№ з/п

Назва заходів

Термін виконання

Виконавці

Відмітка про викона-ння

1

2

3

4

5

1.1.

Ремонт документів з паперовою основою – 450 арк.

І кв.

головний спеціаліст

1.2.

Оправлення та підшивка документів – 30 од. зб.

І-ІV кв.

головний спеціаліст

1.3.

.

Картонування документів постійного зберігання –457 од. зб.

І-ІV кв.

головний спеціаліст

1.4.

Перевіряння наявності документів – 1865од. зб.

І-ІІ кв.

начальник,

головний спеціаліст

1.5.

Оформлення результатів перевіряння наявності - 4

І-ІІ кв.

начальник

1.6.

Написання ярликів на картонажі – 91 ярликів

І-ІV кв.

головний спеціаліст

1.7.

Ведення книги обліку надходжень документів на постійне зберігання – 9 записів

І-ІV кв.

начальник

1.8.

Внесення змін до аркушів фондів – 9 записів

І-ІV кв.

начальник

1.9.

Внесення змін до карток фондів – 9 карток

І-ІV кв.

начальник

1.10.

Внесення даних до Відомостей про зміни у складі та обсязі фондів -

І-ІV кв.

начальник

2.1.

Переведення в електронний формат каталожні картки - 1000

І-ІV кв.

начальник,

головний спеціаліст

3.1.

Приймання на державне зберігання управлінської документації – 457 од. зб.

І-ІV кв.

начальник

3.2.

Перевірка фізичного та санітарно-гігієничного стану справ, що підлягають прийманню на постійне зберігання – 457 справ

І-ІV кв.

начальник,

головний спеціаліст

3.3..

Схвалення ЕПК описів справ на управлінську документацію – 457 од. зб.

Погодження ЕПК :

-описів справ з особового складу – 276од. зб.;

-номенклатур справ списку  - 7;

-актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду – 278 позицій.

І-ІV кв.

начальник

головний спеціаліст

3.4.

Проведення перевірянь підприємств, установ і організацій – 5 комплекс-них перевірок.

І-ІV кв.

начальник ,

головний спеціаліст

3.5.

Надання методичної допомоги в розробленні та рецензуванні нормативних документів із роботи архівних підрозділів і діловодних служб установ:

- зведеної номенклатури справ – 7 номенклатур

І-ІV кв.

начальник ,

головний спеціаліст

3.6.

Надання методичної та практичної допомоги у складанні описів справ:    

- постійного зберігання – 457од. зб.;

- описів справ з особового складу – 276од. Зб;

- актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду – 278позицій.   

І-ІV кв.

начальник ,

головний спеціаліст

3.7.

Консультування працівників діловодних служб та архівних підрозділів – 14 консультацій

І-ІV кв

начальник

3.8.

Проведення семінару з працівниками

діловодних служб та архівних підрозділів – 1 семінар

ІV кв.

начальник ,

головний спеціаліст

3.9.

Формування та ведення наглядових справ – 21наглядових справ

І-ІV кв.

начальник

4.1.

Виконання запитів:

- тематичних – 450;

- соціально-правового характеру –6

І-ІV кв.

головний спеціаліст

4.2.

Організація роботи користувачів в архівному відділі  - 5 користувача

І-ІV кв.

головний спеціаліст

4.3.

Приймання громадян – 850 запитів

І-ІV кв.

начальник ,

головний спеціаліст 

4.4.

Підготовка виставки документів – 3 виставки

І-ІV кв.

начальник ,

головний спеціаліст

5.1.

Організація роботи ЕК архівного відділу, складання протоколів, здійснення обліку і звітності, ведення документації

І-ІV кв.

начальник ,

головний спеціаліст

5.2.

Складання річних планів роботи відділу:

- ф.101;

- ф.110;

- ф.112.

ІV кв.

начальник

5.3.

Складання річних звітів:

- ф.201;

- ф.202;

- ф.209;

- ф.112;

- паспорт архівного відділу

ІV кв.

начальник

5.4.

Складання звіту про стан і обсяг документів, які зберігаються в архівних підрозділах юридичних осіб - звіт

ІV кв.

начальник

5.5.

Ведення діловодства в архівному відділі – протягом року

І-ІV кв.

головний спеціаліст

Найменування завдання

Кількість та номери фондів, кількість справ

Термін виконання завдання

Відповідальні

1. Перевіряння облікових документів

6 фондів

Ф.15, Ф.26, Ф.28, Ф.33, Ф.37, Ф.41

2016

начальник архівного відділу

головний спеціаліст

2. Перевіряння книги видавання справ

Один раз на місяць (щорічно)

начальник архівного відділу

3.Перевіряння наявності, стану та руху документів НАФ

6 фондів

1865 од.зб.

Ф.15, Ф.26, Ф.28, Ф.33, Ф.37, Ф.41

2016

начальник архівного відділу

головний спеціаліст

4. Перевіряння наявності, стану та руху документів НАФ, що зберігають юридичні та фізичні особи

Ф. 79 (2008-2010) – 114 од.зб.

2016

начальник архівного відділу

5.Аналіз фізичного стану документів НАФ та умов їх зберігання

щорічно

начальник архівного відділу

№ з/п

Назва установи

Перевірки в установах

(вид перевірки: комплексна, тематична, контрольна)

строк перевірки

план

1

2

3

4

1

Гостомельська селищна рада та її виконавчий комітет

ІІІ кв.

комплексна

2

Управління освіти Ірпінської міської ради

І кв.

комплексна

3

Управління Пенсійного фонду України у м.Ірпінь

ІІ кв.

комплексна

4

Ірпінська об’єднана державна податкова інспекція Головного управління Міндоходів у Київській області

І кв.

комплексна

5

Іорпінське міське управління юстиції

ІІ кв.

комплексна

№ з/п

Назва установи

Передавання документів в архівний відділ (кількість од.зб.)

строк переда-вання

план

факт

1

2

3

4

1

Ірпінська міська рада та її виконавчий комітет

І кв.

108(2009)

2

Фінансове управління Ірпінської міської ради

ІІІ кв.

83(2006-2009)

3

Комунальне підприємство «Редакція газети «Ірпінський вісник»

ІІ кв.

18 (2006-2007)

4

Загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів № 17 м.Ірпінь

ІІІ кв.

4 (2004-2007)

5

Управління освіти Ірпінської міської ради

ІV кв.

65(2003-2007)

6

Відділ культури, національностей та релігій Ірпінської міської ради

ІІ кв.

23 (2007-2008)

7

Національний університет державної податкової служби України

ІІ кв.

121 (2007-2008)

8

Комунальний заклад «Ірпінська центральна міська лікарня» Ірпінської міської ради

ІV кв.

17 (2007-2008)

9

Управління Пенсійного фонду України у м.Ірпінь

ІV кв.

18 (2007)

Всього:

457