорядження голови Київської обласної Державної адміністрації від 09.04.2008 №547 «Про заходи щодо забезпечення збереженості документів в архівних установах Київської області» з метою недопущення їх втрати під час виникнення надзвичайних ситуацій архівним відділом виконавчого комітету Ірпінської міської ради вжито такі заходи:

Створено та діє наказ начальника архівного відділу №1 від 09.01.2014 року Про режим роботи архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради та охоронний режим зберігання архівних документів, погоджений керуючим справами виконавчого комітету Ірпінської міської ради. Працівники відділу ознайомлені з наказом під підпис.

Створено та діє наказ начальника архівного відділу №2 від 10.01.2014 року Про міри протипожежної безпеки, погоджений керуючим справами виконавчого комітету Ірпінської міської ради. Працівники відділу ознайомлені з наказом під підпис.

Створено та діє наказ начальника архівного відділу №4 від 10.01.2014 року про призначення відповідального за технічний стан вогнегасників. В 2012 році в архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради відповідно до договору №1-02/03-186 від 19.04.2012 р. на перезарядку вогнегасників та їх діагностику з ТОВ «Л.Т.В.» м.Київ виконано роботу по перезарядці 12 вогнегасників та їх діагностиці. На даний час вогнегасники потребують перезарядки та проведення діагностики. Направлені листи на ім’я міського голови, лист №01-17/1 від 09.01.2014.

В архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради 13.06.2013 року було проведено перевірку додержання (виконання) вимог законодавства у сферах пожежної і техногенної безпеки, цивільного захисту. Складено відповідний припис №157 від 13.06.2013 року Ірпінського міського відділу ГУ ДСНС України у Київській області Державної служби України з надзвичайних ситуацій «Про усунення порушень вимог законодавства у сферах пожежної, техногенної безпеки, цивільного захисту».

На виконання вимог припису затверджені Ірпінським міським головою та виконуються заходи щодо усунення недоліків, зазначених в приписі №157 від 13.06.2013 року. Архівний відділ також у 2014 році звернувся до міського голови з проханням виділити необхідні кошти для усунення існуючих недоліків, лист №01-17/1 від 09.01.2014 року.

Питання передбачення коштів по архівному відділу в міському бюджеті на 2014 рік на усунення порушень вимог законодавства у сферах пожежної, техногенної безпеки, цивільного захисту підтримано Ірпінським міським головою та керуючим справами виконавчого комітету Ірпінської міської ради (подання керуючого справами №78/01-17 від 13.01.2014 року), документи та кошториси знаходяться на розгляді в бюджетній комісії Ірпінської міської ради. Станом на 01.12.2014 кошти не виділені.

Одночасно начальником архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради за погодженням керуючого справами виконавчого комітету Ірпінської міської ради направлено лист від 05.02.2014 року №01-17/14 начальнику Ірпінського міського відділу ГУ ДСНС України у Київській області ДС України з надзвичайних ситуацій Ю.І.Буренку про відтермінування виконання існуючих недоліків на термін до отримання коштів з міського бюджету у 2014 році.

Також після отримання листа від виконавчого комітету Ірпінської міської ради №01-17/1971 від 11.07.2014 начальником архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради за погодженням заступника міського голови м.Ірпінь направлено лист начальнику Ірпінського міського відділу ГУ ДСНС України у Київській області ДС України з надзвичайних ситуацій Ю.І.Буренку про відтермінування виконання існуючих недоліків на термін до отримання коштів з міського бюджету.

Для виконання заходів щодо посилення протипожежного захисту та охоронної безпеки архівного відділу на ім’я міського голови повторно подано начальником архівного відділу подання №01-17/69 від 17.11.2014 (вх. вик.комітету №3807/01-17 від 17.11.2014) про виділення коштів на усунення недоліків, зазначених в приписі пожежної служби. Станом на 01.12.2014 відповідь не в архівний відділ не надійшла.

19 березня 2013 р. приватним підприємством «Сварог-01» в приміщенні Ірпінського міського відділу ГУ ДСНС України у Київській області з працівниками архівного відділу та трудового архіву проведено спеціальне навчання, інструктажі та перевірка знань з питань пожежної безпеки (протокол №59 по перевірці знань з питань пожежної безпеки від 19.03.2013 р.). За результатами навчань всі працівники архівного відділу та трудового архіву отримали посвідчення про проходження навчання з питань пожежної безпеки.

Створено та діє наказ начальника архівного відділу №3 від 10.01.2014 року Про відповідальних осіб за протипожежну безпеку, в якому вказана персональна відповідальність начальника архівного відділу за протипожежну безпеку в архівному відділі та запобігання виникнення іншої небезпеки. Контроль за функціонуванням систем життєзабезпечення приміщень архіву, організацію охоронних та протипожежних заходів виконує відповідно до покладених обов’язків по забезпеченню збереженості архівних фондів начальник архівного відділу І.В.Волгіна.

В архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради розроблені і діють наступні документи на випадок виникнення надзвичайних ситуацій:

- Інструкція з пожежної безпеки для архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад та трудових архівів Київської області, затверджена директором Державного архіву Київської області 19.10.2007 р. та погоджена з головним державним інспектором з пожежного нагляду Київської області М.М.Дзюбенко 19.10.2007 р.

- Інструкція №1 по охороні праці для працівників архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради,затверджена Ірпінський міським головою 25.01.2007 р. Ведеться журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці; останній інструктаж проведений начальником архівного відділу І.В.Волгіною 01.12.2014 р.

- Правила охорони праці в архівному відділі виконкому Ірпінської міської ради, затверджені Наказом начальника архівного відділу №4 від 17.03.2010 р.

- Інструкція №2 про порядок прийому і здачі архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради на пульт Ірпінського відділу Державної служби охорони, затверджена Ірпінський міським головою 01.02.2008 р. та погоджена начальником ВДСО при Ірпінському МВ ГУ МВС України в Київській області 01.02.2008 р. Також розроблена і діє Інструкція про порядок приймання (здавання) об'єктів та окремих приміщень під охорону на ПЦС (ручна тактика прийому-зняття об'єкта), як додаток №5 до Договору №388/08 від 07.02.2008 р. на централізовану охорону майна на об'єкті архівному відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради підрозділом Державної служби охорони при Міністерстві внутрішніх справ України. Ведеться журнал реєстрації інструктажів про порядок прийому і здачі архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради на пульт Ірпінського відділу Державної служби охорони; останній інструктаж проведений начальником архівного відділу І.В.Волгіною 04.11.2014 р.

- План евакуації працівників і відвідувачів з приміщення архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради, затверджений керуючим справами виконкому Ірпінської міської ради 09.01.2014 року.

- Перелік практичних дій працівників архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на випадок несанкціонованого проникнення до приміщень архіву:

Викликати міліцію

тел.

102

Повідомити керівництво Ірпінської міської ради

тел.

/04597/ 61-407

/04597/ 60-358

/04597/ 60-228

Повідомити керівництво Державного архіву Київської області

тел.

/044/ 206-7499

/044/ 206-7497

- Перелік практичних дій працівників архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на випадок надзвичайних ситуацій техногенного характеру:

1.	Викликати пожежну охорону	тел.	101
2.	Викликати аварійну службу	тел.	/04597/ 54-121 ЖЕК /04597/ 63-209 РЕМ /04597/ 61-564 ВУКГ
3.	Повідомити керівництво Ірпінської міської ради	тел.	/04597/ 61-407 /04597/ 60-358 /04597/ 60-228
4.	Повідомити керівництво Державного архіву Київської області	тел.	/044/ 206-7499 /044/ 206-7497
5.	Організувати евакуацію документів у приміщення за адресою: м.Ірпінь, вул.Шевченка, 2 – Ірпінська міська рада та її виконавчий комітет

В приміщенні архівного відділу в коридорі знаходиться стенд «Заходи протипожежної безпеки», на якому розміщено: План евакуації працівників і відвідувачів з приміщення архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради, Інструкція з пожежної безпеки для архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад та трудових архівів Київської області, малюнки про заходи пожежної безпеки в установах з масовим перебуванням людей, номер телефону пожежної служби та інформація щодо дії працівників у разі виникнення пожежі; Перелік практичних дій працівників архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на випадок несанкціонованого проникнення до приміщень архіву, Перелік практичних дій працівників архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на випадок надзвичайних ситуацій техногенного характеру.

В коридорах та вестибюлі запасного виходу архівного відділу розміщені знаки та напрямки «шляхів евакуації» працівників і відвідувачів з приміщення архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради на випадок надзвичайної ситуації. На дверях всіх архівосховищ розміщені знаки про заборону паління в приміщенні архівного відділу.

В архівному відділі на видному місці розміщено Список телефонів екстреної допомоги: пожежної, аварійної служби, міліції, швидкої допомоги, відповідального чергового виконавчого комітету Ірпінської міської ради.

В архівному відділі в вестибюлі запасного виходу знаходиться протипожежний щит з необхідними засобами пожежогасіння та ящик з піском.

Дії працівників архівного відділу в разі виникнення надзвичайних ситуацій та під час щоденної роботи керуються та дотримуються вимог Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції від 08.04.2013 №656/5, зареєстрованих в Мінюсті 10.04.2013 року за №584/23116.

Начальником архівного відділу 03.02.2014 року, 31.10.2014 року невідкладно перевірено стан охоронного та протипожежного режиму в архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради. Пожежно-охоронна сигналізація діє, пристрої для замикання та опечатування архівосховищ знаходяться в робочому стані. Замикання та опечатування архівосховищ проводиться щоденно. В наявності є 12 діючих порошкових вогнегасників, в наявності є і діє план заходів на випадок можливих надзвичайних ситуацій. В приміщенні архівного відділу в коридорі знаходиться стенд «Заходи протипожежної безпеки», на якому розміщено: План евакуації працівників і відвідувачів з приміщення архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради, Інструкція з пожежної безпеки для архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад та трудових архівів Київської області, малюнки про заходи пожежної безпеки в установах з масовим перебуванням людей, номер телефону пожежної служби та інформація щодо дії працівників у разі виникнення пожежі; Перелік практичних дій працівників архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на випадок несанкціонованого проникнення до приміщень архіву, Перелік практичних дій працівників архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на випадок надзвичайних ситуацій техногенного характеру.

Забезпечити архівний відділ додатковим постом охорони не виявляється можливим в зв’язку з відсутністю фінансування. Несанкціонований доступ до робочих приміщень та архівних сховищ архівного відділу неможливий. В вестибюлі встановлена дерев’яна роз’ємна стіл-перегородка, яка забезпечує дотримання вимог пропускного режиму в приміщення архівного відділу та дозволяє проводити комфортний прийом юридичних та фізичних осіб.

В разі виникнення надзвичайних ситуацій, в т.ч. пожеж, працівники архівного відділу зобов’язані негайно інформувати місцеві органи влади, місцевий орган державного пожежного нагляду, Державний архів Київської області.

Архівний відділ щорічно здійснює контроль за забезпеченням збереженості документів в установах зони комплектування архівного відділу. Рішенням виконавчого комітету Ірпінської міської ради №6 від 23.01.2014 затверджено план на 2014 рік щодо погодження номенклатур справ, науково-технічного опрацювання документів, приймання документів на постійне зберігання, перевіряння діловодства та архівної справи в установах списку №1 та №2. Це рішення до 05.02.2014 року під особистий підпис вручено відповідальним за діловодство та архівну справу в установах.

Листи з нагадуванням про необхідність виконання вищезазначеного плану також надані в кожну установу за підписом заступника міського голови 21.10.2014 року (21 установа).

З питань забезпечення збереженості документів виборчих комісій з виборів 2014 року в архівному відділі з представниками комісій проведено о 15-00 год. 22.10.2014 року семінар. Надано методичні рекомендації щодо науково-технічного опрацювання документів комісій та порядку їх зберігання.

На виконання Доручення голови Київської обласної державної адміністрації за підсумками розгляду на апаратній нараді у голови Київської обласної державної адміністрації питання «Про забезпечення збереженості документів в архівних відділах області» від 14.05.2012 р. та листа ДАКО №01-19/418 від 20.06.2013 року в архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради забезпечений доступ до мережі Інтернет, працює ліцензійна операційна система Windows 7 Professional та відкрита електронна адреса архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради arhiv_irpin@ukr.net.

Архівним відділом у 2014 році проведена робота по введенню в дію та веденню електронних журналів:

- журнал реєстрації письмових запитів;

- журнал реєстрації консультацій: на особистому прийомі, по телефону, електронною поштою або по зворотному зв’язку;

- журнал вхідної кореспонденції;

- журнал вихідної кореспонденції.

Періодично працівником архівного відділу оновлюється інформація на сторінці архівного відділу веб-сайту Ірпінської міської ради та в Мережі архівних установ Київщини.

На виконання листа ДАКО №01-19/580 від 22.08.2013 року «Про заходи щодо передавання документів з особового складу до трудових архівів архівним відділом проведена наступна робота. Станом на 01.12.2014 р. в архівному відділі на обліку та зберіганні знаходяться документи за 1943-1945 роки з особового складу 6 фондів в кількості 18 од.зб., які переведені в документи НАФ України (протокол ЕК архівного відділу №9 від 24.09.2013 року), а саме:

- Бучанський спеціальний дитячий будинок (ф.26) – 5 од.зб. за 1944-1945 р.р.;

- Бучанський завод алюмінієвих квасцов (ф.27) – 2 од.зб. за 1944-1945 р.р.;

- Ворзельське сільське споживче товариство (ф.29) – 1 од.зб. за 1945 р.;

- Бучанське сільське споживче товариство (ф.32) – 1 од.зб. за 1943 р.;

- Бучанське торфопідприємство (ф.34) – 7 од.зб. за 1943-1945 р.р.;

- Ірпінська виробничо-кооперативна артіль «Праця-інваліда» (ф.63) – 2 од.зб. за 1943- 1944 р.р.

Відповідно до вимог чинного законодавства ці документи віднесені до документів Національного архівного фонду України та знаходяться на постійному зберіганні в архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради. Вказані документи в трудовий архів не передаються. ЕК архівного відділу розглянула питання щодо віднесення вищезазначених документів до документів НАФ України та постановки на облік цих документів як документів НАФ України. В 2014 році проведена робота по переведенню в облікових документах вищезазначених документів як документи НАФ України, складено акт №1 від 16.01.2014 приймання-передавання 18 справ на постійне зберігання вищезазначених 6 фондів та зроблено відповідний запис №1 від 16.01.2014 в книзі обліку надходжень документів на постійне зберігання.

В 2014 році не затверджувалась міська програма розвитку архівної справи.

1.4.Кількість проведених засідань дирекцій, колегій та перелік розглянутих питань.

Начальник архівного відділу приймала участь 14.03.2014 р. у засіданні розширеної колегії Державного архіву Київської області з питань підсумків роботи архівних установ Київської області у 2013 році та їх завдання на 2014 рік, яка проводилась у приміщенні ДАКО.

Начальник архівного відділу приймала участь в роботі «Круглого столу» на тему: «Децентралізація влади. Реформа місцевого самоврядування», що відбувся 24.06.2014 в приміщенні Державного архіву Київської області, за результатами участі прийняті Рекомендації учасників «Круглого столу» з проханням посилення контролю за дотриманням норм охорони праці в архівних установах, затверджених наказом Держнаглядохоронпраці України 01.02.2005 №22 та зареєстрованих в Мінюсті 17.02.2005 №245/10525.

Начальник архівного відділу приймала участь 21.10.2014 р. в нараді на тему «Порядок передачі окружними виборчими комісіями з виборів народних депутатів України, виборчої та іншої документації на зберігання до Державного архіву Київської області», що відбувалась в приміщенні читального залу ДАКО, м.Київ.

Начальник архівного відділу приймала участь в щомісячних нарадах у міського голови з питання поточної діяльності управлінь та установ міста Ірпінь та селищ.

1.5.Розроблено нормативно-правових актів, у т.ч. тих, що підлягають державній реєстрації, з них зареєстровано.

В 2014 році по архівному відділу підготовлено 5 наказів з питань основної діяльності:

№1 від 09.01.2014 року Про режим роботи архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради та охоронний режим зберігання архівних документів, погоджений керуючим справами виконавчого комітету Ірпінської міської ради. Працівники відділу ознайомлені з наказом під підпис.

Створено та діє наказ начальника архівного відділу №3 від 10.01.2014 року Про відповідальних осіб за протипожежну безпеку, погоджений керуючим справами виконавчого комітету Ірпінської міської ради.

Створено та діє наказ начальника архівного відділу №4 від 10.01.2014 року про призначення відповідального за технічний стан вогнегасників.

Створено та діє наказ начальника архівного відділу №5 від 05.09.2014 року Про склад експертної комісії архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради.

В 2014 році складено 12 табелів робочого часу працівників відділу за кожен місяць та подано міському голові 12 подань щодо преміювання працівників відділу.

1.6. Кількість здійснених комплексних, тематичних, контрольних перевірок архівних відділів райдержадміністрацій і міських архівів.

В зв’язку зі змінами в чинному законодавстві щодо відміни проведення будь-яким органом перевірок у 2014 році комплексні перевірки діловодства та архівної справи в установах не проводились.

1.7.Проведено нарад, семінарів, конференцій, круглих столів, їхня тематика; взято участь у нарадах, що проводилися іншими установами.

В архівному відділі 22.10.2014 о 15 год. проведено семінар для працівників виборчих комісій з виборів народних депутатів України та виборів Ірпінського міського голови з питань порядку передачі документів на зберігання в архівні установи. В проведенні семінару взяли участь 5 працівників 2-х виборчих комісій.

1.8.Підготовлено оглядових і узагальнюючих документів.

- Бучанський спеціальний дитячий будинок (ф.26) – 5 од.зб. за 1944-1945 р.р.;

- Бучанський завод алюмінієвих квасцов (ф.27) – 2 од.зб. за 1944-1945 р.р.;

- Ворзельське сільське споживче товариство (ф.29) – 1 од.зб. за 1945 р.;

- Бучанське сільське споживче товариство (ф.32) – 1 од.зб. за 1943 р.;

- Бучанське торфопідприємство (ф.34) – 7 од.зб. за 1943-1945 р.р.;

- Ірпінська виробничо-кооперативна артіль «Праця-інваліда» (ф.63) – 2 од.зб. за 1943- 1944 р.р.

У 2014 році робота по ініціативному інформуванню не планувалась. Але фактично в 2014 році складено 7 ініціативних інформувань на ім’я міського голови:

- з питань порядку передачі документів в архівні установи у разі ліквідації або реорганізації підприємства;

- інформація про місце розташування архівних установ, що зберігають архівні документи в Україні;

- інформація про порядок видачі документів по запитам громадян відповідно до Правил роботи архівних установ України (двічі, 22.04.2014, 05.11.2014);

- інформація про відомості щодо Голодомору 1932-1933 рр. на Київщині мовою документів Державного архіву Київської області;

- інформаційне повідомлення «Народний рух України. Історія становлення (за документами Державного архіву Київської області);

- інформація щодо 120-річчя від дня народження Олександра Петровича Довженка (стаття головного спеціаліста ДАКО М.М.Корінного «Творча діяльність Олександра Довженка на Київській кінофабриці у 1929-1932 рр. за документами Державного архіву Київської області);

- інформація «Перші кроки до Незалежності (23 роки тому) (за документами Державного архіву Київської області).

1.9.Здійснено заходи щодо розвитку мережі архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ (їх загальна кількість).

В м.Ірпінь створений і діє трудовий архів виконавчого комітету Ірпінської міської ради, який постійно приймає документи ліквідованих підприємств та організацій зони комплектування архівного відділу.

2.Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду.

2.1.Проведення заходів щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищах, контролю за наявністю та фізичним станом документів.

- Інструкція про заходи пожежної безпеки по архівному відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради, затверджена Ірпінським міським головою, постійно ведеться журнал реєстрації інструктажів пожежної безпеки працівників архівного відділу; останній інструктаж проведений начальником архівного відділу І.В.Волгіною 01.12.2014 р. У відділі діє наказ начальника архівного відділу №1 від 09.01.2014 року Про режим роботи архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради та охоронний режим зберігання архівних документів, погоджений керуючим справами виконавчого комітету Ірпінської міської ради. Працівники відділу ознайомлені з наказом під підпис. Створено та діє наказ начальника архівного відділу №2 від 10.01.2014 року Про міри протипожежної безпеки, погоджений керуючим справами виконавчого комітету Ірпінської міської ради. Працівники відділу ознайомлені з наказом під підпис. Створено та діє наказ начальника архівного відділу №4 від 10.01.2014 року про призначення відповідального за технічний стан вогнегасників. В 2012 році в архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради відповідно до договіру №1-02/03-186 від 19.04.2012 р. на перезарядку вогнегасників та їх діагностику з ТОВ «Л.Т.В.» м.Київ виконано роботу по перезарядці 12 вогнегасників та їх діагностиці. На даний час вогнегасники потребують перезарядки та проведення діагностики. Направлені листи на ім’я міського голови, подання №01-17/1 від 09.01.2014, подання №01-17/69 від 17.11.2014.

Викликати міліцію

тел.

102

Повідомити керівництво Ірпінської міської ради

тел.

/04597/ 61-407

/04597/ 60-358

/04597/ 60-228

Повідомити керівництво Державного архіву Київської області

тел.

/044/ 206-7499

/044/ 206-7497

1.	Викликати пожежну охорону	тел.	101
2.	Викликати аварійну службу	тел.	/04597/ 54-121 ЖЕК /04597/ 63-209 РЕМ /04597/ 61-564 ВУКГ
3.	Повідомити керівництво Ірпінської міської ради	тел.	/04597/ 61-407 /04597/ 60-358 /04597/ 60-228
4.	Повідомити керівництво Державного архіву Київської області	тел.	/044/ 206-7499 /044/ 206-7497
5.	Організувати евакуацію документів у приміщення за адресою: м.Ірпінь, вул.Шевченка, 2 – Ірпінська міська рада та її виконавчий комітет

В 2014 році проведено перевіряння наявності та фізичного стану документів 12 фондів, які зберігаються в архівному відділі. При плані 1713 справ перевірено 1714 справ.

*№ з/п*	*№ фонду*	Назва фонду	*Номер опису*	*Кіль-кість справ*	*Примітка*
1	2	3	4	5	6
1	6	Відділ комунального господарства Ірпінського міськвиконкому	оп.1	106	акт №10 від 17.06.14 р.
2	14	Сільська рада с.Мостище	оп.1	19	акт №12 від 08.09.14 р.
3	16	Ірпінський економічний коледж Національного аграрного університету	оп.1	477	акт №13 від 08.09.14 р.
4	21	Радгосп «Київський»	оп.1	106	акт №11 від 17.06.14 р.
5	24	Радгосп «Бучанський»	оп.1	185	акт №2 від 17.06.14 р.
6	30	Ірпінське сільське споживче товариство	оп.1	8	акт №3 від 17.06.14 р.
7	42	Міська інформаційно-обчислювальна станція	оп.1	149	акт №4 від 17.06.14 р.
8	52	Загальноосвітня школа І-ІІІ ст. №17 м.Ірпінь	оп.1	63 (при плані 62)	акти №5, 6 від 17.06.14 р.
9	53	Ірпінський міський комітет профспілки працівників освіти, вищої школи та наукових установ	оп.1	22	акт №7 від 17.06.14 р.
10	54	Ірпінський міський комітет профспілки медичних працівників	оп.1	40	акт №8 від 17.06.14 р.
11	55	Ірпінський міський комітет профспілки працівників культури	оп.1	2	акт №9 від 17.06.14 р.
12	79	Національна академія державної податкової служби України	оп.1	537	акт №1 від 12.03.14 р.
12 фондів			оп.1	1714

При плані 1713 справ перевірено 1714 справ; в наявності є 1714 справ. На всі перевірки складені і відповідно оформлені 13 актів. По фонду №52 «Загальноосвітня школа І-ІІІ ст. №17 м.Ірпінь» при перевірянні наявності та стану справ фонду виявлена технічна помилка в підсумкових записах на 1 од.зб., про що складений відповідний акт.

В 2014 році проведено перевіряння наявності та фізичного стану документів 2 фондів, що зберігають юридичні особи. При плані 194 справи перевірено 194 справи, про що складені відповідні акти:

*№ з/п*	*№ фонду*	Назва фонду	*Номер опису*	*Кіль-кість справ*	*Примітка*
1	2	3	4	5	6
1	10	Відділ охорони здоров’я Ірпінської міської ради	оп.1	46	акт №15 від 20.10.14 р.
2	18	Ворзельська селищна рада та її виконавчий комітет	оп.1	148	акт №14 від 20.10.14 р.
2 фонди			оп.1	194

Всього перевірено наявність та стан справ 1714 + 194 = 1908 од.зб.

В зв'язку із скороченням посади прибиральниці з лютого місяця 2011 року працівниками архівного відділу відповідно до розробленого графіку здійснюється обов'язкове вологе та сухе прибирання приміщення архівного відділу площею 345,42 м², в т.ч. 6 архівосховищ площею 92 м².

Ведеться контроль температурно-вологісного режиму зберігання документів, протипожежного стану в усіх 6 сховищах архівного відділу.

13.06.2013 р. в архівному відділі Ірпінським міським відділом ГУ ДСНС України у Київській області ДС України з надзвичайних ситуацій проведена перевірка додержання (виконання) вимог законодавства у сферах пожежної і техногенної безпеки, цивільного захисту. За результатами перевірки складено довідку №157 від 13.06.2013 р. та припис №157 від 13.06.2013 р. про усунення порушень вимог законодавства у сферах пожежної, техногенної безпеки, цивільного захисту.

У 2014 році начальником архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на ім’я міського голови направлено подання №01-17/1 від 09.01.2014 про виділення коштів на проведення робіт, зазначених в приписі пожежної служби, також повторно 17.11.2014 направлено подання на ім’я міського голови №01-17/69 про виділення коштів на проведення робіт, зазначених в приписі пожежної служби. На протязі 2014 року на ці потреби кошти не виділялись.

2.2.Відомості про кількість фондів і частин фондів, що надійшли до архіву у звітному році.

В 2014 році при плані 420 од.зб. прийнято на постійне зберігання управлінської документації документів НАФ (опис №1) – 515 од.зб.:

		Опис № 1
1	Переведено документи з особового складу за 1943-1945 рр. фондів архівного відділу в документи НАФ: Бучанський спеціальний будинок (ф.26) Бучанський завод алюмінієвих квасцов (ф.27) Ворзельське сільпо (ф.29) Бучанське сільпо (ф.32) Бучанське торфопідприємство (ф.34) Ірпінська виробничо-кооперативна артіль «Праця інваліда» (ф.63) Всього: 6 установ	5 (1944-1945) 2 (1944-1945) 1 (1945) 1 (1943) 7 (1943-1945) 2 (1943-1944) 18 од.зб.
2	Загально-освітня школа І-ІІІ ст. №17 м.Ірпінь (ф.52)	1 (акт №6 від 17.06.2014)
3	ДЗ «Ірпінська міська санітарно-епідеміологічна станція» МОЗ України (ф.84)	267 (1980-2013)
4	Ірпінська об’єднана державна податкова інспекція Головного управління Міндоходів у Київській області (ф.78)	93 (2005-2009)
5	Ворзельська селищна рада та її виконавчий комітет (ф.18)	124 (2008-2009)
6	ДП «Санаторій «Україна» ЗАТ «Укрпрофоздоровниця) (ф.12)	12 (2007, 2002, 2003)
*Всього:*		*515 од.зб.*

Всі документи пройшли перевірку фізичного та санітарно-гігієнічного стану справ.

Всі справи пройшли перевіряння кількості аркушів у справі.

На всі документи складені відповідні акти прийому-передачі та зроблені записи в книзі обліку надходження документів на постійне зберігання.

2.3.Відомості про кількість виявлених документів історико-культурної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України. Не виявлені.

3.Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду.

3.1.Назви найважливіших фондів, в яких проведено описання документів, удосконалення та перероблення описів, каталогізація.

В 2014 році схвалено ЕПК ДАКО описів на управлінську документацію всього 424 од.зб. при плані 319 од.зб., на документи з особового складу 262 од.зб. при плані 316 од.зб.:

*№ з/п*	*Назва установи*	*Науково-технічне опрацювання документів (кількість од.зб./роки)*
*№ з/п*	*Назва установи*	*строк подання*	*постійного зберігання* *план* *факт*	*з особового складу* *план* *факт*
1	2	3	4	5
1	Дочірнє підприємство «Санаторій «Україна» ЗАТ «Укрпрофоздоровниця» (ф.12)	І кв. І кв.	8 (2007) 8 (2007)	7 (2007) 7 (2007)
2	Відділ культури, національностей та релігій Ірпінської міської ради (ф.46)	II кв. ІV кв.	18 (2007-2008) 23 (2007-2008)	16 (2007-2008) 15 (2007-2008)
3	Ірпінська об’єднана державна податкова інспекція Головного управління мін доходів у Київській області (ф.78)	І кв. І кв.	85 (2005-2009) 94 (2005-2009)	15 (2005-2009) 67 (2005-2009)
4	Ірпінський міський центр зайнятості (ф.82)	IIІ кв. ІV кв.	30 (2006-2008) 32 (2006-2008)	27 (2006-2008) 27 (2006-2008)
5	ДЗ «Ірпінська міська санітарно-епідеміологічна станція» МОЗ України (ф.84)	- І кв.	- 267 (1980-2013)	- 146 (1953-2012)
Всього:			424	262

Всього пройшли опрацювання: опис №1 – 424 од.зб. при плані 319 од.зб.

опис №2ос – 262 од.зб. при плані 316 од.зб.

Всі описи погоджені ЕПК Державного архіву Київської області.

На 2014 рік запланована і виконана робота по переведенню каталожних карток тематично-довідкової картотеки документів ф.1 «Ірпінська міська рада та її виконавчий комітет» рубрики «Капітальне будівництво» в картки в електронному вигляді за формою електронного каталогу в кількості 1000 карток (при плані 1000 карток).

3.2.Назви довідково-інформаційних видань, підготовка яких проводилася у звітному році; етапи роботи з підготовки видань у звітному році.

3.3.Впровадження в архіві автоматизованих інформаційно-пошукових систем.

Архівним відділом у 2014 році проведена робота по введенню в дію та веденню електронних журналів:

- журнал реєстрації письмових запитів;

- журнал вхідної кореспонденції;

- журнал вихідної кореспонденції.

4.Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

4.1.Кількість погоджених архівом положень про архівні підрозділи, діловодні служби, експертні комісії, інструкцій з діловодства. Кількість погоджених архівом номенклатур справ підприємств, установ і організацій-джерел комплектування архівів, окремо – кількість погоджених номенклатур справ інших підприємств, установ і організацій.

Заплановано у 2014 році погодження положень про ЕК – 18 установ, виконано 15 установ списку №1, 2, а саме:

*№ з/п*	*Назва установи*	*Погодження (строк подання)* *план* *факт*
*№ з/п*	*Назва установи*	*інструкція з діловодства*	*положення про ЕК*	*положення про архівний підрозділ*
1	2	3
1	Дочірнє підприємство «Санаторій «Україна» ЗАТ «Укрпрофоздоровниця» (ф.12)		І кв. І кв
2	Національний університет державної податкової служби України		І кв. І кв
3	Ірпінська об’єднана державна податкова інспекція Головного управління мін доходів у Київській області (ф.78)		І кв. І кв
4	Науково-дослідний інститут фінансового права		І кв. І кв
5	Науково-дослідний інститут фінансового права		І кв. І кв.
6	Київський фінансово-економічний коледж Національного університету Державної податкової служби України		І кв. І кв.
7	Відділ у справах сім’ї та молоді Ірпінської міської ради		І кв. І кв.
8	Служба у справах дітей Ірпінської міської ради		І кв. І кв.
9	Центр соціальних служб сім’ї, дітей та молоді		І кв. І кв.
10	Управління праці та соціального захисту населення виконавчого комітету Ірпінської міської ради Київської області		І кв. І кв.
11	Ірпінський міський суд Київської області		І кв. І кв.
12	Управління Держземагентства у м.Ірпені Київської області		І кв. І кв
13	Відділ культури, національностей та релігій Ірпінської міської ради		І кв. І кв
14	Відділення виконавчої дирекції фонду в м.Ірпінь ФСС від нещасних випадків…		І кв. І кв.
15	Відділ РАЦС Ірпінського управління юстиції Київської області		- І кв.
Всього:		-	15	-

В 2014 році при плані погодження номенклатур справ 15 установ погоджені номенклатури справ 15 установ.

Всі номенклатури справ погоджені ЕПК ДАКО (дати погодження дивись таблицю, колонка №5).

Установи списку №1, 2

*№ з/п*	*Назва установи*	*Кіль-кість позицій*	*Погодження номенклатур справ* *(строк подання)* *план* *факт*	*№ та дата протоколу погодження* *ЕПК ДАКО*
1	2	3	4	5
1	Дочірнє підприємство «Санаторій «Україна» ЗАТ «Укрпрофоздоровниця» (ф.12)	70	І кв. І кв.	№1 від 23.01.2014
2	Ворзельська селищна рада та її виконавчий комітет (ф.18)	174	І кв. І кв.	№1 від 23.01.2014
3	Національний університет державної податкової служби України	235	І кв. І кв.	№1 від 23.01.2014
4	Ірпінська об’єднана державна податкова інспекція Головного управління мін доходів у Київській області (ф.78)	1081	І кв. ІV кв.	№ від
5	Науково-дослідний інститут фінансового права	94	І кв. І кв.	№1 від 23.01.2014
6	Київський фінансово-економічний коледж Національного університету Державної податкової служби України	157	І кв. І кв.	№1 від 23.01.2014
7	Відділ у справах сім’ї та молоді Ірпінської міської ради	70	І кв. І кв.	№4 від 27.03.2014
8	Служба у справах дітей Ірпінської міської ради	81	- ІІ кв.	№8 від 26.06.2014
9	Центр соціальних служб сім’ї, дітей та молоді	82	- ІІ кв.	№8 від 26.06.2014
10	Управління праці та соціального захисту населення виконавчого комітету Ірпінської міської ради Київської області	227	І кв. ІІ кв.	№8 від 26.06.2014
11	Ірпінський міський суд Київської області	146	І кв. І кв.	№14 від 26.12.2013
12	Управління Держземагентства у м.Ірпені Київської області	113	- ІІ кв.	№8 від 26.06.2014
13	Відділ культури, національностей та релігій Ірпінської міської ради	93	І кв. І кв.	№1 від 23.01.2014
14	Коцюбинська селищна рада та її виконавчий комітет (ф.41)	264	І кв. ІV кв.	№12 від 30.10.2014
15	Гостомельська селищна рада та її виконавчий комітет (ф.17)	259	І кв. ІV кв.	№ від

Разом погоджені ЕПК ДАКО номенклатури справ 15 установ списку №1, 2 – 3146 позицій.

Розглянуті на засіданнях ЕК архівного відділу та схвалені номенклатури інших установ, 2 установи:

- Управління ветеринарної медицини у м.Ірпені – 47 поз.;

- Ірпінська міська державна лікарня ветеринарної медицини – 41 поз.

4.2.Кількість здійснених комплексних, тематичних та контрольних перевірок роботи з документами в установах, організаціях і підприємствах у зоні комплектування архівного відділу:

4.4.Проведення нарад, семінарів із працівниками діловодних служб і архівних підрозділів, їхня тематика.

В 2014 році проведено 397 консультування працівників діловодних служб і архівних служб з питань ведення діловодства та архівної справи (Положення про ЕК, номенклатури справ, передача справ на зберігання, затвердження описів і ін.) таких установ:

- Ірпінська міська рада та її виконавчий комітет

- Фінансове управління Ірпінської міської ради

- Комунальний заклад «Ірпінська центральна міська лікарня» Ірпінської міської ради

- Гостомельська селищна рада та її виконавчий комітет

- Ворзельська селищна рада та її виконавчий комітет

- Коцюбинська селищна рада та її виконавчий комітет

- Ірпінська загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів №17

- Управління Пенсійного фонду України в м.Ірпінь

- Відділ культури, національностей та релігій Ірпінської міської ради

- Управління Державного казначейства у м.Ірпінь Головного управління Державного казначейства України в Київській області

- Відокремлений структурний підрозділ Національного університету біоресурсів і природокористування України «Ірпінський економічний коледж»

- трудовий архів виконавчого комітету Ірпінської міської ради

- Служба у справах дітей Ірпінської міської ради

- Ірпінське міське управління юстиції Київської області

- Дочірнє підприємство «Санаторій «Україна» ЗАТ «Укрпрофоздоровниця»

- Ірпінська об’єднана державна податкова інспекція Головного управління Міндоходів у Київській області

- Історико-краєзнавчий музей м.Ірпеня Київської області

- Фонд страхування від нещасних випадків на виробництві та профзахворювань України

- Відділення виконавчої дирекції фонду у м.Ірпінь Київської області

- Управління Держземагентства у м.Ірпінь Київської області

- Ірпінський міський суд Київської області

- відділ державної реєстрації актів цивільного стану реєстраційної служби Ірпінського міського управління юстиції Київської області

- Науково-дослідний інститут фінансового права

- Управління праці та соціального захисту населення виконавчого комітету Ірпінської міської ради Ірпінське міське управління юстиції Київської області

- Бучанське міське управління юстиції Київської області

- Відділ у справах сім’ї та молоді Ірпінської міської ради

- Ірпінський міський центр соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді

- Державний заклад «Ірпінська міська санепідемстанція» МОЗ України

- ДП «Кюне і Нагель», Дадун Н.В.

- Арбітражний керуючий Лецкан В.Л., документи ВАТ «ВКП «Бучанський завод скловиробів»

- ПАТ «НТБ», довірена особа Андрущак Т.В.

5.Використання інформації документів НАФ.

5.1. Тематика інформаційних документів, виставок, радіо-телепередач, публікацій у пресі, плакатів, альбомів за документами архіву.

Всього виконано запитів в 2014 році 493, в тому числі надійшло 460 тематичних запитів, із них: виконано тематичних запитів із позитивним результатом 399 запитів та видано за цими запитами належним чином оформлених 798 документів; з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів виконано – 61 запит.

В 2014 році при плані 6 запитів надійшло 33 запити соціально-правового характеру, з них виконано із позитивним результатом – 22 запитів, з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів виконано – 11 запитів.

В 2014 році при плані 850 розглянуто на особистому прийомі та прийнято 1018 звернень громадян.

У 2014 році при плані 2 підготовлено 5 виставок: про «Народний рух України. Історія становлення (за документами Державного архіву Київської області); «Перші кроки до незалежності (23 роки тому) (за документами Державного архіву Київської області); до вшанування пам’яті Чорнобильської аварії на ЧАЕС (за документами Державного архіву Київської області); до річниці Голодомору 1932-1933 рр. на Київщині мовою документів Державного архіву Київської області; до річниці Конституції України (за документами Державного архіву Київської області).

В 2014 році виконано 2 публікації у пресі (при незапланованих публікаціях) в газеті «Ірпінський вісник» (№45 /2686 від 7 листопада 2014 р.) було опубліковано повідомлення про зустріч в архівному відділі з першим редактором міського часопису «Прапор перемоги» Миколою Васильовичем Ковалем; також в газеті «Ірпінський вісник» (№48 /2689 від 27 листопада 2014 р.) було опубліковано інформацію про відомості щодо Голодомору 1932-1933 рр. на Київщині мовою документів Державного архіву Київської області.

2.Тематика зустрічей із громадськістю, вечорів, лекцій, екскурсій; інших форм використання інформації документів НАФ, які були здійснені у звітному році.

В приміщенні архівного відділу розміщені стенди з інформацію для громадян про режим роботи архівного відділу, про склад документів архівного відділу, про порядок звернення в архівний відділ, зразки заповнення заяв та анкет.

Відповідно до розпорядження Ірпінського міського голови постійно надається інформація на сторінку архівного відділу на веб-сайті Ірпінської міської ради та її виконавчого комітету. На сторінці розміщено відомості про архівний відділ, а саме: адресу, час роботи, дні та години прийому громадян, обсяг та склад фондів, порядок звернення до архівного відділу; та надається інформація про події в архівній галузі Приірпіння за поточний 2014 рік.

На виконання Доручення голови Київської обласної державної адміністрації за підсумками розгляду на апаратній нараді у голови Київської обласної державної адміністрації питання «Про забезпечення збереженості документів в архівних відділах області» від 14.05.2012 р. та листа ДАКО №01-19/418 від 20.06.2013 року в архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради забезпечений доступ до мережі Інтернет, встановлена ліцензійна операційна система Windows 7 Professional та відкрита електронна адреса архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради arhiv_irpin@ukr.net.

На 2014 році робота по ініціативному інформуванню не планувалась. Але фактично в 2014 році складено 7 ініціативних інформування на ім’я міського голови:

- з питань порядку передачі документів в архівні установи у разі ліквідації або реорганізації підприємства;

- інформація про місце розташування архівних установ, що зберігають архівні документи в Україні;

- інформація «Перші кроки до незалежності (23 роки тому) (за документами Державного архіву Київської області).

5.3.,5.4.Найцікавіша тематика досліджень, які проводилися користувачами у читальному залі архіву; інформація про іноземних користувачів. Кількість виданих од. зб., якими користувались у читальному залі.

В 2014 році в читальній залі при плані 5 працювало 12 користувачів. Іноземних користувачів в читальному залі не було. При плані 90 од.зб. видано 93 од.зб. користувачам читального залу архівного відділу. Основною темою досліджень, які проводились 12 користувачами в читальному залі, була тема виявлення документів про надання земельних ділянок та отримання житлової площі.

Читальна зала архівного відділу не забезпечена робочими місцями з виходом до мережі Інтернет, тому документи в електронному вигляді дослідникам не видавались.

5.5.Назви збірників документів, над підготовкою яких працював архів; етапи виконаних робіт у звітному році. Не розроблялись.

5.6.Хід виконання роботи з розсекречування документів НАФ. Робота не проводилась.

5.7.Заходи, вжиті на виконання доручень Уряду, спрямованих на поліпшення організації роботи із зверненнями громадян у напрямку активізації роботи з соціального захисту, заходи, вжиті архівом для поліпшення роботи із зверненнями громадян (наявність баз даних, надання консультацій і роз’яснень з найбільш актуальних питань, що порушуються громадянами у зверненнях на сторінках ЗМІ, запровадження консультативних веб-сторінок “Звернення громадян” на офіційних веб-порталах, ведення інформаційно-пошукових систем обліку звернень громадян і контролю за вирішенням порушених у них питань).

В архівному відділі створені для покращення роботи з громадянами:

- тематичний каталог документів архівних фондів міської та селищних рад;

- алфавітна тематична довідкова картотека з питань землекористування та будівництва, в якій вказані прізвища громадян, за заявами яких були прийняті рішення:

- Ірпінською міською радою та її виконавчим комітетом (за 1944-2005 р.р.),

- Бучанською селищною радою та її виконавчим комітетом (за 1947-2000 р.р.),

- Гостомельською селищною радою та її виконавчим комітетом (за 1944-2007 р.р.),

- Ворзельською селищною радою та її виконавчим комітетом (за 1946-2005 р.р.),

- Коцюбинською селищною радою та її виконавчим комітетом (за 1944-2007 р.р.),

- Яблунською сільською радою та її виконавчим комітетом (за 1945-1966 р.р.);

- алфавітна довідкова картотека про обрання депутатом Ірпінської міської ради (за 1961-2002 р.р.);

- картотека документів з особового складу евакуйованих організацій м.Прип'яті та м.Чорнобиля (1986 р.) із зазначенням місцезнаходження документів;

- на сторінці архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на веб-сайті Ірпінської міської ради та її виконавчого комітету розміщено відомості про архівний відділ, а саме: адресу, час роботи, дні та години прийому громадян, обсяг та склад фондів, порядок звернення до архівного відділу;

- ведеться постійний контроль за виконанням запитів громадян; термін виконання запитів практично не перевищує 14 календарних днів, але не більше 30 календарних днів, скарг від громадян про неналежне виконання запитів у 2014 році не надходило.

В 2013 році прийнято громадян:

Загальна кількість

у т.ч. про підтвердження трудового стажу

Основна тематика, що переважала в зверненнях громадян

1018

На особистому прийомі розглянуто 1018 звернень громадян. Прийнято запитів: тематичних – 460, соціально-правового характеру – 33. Надано консультування по роботі з документами представникам юридичних осіб та рекомендації громадянам звернутися в установи за місцем знаходження документів - 525 особам.

Звернень про підтвердження трудового стажу в 2013 році: було 2 запити.

Тематичні запити: кількість заяв на рівні 2013 року.

довідка: 2013 р. 469

В зверненнях соціально-правового характеру переважали звернення про встановлення опіки над неповнолітніми, про проживання в Чорнобильській зоні, роботу та відрядження в Чорнобильську зону для ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС, про навчання в вищих учбових закладах, про стаж роботи, про перейменування та реорганізацію установ.

В тематичних запитах переважали звернення про виділення земельних ділянок, про дозвіл на будівництво, добудову, документи відділу містобудування та архітектури – акти обстеження домоволодінь з графічним зображенням, про надання житла, про постановку громадян на квартирний облік, про прийняття побудованих об'єктів в експлуатацію; про приватизацію земельних ділянок та житла.

5.8.Кількість запитів щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах або за вислугу років – в 2014 році було 2 запити про підтвердження трудового стажу. Документи з особового складу щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій в архівному відділі не зберігаються, всі передані в трудовий архів.

5.9.Копії міжнародних договорів про співробітництво з архівними установами та іншими організаціями іноземних держав, укладені упродовж року. Не укладались.

5.10.Виконання зобов’язань за діючими міжнародними договорами про співробітництво в галузі архівної справи. Не виконувались.

5.11.Службові відрядження за кордон, проведені міжнародні зустрічі, переговори та участь у міжнародних конференціях, семінарах та інших заходах, що здійснювалися у рамках міжнародного співробітництва упродовж року (поточного року/звітного періоду).

Не проводились.

5.12.Форми співробітництва зі ЗМІ, кількість опублікованих статей за документами архівів, прес-конференцій, інтерв’ю, опублікованих на сторінках періодичної преси, виступів по радіо та телебаченню

5.13.Кількість та тематичний перелік запитів, що виконуються на платній основі.

В 2014 році на платній основі виконано тематичних запитів 460 запит та видано за цими запитами 798 належним чином завірених копій, витягів документів та листів.

Тематичні запити стосувались питань виявлення інформації та надання завірених належним чином копій документів щодо виділення земельних ділянок, про дозвіл на будівництво, добудову, документи відділу містобудування та архітектури – акти обстеження домоволодінь з графічним зображенням, про надання житла, про постановку громадян на квартирний облік, про прийняття побудованих об'єктів в експлуатацію; про приватизацію земельних ділянок та житла.

5.14.Тематика соціально-правових запитів, що переважала у поточному році, та прогноз щодо збільшення (зменшення) кількості звернень тієї чи іншої тематики у наступному році.

В зверненнях соціально-правового характеру переважали звернення про встановлення опіки над неповнолітніми, про проживання, роботу та відрядження в Чорнобильську зону, про стаж роботи за документами Дитячо-юнацької спортивної школи і Ірпінського індустріального технікуму.

Передбачається отримання запитів соціально-правового характеру з питань обрання депутатами міської ради, встановлення опіки над неповнолітніми та інші.

5.15.Кількість користувачів, що працювали у читальних залах за генеалогічною тематикою, відсоток негативних відповідей, наявність методичних розробок з виконання таких запитів; співпраця з генеалогічними товариствами, іншими організаціями.

За генеалогічною тематикою користувачі у читальній залі архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради не працювали.

Начальник архівного відділу виконавчого

комітету Ірпінської міської ради І.В.Волгіна

«____» ______ 2014 р.

Звіти за минулі роки