1. Основні організаційні заходи

1.1 Кількість підготовлених і внесених в установленому порядку проектів рішень, розпоряджень органів вищого рівня, із них прийнятих, та конкретні заходи щодо їх виконання.

Проект рішення виконавчого комітету Ірпінської міської ради «Про погодження номенклатур справ, науково-технічне опрацювання документів, приймання документів на державне зберігання, перевіряння діловодства та архівної справи в установах зони комплектування архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на 2016рік» ( рішення №20 від 15.01.2016р.).

Проект рішення виконавчого комітету Ірпінської міської ради «Про внесення змін до рішення №4 від 15.01.2016р. «Про види громадських та інших робіт тимчасового характеру, їх організацію та проведення у 2016році» (рішення №86 від 26.04.2016р.).

Проект рішення  Ірпінської міської ради «Про внесення змін до рішення Ірпінської міської ради від 27.06.2013р. №3304-45-VI «Про затвердження програми зайнятості населення м. Ірпеня та селищ Ворзель, Гостомель, Коцюбинське на 2013-2017роки» (рішення №734-14- VIІ від 19.05.2016р.).

Проект розпорядження виконавчого комітету Ірпінської міської ради «Про прийняття на громадські роботи» (розпорядження №171 від 01.08.2016р.).

1.2 Здійснення заходів щодо виконання законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України, наказів Держкомархіву України, розпо­ряджень державних адміністрацій, рішеньрад.

На виконання листа Державної  архівної Київської області  від 22.03.2016 №01-33/188 надана інформація про стан ведення діловодства та науково-технічного опрацювання документів в управлінні Пенсійного фонду України в м. Ірпені.

На виконання листа Державної  архівної служби України,  від 21.03.2016 №01.1/824 надана інформація «Про проведення анкетування юридичних осіб- джерел формування НАФ щодо стану електронного документообігу».

На виконання доручення голови Київської обласної державної адміністрації  від 22.07.2015 №42-1, листа Державного архіву Київської області  від 25.05.2016 №01-33/385 надана інформація щодо стану  упорядкування документів селищних рад Ірпінського регіону.

На виконання наказу Державної архівної служби України від 15.08.2012р., відповідно до листа Державного архіву Київської області  від 13.06.2016 №01-32/424 надана інформація щодо посилення протипожежного захисту в архівному відділі.

На виконання  розпорядження голови Київської обласної державної адміністрації, листа Державного архіву Київської області,  від 08.07.2016 №01-33/489 надана інформація «Щодо виявлення документів до 25-ї річниці незалежності України».

На виконання листа Державного архіву Київської області  від 29.09.2016 №01-33/742 надана інформація «Про заходи щодо забезпечення збереженості документів в архівному відділі».

На виконання листа Державної  архівної Київської області  від 27.10.2016 №01-33/829 надана інформація про стан ведення діловодства та науково-технічного опрацювання документів в Ірпінському міському центрі зайнятості.

1.3 Кількість підготовлених і поданих до місцевих органів вико­навчої влади і органів місцевого самоврядування доповідних записок, ін­формацій та ін., результати їх розгляду.

         На ім’я  міського голови було надано:

-         Про виділення принтера для  архівного відділу (від 12.01.2016р. №01-21/1);

-         Про прибирання архівного відділу (від  19.01.2016р. №01-21/2);

-         Подання про додаткове виділення коштів для використання громадських робіт в архівному відділі (від 15.06.2016р. №01-21/24);

-         Подання про  виділення офісних стільців для  архівного відділу (від 27.07.2016р. №01-21/32);

-         Про виділення коштів на придбання технічних засобів для оцифровки документів (від 15.06.2016р. №01-21/24).

В установи джерел формування НАФ надіслані листи:

- про надання документів – 21лист;

- про комплексну перевірку -4 листи;

- проведено анкетування – 29 листів;

- про надання паспорту архівного підрозділу - 29 листів;

- про упорядкування документів селищних рад -3листи.

-                 

1.4. Кількість проведених засідань дирекцій, колегій та перелік роз­глянутих питань.Не проводились.

1.5. Розроблено нормативно-правових актів, у т.ч. тих, що підлягають державній реєстрації, з них зареєстровано.

В 2016 році по архівному відділу підготовлено 6 наказів з питань основної діяльності:

  Складено 12 табелів робочого часу працівників відділу за кожен місяць та подано міському голові 13 подань щодо преміювання працівників відділу.

1.6. Кількість здійснених комплексних, тематичних, контрольних пе­ревірок архівних відділів райдержадміністрацій і міських архівів.

В 2016 році здійснено 4 комплексні та 1 тематична перевірки в установах джерел формування НАФ.

1.7. Проведено нарад, семінарів, конференцій, круглих столів, їхня тематика; взято участь у нарадах, що проводилися іншими установами.

В архівному відділі 27.10.2016 р. проведено семінар з питань ведення діловодства та архівної справи з працівниками, відповідальними за діловодство та архівну справу установ джерел формування НАФ.

Начальник архівного відділу приймала участь:

-         17.02.2016р. у роботі розширеного засідання колегії Державного архіву Київської області;

-         18-22.04.2016р. у роботі семінару за професійною програмою в Центрі перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування (перший тиждень);

-         22.04.2016р.в роботі семінару з представниками  управління  Пенсійного фонду України у Київській області щодо ведення діловодства та науково-технічного опрацювання документів;

-         09.06.2016р.в роботі семінару «Архіви музеїв Київщини – складова НАФ України»;

-         21-24.06.2016р. в роботі семінару за професійною програмою в Центрі перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування (другий тиждень);

-         10.11.2016р. в семінарі з представниками Київського обласного та районних міських центрів зайнятості щодо ведення діловодства та науково-технічного опрацювання документів;

-         в щомісячних нарадах у міського голови з питання поточної діяльності управлінь та установ міста Ірпінь та селищ.

1.8. Підготовлено оглядових і узагальнюючих документів.

            У 2016 році  направлені інформування:

- Ірпінському міському голові, Бучанському міському голові та в Державний архів Київської області  про вилучення документів фонду №11 Генеральною прокуратурою України (листи від 22.07.2016);

            - в ДАКО узагальнення документів, які відтворюють шлях України до незалежності (документи місцевих рад, виконкомів, публікацій у місцевій пресі) (листи від 13.07.2016);

            -  Народному депутату України В.Ф. Старуку про пошук документів фонду №11 «Бучанська селищна рада та її виконавчий комітет» (лист від 31.08.2016р.);

            - в ДАКО щодо ведення діловодства та науково-технічного опрацювання документів Ірпінського міського центру зайнятості(лист від 28.10.2016р.).

1.9. Здійснено заходи щодо розвитку мережі архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ (їх загальна кількість).

В м.Ірпінь створений і діє трудовий архів виконавчого комітету Ірпінської міської ради, який постійно приймає документи ліквідованих підприємств та організацій зони комплектування архівного відділу.

2. Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду.

2.1. Проведення заходів щодо поліпшення умов зберігання доку­мен­тів, оптимального розміщення в архівосховищах, контролю за наяв­ністю та фізичним станом документів.

З метою забезпечення режиму охорони в архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради та трудовому архівівиконавчого комітету Ірпінської міської ради, керуючисьЗаконом України «Про місцеве самоврядування в Україні»,Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», на виконання розпорядження голови Київської обласної Державної адміністрації від 09.04.2008 №547 «Про заходи щодо забезпечення збереженості документів в архівних установах Київської області» з метою недопущення їх втрати, щодо зміцнення матеріально-технічної бази архівного відділу:

 створені та діють накази начальника архівного відділу:

-                     №2 від 15.01.2016р. Про міри протипожежної, охоронної безпеки;

-                     №3 від 15.01.2016р. Про режим роботи архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради та охоронний режим зберігання архівних документів;

-                     №4 від 15.01.2016р. Про призначення відповідального за технічний стан вогнегасників;

-                     №5 від 15.01.2016 р. Про відповідальних осіб за протипожежну безпеку.

В архівному відділі 15.01.2016року проведені інструктажі:

-         по охороні праці працівників архівного відділу;

-         з пожежної безпеки;

-         про порядок прийому і здачі архівного відділу на пульт ДСО.

План евакуації працівників і відвідувачів з приміщення архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради, затверджений керуючим справами виконкому Ірпінської міської ради 10.04.2016 року.

В приміщенні архівного відділу в коридорі знаходиться стенд «Заходи протипожежної безпеки», на якому розміщено: План евакуації працівників і відвідувачів з приміщення архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради, Інструкція з пожежної безпеки для архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад та трудових архівів Київської області, малюнки про заходи пожежної безпеки в установах з масовим перебуванням людей, номер телефону пожежної служби та інформація щодо дії працівників у разі виникнення пожежі; Перелік практичних дій працівників архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на випадок несанкціонованого проникнення до приміщень архіву, Перелік практичних дій працівників архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на випадок надзвичайних ситуацій техногенного характеру.

В коридорах та вестибюлі запасного виходу архівного відділу розміщені знаки  та напрямки «шляхів евакуації» працівників і відвідувачів з приміщення архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради на випадок надзвичайної ситуації. На дверях всіх архівосховищ розміщені знаки про заборону паління в приміщенні архівного відділу.

В архівному відділі в вестибюлі запасного виходу знаходиться протипожежний щит з необхідними засобами пожежогасіння та ящик з піском.

                 В 2016 році проведено перевіряння та заправка вогнегасників.

 Прокварцовані всі сховища та робочі кімнати архівного відділу. Кожного місяця проводиться санітарний день, щоквартально - генеральне прибирання.

Ведеться контроль температурно-вологісного режиму зберігання документів, протипожежного стану в усіх 6 сховищах архівного відділу.

В 2016 році проведено перевіряння наявності та фізичного стану документів 7 фондів, які зберігаються в архівному відділі, перевірено 1882 справи, складені і відповідно оформлені акти.

2.2. Відомості про кількість фондів і частин фондів, що надійшли до архіву у звітному році.

В 2016 році створено новий фонд №85 (Ірпінське міське управління юстиції у Київській області) та прийнято на постійне зберігання управлінської документації документів НАФ (опис №1) – 50 од.зб.

За звітний рік прийнято на постійне зберігання управлінської документації документів НАФ (опис №1) – 645 од. зб. від 7 установ

Всі документи пройшли перевірку фізичного та санітарно-гігієнічного стану справ, перевірена кількість аркушів у справах.

На всі документи складені відповідні акти прийому-передачі та зроблені записи в книзі обліку надходження документів на постійне зберігання.

2.3. Відомості про кількість виявлених документів історико-культур­ної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України.

Не виявлені.

3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів  Національного архівного фонду.

3.1. Назви найважливіших фондів, в яких проведено описання документів, удосконалення та перероблення описів, каталогізація.

Робота щодо описування документів, удосконалення та переробляння описів в 2016році не проводилась. Переведення каталожних карток тематично-довідкової картотеки документів ф.1 «Ірпінська міська рада та її виконавчий комітет» рубрики «Капітальне будівництво» в картки в електронному вигляді за формою електронного каталогу в кількості 500 карток.

Продовжена каталогізація ф. 1     «Ірпінська міська рада та її виконавчий комітет». Опрацьовано 86 од.зб., надруковано та внесено до електронного каталогу 4242 карток.

3.2. Назви довідково-інформаційних видань, підготовка яких прово­дилася у звітному році; етапи роботи з підготовки видань у звітному році.

 Робота не проводилась.

3.3. Впровадження в архіві автоматизованих інформаційно-пошуко­вих систем.

На 2016 рік виконана робота по переведенню каталожних карток тематично-довідкової картотеки документів ф.1 «Ірпінська міська рада та її виконавчий комітет» рубрики «Капітальне будівництво» в картки в електронному вигляді за формою електронного каталогу в кількості 500 карток.

Продовжена каталогізація ф. 1     «Ірпінська міська рада та її виконавчий комітет». Опрацьовано 86 од.зб. надруковано та внесено до електронного каталогу 4242 карток.

Продовжена робота щодо  ведення електронних журналів:

-         журнал реєстрації письмових запитів;

-         журнал реєстрації консультацій: на особистому прийомі, по телефону, електронною поштою або по зворотному зв’язку;

-         журнал вхідної кореспонденції;

-         журнал вихідної кореспонденції.

4. Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

4.1. Кількість погоджених архівом положень про архівні підрозділи, діловодні служби, експертні комісії, інструкцій з діловодства. Кількість погоджених архівом номенклатур справ підприємств, установ і організацій-джерел комплектування архівів, окремо – кількість погоджених номенклатур справ інших підприємств, установ і організацій.

Погоджено  2 положення про ЕК. Всього погоджено 10 номенклатур справ організацій – джерел формування НАФ.

4.2. Кількість здійснених комплексних, тематичних та контрольних перевірок роботи з документами в установах, організаціях і підприємствах у зоні комплектування архівного відділ.

В 2016 році здійснено 4 комплексні та 1 тематична перевірка в установах джерел формування НАФ.

4.4. Проведення нарад, семінарів із працівниками діловодних служб і архівних підрозділів, їхня тематика.

В архівному відділі 27.10.2016 проведено семінар з питань ведення діловодства та архівної справи з працівниками відповідальними за діловодство та архівну справу установ джерел формування НАФ.

5. Використання інформації документів НАФ.

5.1. Тематика інформаційних документів, виставок, радіо-телепере­дач, публікацій у пресі, плакатів, альбомів за документами архіву.

Підготовлено та проведено  5 виставок:

- on-line виставку «Народні месники Приірпіння»;

- до 20-річниці Конституції України;

- до Дня незалежності України;

- до Дня міста Ірпеня;

- до Дня вшанування пам’яті жертв голодомору.

5.2. Тематика зустрічей із громадськістю, вечорів, лекцій, екскурсій; інших форм використання інформації документів НАФ, які були здійснені у звітному році.

На веб-сайті Ірпінської міської ради та її виконавчого комітету надається інформація про події в архівній галузі Приірпіння.

Проводились екскурсії з працівниками, відповідальними за діловодство та архівну справу, щодо забезпечення збереженості архівних документів, організації та обліку документів в архіві.

5.3. Найцікавіша тематика досліджень, які проводилися користу­вачами у читальному залі архіву; інформація про іноземних користувачів.

В 2016 році в читальній залі працювало 23 користувачі. Іноземних користувачів в читальному залі не було. Основна тема досліджень - виявлення документів про надання земельних ділянок, отримання житлової площі, генплану сел. Ворзель, про зміну назв вулиць та нумерації будинків, вивчення пам’ятників та культурної спадщини Приірпіння, щодо виборів депутатів та голів селища Буча.

5.4.  Кількість виданих од. зб., якими користувались у читальному залі.

Видано 426 од.зб. користувачам читального залу архівного відділу.

5.5. Назви збірників документів, над підготовкою яких працював архів; етапи виконаних робіт у звітному році.

Не розроблялись.

5.6. Хід виконання роботи з розсекречування документів НАФ.

Робота не проводилась.

5.7. Заходи, вжиті на виконання доручень Уряду, спрямованих на поліпшення організації роботи із зверненнями громадян у напрямку активізації роботи з соціального захисту, заходи, вжиті архівом для поліпшення роботи із зверненнями громадян (наявність баз даних, надання консультацій і роз’яснень з найбільш актуальних питань, що порушуються громадянами у зверненнях на сторінках ЗМІ, запровадження консультативних веб-сторінок “Звернення громадян” на офіційних веб-порталах, ведення інформаційно-пошукових систем обліку звернень громадян і контролю за вирішенням порушених у них питань).

В архівному відділі створені для покращення роботи з громадянами:

-         тематичний каталог документів архівних фондів міської та селищних рад;

-         продовжується робота щодо створення електронного універсального каталогу;

-         алфавітна тематична довідкова картотека з питань землекористування та будівництва, в якій вказані прізвища громадян, за заявами яких були прийняті рішення:

-         алфавітна довідкова картотека про обрання депутатом Ірпінської міської ради (за 1961-2002 р.р.);

-         картотека документів з особового складу евакуйованих організацій м.Прип'яті та м.Чорнобиля (1986 р.) із зазначенням місцезнаходження документів;

-         продовжена робота наповнення електронного каталогу;

-         на сторінці архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на веб-сайті Ірпінської міської ради та її виконавчого комітету розміщено відомості про архівний відділ, а саме: адресу, час роботи, дні та години прийому громадян, обсяг та склад фондів, порядок звернення до архівного відділу;

-         ведеться постійний контроль за виконанням запитів громадян; термін виконання запитів не перевищує 14 календарних днів, скарг від громадян про неналежне виконання запитів у 2016 році не надходило.

5.8. Кількість запитів щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах або за вислугу років.

            В 2016 році було 8 запити про підтвердження  трудового стажу (навчання та проходження практики в вищи учбових закладах). Документи з особового складу щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій в архівному відділі не зберігаються, всі передані в трудовий архів.

5.9. Копії міжнародних договорів про співробітництво з архівними установами та іншими організаціями іноземних держав, укладені упродовж року.

Не укладались.

5.10. Виконання зобов’язань за діючими міжнародними договорами про співробітництво в галузі архівної справи.

Не виконувались.

5.11. Службові відрядження за кордон, проведені міжнародні зустрічі, переговори та участь у міжнародних конференціях, семінарах та інших заходах, що здійснювалися у рамках міжнародного співробітництва упродовж року (поточного року/звітного періоду).

Не проводились.

5.12. Форми співробітництва зі ЗМІ, кількість опублікованих статей за документами архівів, прес-конференцій, інтерв’ю, опублікованих на сторінках періодичної преси, виступів по радіо та телебаченню

В 2016році – опубліковано статтю в газеті «Ірпінський вісник» «Архів… то не просто документи, то долі» та дві статті за документами архіву в on-line газеті «Правда Ірпеня»: « Міський архів запрошує на виставку до Дня незалежності», «10 фактів про Приірпіння та проголошення незалежності України».

5.13. Кількість та тематичний перелік запитів, що виконуються на платній основі.

В 2016 році 301 тематичних запитів виконано на платній основі, що склало 39%.

Тематичні запити стосувались питань виявлення інформації та надання завірених належним чином копій документів щодо виділення земельних ділянок, про дозвіл на будівництво, добудову, документи відділу містобудування та архітектури – акти обстеження домоволодінь з графічним зображенням, про надання житла, про постановку громадян на квартирний облік, про прийняття побудованих об'єктів в експлуатацію; про приватизацію земельних ділянок та житла.

5.14. Тематика соціально-правових запитів, що переважала у поточному році, та прогноз щодо збільшення (зменшення) кількості звернень тієї чи іншої тематики у наступному році.

Надійшло 21 запити соціально-правового характеру, з них виконано із позитивним результатом – 17 запитів,  з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів виконано – 4 запити.

В зверненнях соціально-правового характеру переважали звернення про встановлення опіки над неповнолітніми, про проживання, роботу та відрядження в Чорнобильську зону, про навчання в вищих учбових закладах.

В 2017році не передбачається збільшення запитів соціально-правового характеру на зазначені теми.

5.15. Кількість користувачів, що працювали у читальних залах за генеалогічною тематикою, відсоток негативних відповідей, наявність методичних розробок з виконання таких запитів; співпраця з генеалогічними товариствами, іншими організаціями.

За генеалогічною тематикою користувачі у читальній залі архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради не працювали.

Начальник архівного відділу виконавчого

комітету Ірпінської міської ради                                                           Л.В.Зброжек