1. Основні організаційні заходи

У зв’язку  із звільненням начальника архівного відділу підготовлені проекти та прийняті розпорядження Ірпінського міського голови від 26.02.2015р. №44-о, від 30.03.2015р. №43 «Про створення комісії з прийому - передачі матеріальних цінностей архівного відділу.

Було проведене повне передавання матеріальних цінностей, про що складені відповідні акти.

Проект рішення виконавчого комітету Ірпінської міської ради Про надання згоди на безоплатну передачу стелажів  з балансу відділу культури, національностей та релігій Ірпінської міської ради на баланс архівного відділу виконавчого комітету  Ірпінської міської ради.

В 2015 році по архівному відділу підготовлено 5 наказів з питань основної діяльності:

  Складено 12 табелів робочого часу працівників відділу за кожен місяць та подано міському голові 14 подань щодо преміювання працівників відділу.

В архівному відділі 10.10.2015. проведено семінар з питань ведення діловодства та архівної справи з працівниками відповідальними за діловодство та архівну справу установ джерел формування НАФ.

Начальник архівного відділу приймала участь:

-         29.04.2015р. у роботі наради-семінару  на тему «Робота із зверненнями громадян в архівних установах Київської області» в приміщені ДАКО ;

-         12.06.2015р. в роботі семінару на тему «Організація роботи з електронними документами в діловодстві установ та їх передавання на архівне зберігання» в приміщенні Київської Облдержадміністрації;

-         25.06.2015р. в засіданні експертно-перевірної комісії державного архіву;

-         З 22 по 24 вересня 2015року в семінарі на тему «Організація роботи архівних установ Київської області»;

-          в щомісячних нарадах у міського голови з питання поточної діяльності управлінь та установ міста Ірпінь та селищ.

2. Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду.

З метою забезпечення режиму охорони в архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради та трудовому архіві виконавчого комітету Ірпінської міської ради, керуючись Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи».

На виконання розпорядження голови Київської обласної Державної адміністрації від 09.04.2008 №547 «Про заходи щодо забезпечення збереженості документів в архівних установах Київської області» з метою недопущення їх втрати, щодо зміцнення матеріально-технічної бази архівного відділу:

 створені та діють накази начальника архівного відділу:

-                     №3 від 06.04.2015 Про міри протипожежної, охоронної безпеки;

-                     №4 від 06.04.2015 Про призначення відповідального за технічний стан вогнегасників;

-                     №5 від 06.04.2015 Про режим роботи архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради та охоронний режим зберігання архівних документів;

-                     №6 від 06.04.2015 Про відповідальних осіб за протипожежну безпеку;

-                     №7 від 06.04.2015 Про заходи щодо використання електроенергії та водопостачання.

В архівному відділі 07.04.2015 проведені інструктажі:

-         по охороні праці працівників архівного відділу;

-         з пожежної безпеки;

-         про порядок прийому і здачі архівного відділу на пульт ДСО.

План евакуації працівників і відвідувачів з приміщення архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради, затверджений керуючим справами виконкому Ірпінської міської ради 10.04.2015 року.

В приміщенні архівного відділу в коридорі знаходиться стенд «Заходи протипожежної безпеки», на якому розміщено: План евакуації працівників і відвідувачів з приміщення архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради, Інструкція з пожежної безпеки для архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад та трудових архівів Київської області, малюнки про заходи пожежної безпеки в установах з масовим перебуванням людей, номер телефону пожежної служби та інформація щодо дії працівників у разі виникнення пожежі; Перелік практичних дій працівників архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на випадок несанкціонованого проникнення до приміщень архіву, Перелік практичних дій працівників архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на випадок надзвичайних ситуацій техногенного характеру.

В коридорах та вестибюлі запасного виходу архівного відділу розміщені знаки  та напрямки «шляхів евакуації» працівників і відвідувачів з приміщення архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради на випадок надзвичайної ситуації. На дверях всіх архівосховищ розміщені знаки про заборону паління в приміщенні архівного відділу.

В архівному відділі в вестибюлі запасного виходу знаходиться протипожежний щит з необхідними засобами пожежогасіння та ящик з піском.

             В 2015 році проведено ремонт та часткове оновлення охоронної та пожежної сигналізації.

Підлоги в вестибюлі та коридорі оброблено  антигрибковим розчином, замінено старе покриття. Замінені та пофарбовані покриті корозією, аварійні водопровідні труби, протікаюча сантехніка. Оброблені від іржі та грибка, пофарбовані батареї, труби, вікна, грати, двері, плінтуси. Прокварцовані всі сховища та робочі кімнати архівного відділу. Кожного місяця проводиться санітарний день, щоквартально - генеральне прибирання.

Ведеться контроль температурно-вологісного режиму зберігання документів, протипожежного стану в усіх 6 сховищах архівного відділу

Проведена профілактична промивка батарей.

В 2015 році проведено перевіряння наявності та фізичного стану документів 3 фондів, які зберігаються в архівному відділі, перевірено 3796 справ, складені і відповідно оформлені акти.

Проведено перевіряння наявності та фізичного стану документів 1 фонду, що зберігають юридичні особи. При плані 185 справи перевірено 291 справу, про що складений відповідний акт.

В 2015 році при плані 420 од.зб. прийнято на постійне зберігання управлінської документації документів НАФ (опис №1) – 472 від 3 установ.

Всі документи пройшли перевірку фізичного та санітарно-гігієнічного стану справ, перевірена кількість аркушів у справах.

            На всі документи складені відповідні акти прийому-передачі та зроблені записи в книзі обліку надходження документів на постійне зберігання.

3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів  Національного архівного фонду.

На 2015 рік запланована і виконана робота по переведенню каталожних карток тематично-довідкової картотеки документів ф.1 «Ірпінська міська рада та її виконавчий комітет» рубрики «Капітальне будівництво» в картки в електронному вигляді за формою електронного каталогу в кількості 1000 карток (при плані 1000 карток).

4. Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

Погоджено 1 інструкцію з діловодства, 1- положення про архівний підрозділ, 6- положень про ЕК. Всього погоджено 6 номенклатур справ організацій – джерел формування НАФ.

5. Використання інформації документів НАФ.

Підготовлено та проведено  2 виставки: до 19-річниці Конституції України та до Дня міста Ірпеня.

На на веб-сайті Ірпінської міської ради та її виконавчого комітету надається інформація про події в архівній галузі Приірпіння.

Проводились екскурсії з працівниками відповідальними за діловодство та архівну справу щодо забезпечення збереженості архівних документів, організації та обліку документів в архіві.

В 2015 році в читальній залі працювало 24 користувачі. Основна тема досліджень - виявлення документів про надання земельних ділянок, отримання житлової площі, генплану сел. Ворзель, про зміну назв вулиць та нумерації будинків. Видано 214 од.зб. користувачам читального залу архівного відділу.

В 2015 році 343 тематичних запитів виконано на платній основі, що склало 56%.

Тематичні запити стосувались питань виявлення інформації та надання завірених належним чином копій документів щодо виділення земельних ділянок, про дозвіл на будівництво, добудову, документи відділу містобудування та архітектури – акти обстеження домоволодінь з графічним зображенням, про надання житла, про постановку громадян на квартирний облік, про прийняття побудованих об'єктів в експлуатацію; про приватизацію земельних ділянок та житла.

Надійшло 17 запити соціально-правового характеру, з них виконано із позитивним результатом – 15 запитів,  з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів виконано – 2 запити.

В зверненнях соціально-правового характеру переважали звернення про встановлення опіки над неповнолітніми, про проживання, роботу та відрядження в Чорнобильську зону, про навчання в вищих учбових закладах.

В 2016році не передбачається збільшення запитів соціально-правового характеру на зазначені теми.

Начальник                                                                                            Л.В. Зброжек