1. Забезпечення збереженості та державний облік документів НАФ

п.1.6. Прийняти на державне зберігання 832 справ і закартонувати ці справи у коробки установ, організацій, підприємств, які є фондостворювачами архівного відділу.

п.1.7. На виконання завдань, передбачених Планом заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2017 рік, архівним відділом  запланована робота по перевірці наявності 3 фондів і фізичного стану справ, які зберігаються в архівному відділі – 1667 справ та складанню 3 відповідних  актів.

На виконання завдань, передбачених Планом заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2017 рік, які зберігають юридичні та фізичні особи (в установах) – 119. справ та складанню 1 відповідного  акту.

2. Створення та розвиток довідкового апарату до документів НАФ.

п.2.3. Передбачено внести  в електронний універсальний каталог та роздрукувати 1000 каталожних карток архівного фонду №1 Ірпінської міської ради та її виконавчого комітету, рубрики «капітальне будівництво» та складання  6 карток  фондів,  що  зберігаються  в  архівному  відділі, в яких відбулися зміни, для подання їх в ДАКО.

3. Формування НАФ і експертиза цінності документів. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

п.3.1. У 2015 році передбачено прийняти на державне зберігання 832 справ установ списку №1, оформити на них акти прийому, заповнити картки обліку  документів. 

п.3.2.1. Заплановано  схвалення ЕПК описів на управлінську документацію – 363 од.зб.,

п.3.2.2. Заплановано  погодження ЕПК описів справ з особового складу –  216 од.зб.; номенклатур справ – 5 установ.

п.3.3. Провести експертизу цінностей виборчих документів за 2006-2007роки, які зберігаються в архівному відділі – 235од.зб., в тому числі 137 пакунків.

п.3.5.1. Провести 4 комплексних та 2 контрольні перевірки підприємств, установ і організацій списку №1.

п.3.5.3.1., п.3.5.3.2. Заплановано провести 1 семінар (нараду) з питань дотримання вимог чинного законодавства в галузі архівної справи щодо роботи установ з документами та постановки документів на облік в державі та з питань паспортизації архівних підрозділів установ-джерел формування НАФ у зоні комплектування архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради. Планується запросити на семінар відповідальних за архівну справу установ списку №1 – 35 осіб.

4. Використання інформації документів НАФ.

п.4.1. Виконати 1 ініціативне інформування (1 документ).

п.4.2. Виконати 450 тематичних запитів від юридичних та фізичних осіб, 3 запити соціально-правового характеру.

На особистому прийомі планується прийняти – 730 фізичних та юридичних осіб.

п.4.3. Заплановано підготувати 3 виставки архівних документів до 21-ї річниці Конституції України, до Дня міста Ірпеня, 100-річчя від дня створення архівних установ.

п.4.4. Заплановано надати 8 користувачам – громадянам України послуги читального залу архівного відділу, надати їм для вивчення архівні документи різних фондів у кількості 100 од.зб.

 п.5. Зміцнення матеріально-технічної бази архівів, їх охоронної і пожежної безпеки.

п.5.2.,п.5.7. В 2017 році  за умови виділення коштів з місцевого бюджету планується продовжити роботи по ремонту приміщення архівного відділу та відновленню вентиляційної системи.

п.5.5. Планується  щодо виконання завдань, визначених Наказом Укрдержархівом від 15.08.2012 №145 «Про посилення протипожежного захисту в архівних установах» та Наказу Державного архіву Київської області від 22.08.2012 №60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах»,  а саме за наявності коштів перевірити та перезарядити вогнегасники, посилення охоронної та пожежної безпеки архівних приміщень.

В 2017 році планується:

- організація  обліку  справ, невиявлених в процесі  перевіряння  наявності  і  стану  справ, що  знаходяться  в  розшуку,  складання    списків  цих справ  та  подання  їх  до  Державного  архіву  Київської  області. Постійно вживати  заходів  щодо дотримання  нормативних  вимог  до  організації  своєчасного  обліку документів,  що  надходять  на  постійне зберігання;  вивірення  та  уточнення  облікових  даних фондів, документи яких приймаються;

            - організувати роботу по виявленню унікальних документів Національного  архівного  фонду, що зберігаються в архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради, та подання анотованих переліків унікальних документів НАФ на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Київської області з врахуванням вимог, викладених в листі Укрдержархіву від 05.07.2012 №01.3/2167 «Про складання анотованого переліку унікальних документів   Національного  архівного  фонду;

- постійне  оновлення  інформації власних сторінок  веб-сайту «Електронна мережа архівів Київщини»;

- трудовому архіву виконавчого комітету Ірпінської міської ради - ведення картотеки обліку місцезнаходження документів ліквідованих та реорганізованих підприємств, установ і організацій,  документи з особового складу яких перебувають на зберіганні в трудовому архіві та у правонаступників реорганізованих установ (із зазначенням інформації про склад архівних документів, їх кількість, крайніх дат, пошукових даних, місця зберігання);

- архівному відділі  та трудовому архіві постійне оновлення інформаційного стенду (методичного куточку);

- метою запобігання виникнення надзвичайної ситуації та нещасних випадків в архівному відділі  постійно контролювати виконання Правил з охорони праці, пожежної безпеки, експлуатації інженерних мереж та комунікацій архівних приміщень.

- постійно контролювати і відповідно підтримувати температурно-вологісний режим зберігання документів, протипожежний стан архівосховищ;

- організувати практику студентів та продовжувати співпрацю з міським центром зайнятості щодо організації «громадських робіт» в архівному відділі

- контролювати роботу трудового архіву та надавати консультативно-методичну допомогу працівникам трудового архіву з питань впровадження державної політики у сфері архівної справи і діловодства стосовно централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території міста та інших документів, що не належать до Національного архівного фонду;

Начальник                                                                                                    Л.В. Зброжек