|
Архівний відділ Ірпінської міської ради Київської області |
|
|
Звіт Підсумки роботи архіву за 2017 рік
ЗВІТ про роботу архівного відділу за 2017 рік
1. Основні організаційні заходи
1.1 Кількість підготовлених і внесених в установленому порядку проектів рішень, розпоряджень органів вищого рівня, із них прийнятих, та конкретні заходи щодо їх виконання. Проект рішення виконавчого комітету Ірпінської міської ради «Про погодження номенклатур справ, науково-технічне опрацювання документів, приймання документів на державне зберігання, перевіряння діловодства та архівної справи в установах зони комплектування архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на 2017 рік» ( рішення №4 від 17.01.2017 р.). Проект рішення виконавчого комітету Ірпінської міської ради «Про види громадських та інших робіт тимчасового характеру, їх організацію та проведення у 2017 році» (рішення №31 від 14.02.2017 р.). Проект розпорядження виконавчого комітету Ірпінської міської ради «Про прийняття на громадські роботи» (розпорядження №70-о від 15.05.2017 р.).
1.2 Здійснення заходів щодо виконання законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України, наказів Держкомархіву України, розпоряджень державних адміністрацій, рішень рад. На виконання листа Державного архіву Київської області від 13.03.2017 №01-33/240 надані списки юридичних та фізичних осіб – джерел формування НАФ. На виконання листа Державного архіву Київської області від 03.04.2017 №01-33/320 надана інформація про експонування виставки «Київщина на картах XVI-XIX століття» в Ірпені. На виконання листа Державного архіву Київської області від 04.04.2017 №01-33/332 надана інформація щодо колишнього міського контрольно-ревізійного управління. На виконання листа Державного архіву Київської області від 14.04.2017 №01-33/369 надані копії документів для виставки до 85-річчя утворення Київської області. На виконання листа Державного архіву Київської області від 19.04.2017 №01-32/374 підготовлена презентація «Чорнобильська Трагедія… Факти, долі спогади в архівних документах». На виконання листа Державного архіву Київської області від 19.06.2017 №01-33/537 надана інформація щодо проблемних питань архівного відділу.
На виконання наказу Державної архівної служби України від 15.08.2012 р., відповідно до листа Державного архіву Київської області від 19.06.2017 №01-33/536 надана інформація щодо посилення протипожежного захисту в архівному відділі. На виконання листа Державного архіву Київської області від 26.07.2017 №01-33/634 надана інформація щодо документів Фондів соціального страхування. На виконання листа Державного архіву Київської області від 14.08.2017 №01-33/703 надана інформація щодо документів управлінь ветеринарної медицини. На виконання листа Державного архіву Київської області від 29.08.2017 №01-33/729 надається щотижнева інформація. На виконання доручення Державного архіву Київської області від 06.09.2017 №7 надана інформація щодо упорядкування документів селищними радами. На виконання доручення Державного архіву Київської області від 06.09.2017 №9 надано звіт архівної справи за січень-вересень 2017 року. На виконання листа Державного архіву Київської області від 22.09.2017 №01-33/816 надані пропозиції до проекту Примірної номенклатури справ сільської (селищної) ради об’єднаних громад. На виконання листа Державного архіву Київської області від 10.11.2017 №01-33/929 надана аналітична інформація про експонування виставок Київщина на картах XVI –XIX століття» та «Героїчне і трагічне в історії Київської області. Літопис подій» в м. Ірпені.
1.3 Кількість підготовлених і поданих до місцевих органів виконавчої влади і органів місцевого самоврядування доповідних записок, інформацій та ін., результати їх розгляду. На ім’я міського голови було надано: - про оренду актової зали (від 01.02.2017 р. №01-21/21); - про необхідність заміни вікон в приміщенні архівного відділу (від 20.06.2017 р. №01-21/36); - про покращення роботи архівного відділу (від 20.06.2017 р. №01-21/37); - про виконання заходів щодо запобігання корупції (від 10.07.2017 р. №01-21/39).
Направлено лист до Генеральної прокуратури України щодо повернення вилучених справ фонду «Бучанська селищна рада та її виконавчий комітет».
В установи джерел формування НАФ надіслані листи: - про надання документів – 19 листів; - про комплексну перевірку - 4 листи; - про надання паспорту архівного підрозділу - 30 листів.
1.4. Кількість проведених засідань дирекцій, колегій та перелік розглянутих питань. В приміщенні Ірпінської міської ради 16.02.2017 року проводилось розширене засідання колегії Державного архіву Київської області «Про підсумки роботи архівних установ Київської області у 2016 році та їх завдання на 2017 рік». На базі трудового архіву виконавчого комітету Ірпінської міської ради відбулося практичне навчання новопризначених начальників архівних відділів та трудових архівів.
1.5. Розроблено нормативно-правових актів, у т.ч. тих, що підлягають державній реєстрації, з них зареєстровано.
В 2017 році по архівному відділу підготовлено 8 наказів з питань основної діяльності. Складено 12 табелів робочого часу працівників відділу за кожний місяць та подано міському голові 13 подань щодо преміювання працівників відділу.
1.6. Кількість здійснених комплексних, тематичних, контрольних перевірок архівних відділів райдержадміністрацій і міських архівів.
В 2017 році здійснено 2 комплексні, 3 тематичні та 2 контрольні перевірки в установах джерел формування НАФ.
1.7. Проведено нарад, семінарів, конференцій, круглих столів, їхня тематика; взято участь у нарадах, що проводилися іншими установами.
В архівному відділі 20.10.2017 р. проведено семінар з питань ведення діловодства та архівної справи з працівниками, відповідальними за діловодство та архівну справу установ джерел формування НАФ. Начальник архівного відділу приймала участь: - 27.01.2017 р. у роботі круглого столу в Державного архіву Київської області, присвяченого Міжнародному дню пам’яті жертв Холокосту; - 16.02.2017 р. у роботі розширеного засідання колегії Державного архіву Київської області; - 06.04.2017 р. у роботі Науково-практичної конференції з міжнародною участю до 85-річчя утворення Київської області «Київщина: Історія та сучасність»; - 28.04.2017 р. у роботі круглого столу до Дня пам’яті Чорнобильської трагедії, на якому провела презентацію «Чорнобильська трагедія… Факти, долі, спогади в архівних документах»; - 09.06.2017 р. у відкритті документальної виставки «Архів. Час. Простір»; - 22.08.2017 р. у відкритті документальної виставки «Київщина на початку ХХІ століття: сучасна історія в документах районів та міст області»; - 21.09.2017 р. у роботі круглого столу з міжнародною участю «Архівна справа в Україні: підсумки сторіччя та перспектива майбутнього»; 20.10.2017 р. у організації навчання новопризначених начальників архівних відділів та трудових архівів; - 09.11.2017 р. у роботі виїзного засідання експертно-перевірної комісії Державного архіву Київської області; - щопонеділка у роботі апаратної наради начальників відділів виконавчого комітету та комунальних служб з питань життєзабезпечення діяльності міста.
1.8. Підготовлено оглядових і узагальнюючих документів.
У 2017 році направлені інформування: - Сумському об’єднаному управлінню Пенсійного фонду України про проживання та евакуацію громадян з м. Прип’ять (лист від 21.02.2017р. №05-07/48); - Національному агентству з питань запобігання корупції про виборчі документи на мера м. Ірпеня В.А. Карплюка (лист від 19.04.2017р. №01-20/26); - ДАКО про документи для виставки до 85-річчя утворення Київської області за 2000-2008 роки (лист від 11.05.2017р. №01-20/29); - Ірпінському міському голові про роботу та проблеми архівного відділу (лист від 20.06.2017 р. №01-21/37); - Ірпінській міській раді про виконання заходів щодо запобігання корупції (лист від 10.07.2017р. №01-21/39).
1.9. Здійснено заходи щодо розвитку мережі архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ (їх загальна кількість).
В м. Ірпінь створений і діє трудовий архів виконавчого комітету Ірпінської міської ради, який постійно приймає документи ліквідованих підприємств та організацій зони комплектування архівного відділу. Станом на 01.01.2018 р. в трудовому архіві зберігається 11855 од.зб. з особового складу, 449 од.зб. тимчасового зберігання та 547 пакувань виборчих документів.
2. Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду.
2.1. Проведення заходів щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищах, контролю за наявністю та фізичним станом документів. З метою забезпечення режиму охорони в архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради та трудовому архіві виконавчого комітету Ірпінської міської ради, керуючись Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», на виконання розпорядження голови Київської обласної Державної адміністрації від 09.04.2008 №547 «Про заходи щодо забезпечення збереженості документів в архівних установах Київської області» з метою недопущення їх втрати, щодо зміцнення матеріально-технічної бази архівного відділу: створені та діють накази начальника архівного відділу: - №1 від 18.01.2017 р. Про відповідальних осіб за протипожежну безпеку; - №2 від 18.01.2017 р. Про міри протипожежної, охоронної безпеки; - №4 від 18.01.2017 р. Про призначення відповідального за технічний стан вогнегасників; - №5 від 18.01.2017 р. Про режим роботи архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради та охоронний режим зберігання архівних документів. В архівному відділі 18.01.2017 року проведені інструктажі:- по охороні праці працівників архівного відділу;- з пожежної безпеки;- про порядок прийому і здачі архівного відділу на пульт ДСО.
План евакуації працівників і відвідувачів з приміщення архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради затверджений керуючим справами виконкому Ірпінської міської ради .
В приміщенні архівного відділу в коридорі знаходиться стенд «Заходи протипожежної безпеки», на якому розміщено: План евакуації працівників і відвідувачів з приміщення архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради, Інструкція з пожежної безпеки для архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад та трудових архівів Київської області, малюнки про заходи пожежної безпеки в установах з масовим перебуванням людей, номер телефону пожежної служби та інформація щодо дії працівників у разі виникнення пожежі; Перелік практичних дій працівників архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на випадок несанкціонованого проникнення до приміщень архіву, Перелік практичних дій працівників архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на випадок надзвичайних ситуацій техногенного характеру. В коридорах та вестибюлі запасного виходу архівного відділу розміщені знаки та напрямки «шляхів евакуації» працівників і відвідувачів з приміщення архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради на випадок надзвичайної ситуації. На дверях всіх архівосховищ розміщені знаки про заборону паління в приміщенні архівного відділу. В архівному відділі в вестибюлі запасного виходу знаходиться протипожежний щит з необхідними засобами пожежогасіння та ящик з піском. В 2017 році проведено перевіряння та заправка вогнегасників. Прокварцовані всі сховища та робочі кімнати архівного відділу. Кожного місяця проводиться санітарний день, щоквартально - генеральне прибирання. Ведеться контроль температурно-вологісного режиму зберігання документів, протипожежного стану в усіх 6 сховищах архівного відділу. В 2017 році проведено перевіряння наявності та фізичного стану документів 3 фондів, які зберігаються в архівному відділі, перевірено 1674 справи, складені і відповідно оформлені акти.
2.2. Відомості про кількість фондів і частин фондів, що надійшли до архіву у звітному році. В 2017 році створено нові фонди: - №86 (Управління Держгеокадастру у м. Ірпені Київської області) та прийнято на постійне зберігання управлінської документації документів НАФ (опис №1) – 80 од.зб.; - № 87 (Ірпінська міська виконавча дирекція Київського обласного відділення Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності) та прийнято на постійне зберігання управлінської документації документів НАФ (опис №1) – 139 од.зб.; - № 88 (Архівний відділ виконавчого комітету Ірпінської міської ради) та прийнято на постійне зберігання управлінської документації документів НАФ (опис №1) – 198 од.зб.; За звітний рік прийнято на постійне зберігання управлінської документації документів НАФ (опис №1) – 968 од. зб. від 8 установ Всі документи пройшли перевірку фізичного та санітарно-гігієнічного стану справ, перевірена кількість аркушів у справах.
На всі документи складені відповідні акти прийому-передачі та зроблені записи в книзі обліку надходження документів на постійне зберігання.
2.3. Відомості про кількість виявлених документів історико-культурної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України. Не виявлені.
3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду.
3.1. Назви найважливіших фондів, в яких проведено описання документів, удосконалення та перероблення описів, каталогізація. Робота щодо описування документів, удосконалення та переробляння описів в 2017 році не проводилась. Продовжена каталогізація ф. 1 «Ірпінська міська рада та її виконавчий комітет». Опрацьовано 110 од.зб., надруковано та внесено до електронного каталогу 5504 картки.
3.2. Назви довідково-інформаційних видань, підготовка яких проводилася у звітному році; етапи роботи з підготовки видань у звітному році. Надруковано буклет Про історію архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради.
3.3. Впровадження в архіві автоматизованих інформаційно-пошукових систем. Розпочата робота щодо створення фонду користування ф.1 «Ірпінська міська рада та її виконавчий комітет», відскановано 8352 документи з 472 справ. Продовжена каталогізація ф. 1 «Ірпінська міська рада та її виконавчий комітет». Опрацьовано 110 од.зб., надруковано та внесено до електронного каталогу 5504 карток. Продовжена робота щодо ведення електронних журналів: - журнал реєстрації письмових запитів; - журнал реєстрації консультацій: на особистому прийомі, по телефону, електронною поштою або по зворотному зв’язку; - журнал вхідної кореспонденції; - журнал вихідної кореспонденції.
4. Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.
4.1. Кількість погоджених архівом положень про архівні підрозділи, діловодні служби, експертні комісії, інструкцій з діловодства. Кількість погоджених архівом номенклатур справ підприємств, установ і організацій-джерел комплектування архівів, окремо – кількість погоджених номенклатур справ інших підприємств, установ і організацій.
Погоджено 3 положення про ЕК, 1 інструкція з діловодства, 1 положення про архівний підрозділ та 5 номенклатур справ організацій – джерел формування НАФ.
4.2. Кількість здійснених комплексних, тематичних та контрольних перевірок роботи з документами в установах, організаціях і підприємствах у зоні комплектування архівного відділ.
В 2017 році здійснено 2 комплексні, 3 тематичні та 2 контрольні перевірки в установах джерел формування НАФ.
4.4. Проведення нарад, семінарів із працівниками діловодних служб і архівних підрозділів, їхня тематика.
В архівному відділі 20.10.2017 проведено семінар з питань ведення діловодства та архівної справи з працівниками відповідальними за діловодство та архівну справу установ джерел формування НАФ.
5. Використання інформації документів НАФ.
5.1. Тематика інформаційних документів, виставок, радіо-телепередач, публікацій у пресі, плакатів, альбомів за документами архіву.
Підготовлено і проведено 4 виставки архівних документів: - До 31-річниці Чорнобильської катастрофи; - Історія конституціоналізму в Україні; - До дня незалежності України; - До дня міста Ірпеня; Організували демонстрації 2-х виставок Державного архіву Київської області: - «Київщина на картах XVI –XIX століття»; - Героїчне і трагічне в історії Київської області. Літопис подій. Опубліковані статті в газеті «Ірпінський вісник» : - «Київщина на мапах XVI –XIX століття»; - Відкрилась виставка архівних документів «Історія конституціоналізму в Україні»; - В області виставлено архівні документи сучасного Ірпеня. В on-line газеті «Правда Ірпеня» опублікована стаття: В Ірпені експонується виставка архівних документів «Героїчне і трагічне в історії Київської області. Літопис подій». В on-line газеті Київська обласна державна адміністрація – В Ірпені представили виставку «Київщина на картах XVI –XIX століття». Відеосюжет каналу Ірпінь ONLINE «Архів виходить в люди». Підготовлено презентації «Чорнобильська Трагедія… Факти, долі спогади в архівних документах» та Історія створення архіву в Ірпені. Підготовлено матеріал та видано буклет про історію Архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради.
5.2. Тематика зустрічей із громадськістю, вечорів, лекцій, екскурсій; інших форм використання інформації документів НАФ, які були здійснені у звітному році.
На веб-сайті Ірпінської міської ради та її виконавчого комітету надається інформація про події в архівній галузі Приірпіння. Проводились екскурсії з працівниками, відповідальними за діловодство та архівну справу, щодо забезпечення збереженості архівних документів, організації та обліку документів в архіві. Підготовлено презентації «Чорнобильська Трагедія… Факти, долі спогади в архівних документах.» та Історія створення архіву в Ірпені. Підготовлено матеріал та видано буклет про історію Архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради.
5.3. Найцікавіша тематика досліджень, які проводилися користувачами у читальному залі архіву; інформація про іноземних користувачів. В 2017 році в читальній залі працювало 20 користувачів. Іноземних користувачів в читальному залі не було. Основна тема досліджень - виявлення документів про надання земельних ділянок, отримання житлової площі, генплану сел. Ворзель, про зміну назв вулиць та нумерації будинків, вивчення пам’ятників та культурної спадщини Приірпіння, щодо виборів депутатів та голів селища Буча, історія місцевого самоврядування в Україні (Ірпінський регіон), інформація для створення історичної довідки про керівництво селищ Яблунька та Бучі у 1960-1970 роках, збір історичних відомостей по селищу Ворзель, відслідковування роботи Ворзельської селищної ради.
5.4. Кількість виданих од. зб., якими користувались у читальному залі.
Видано 369 од.зб. користувачам читального залу архівного відділу.
5.5. Назви збірників документів, над підготовкою яких працював архів; етапи виконаних робіт у звітному році. Підготовлено матеріал та видано буклет про історію Архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради.
5.6. Хід виконання роботи з розсекречування документів НАФ. Робота не проводилась.
5.7. Заходи, вжиті на виконання доручень Уряду, спрямованих на поліпшення організації роботи із зверненнями громадян у напрямку активізації роботи з соціального захисту, заходи, вжиті архівом для поліпшення роботи із зверненнями громадян (наявність баз даних, надання консультацій і роз’яснень з найбільш актуальних питань, що порушуються громадянами у зверненнях на сторінках ЗМІ, запровадження консультативних веб-сторінок “Звернення громадян” на офіційних веб-порталах, ведення інформаційно-пошукових систем обліку звернень громадян і контролю за вирішенням порушених у них питань).
В архівному відділі створені для покращення роботи з громадянами: - тематичний каталог документів архівних фондів міської та селищних рад; - продовжується робота щодо створення електронного універсального каталогу; - алфавітна тематична довідкова картотека з питань землекористування та будівництва, в якій вказані прізвища громадян, за заявами яких були прийняті рішення: - алфавітна довідкова картотека про обрання депутатів Ірпінської міської ради (за 1961-2002 р.р.); - картотека документів з особового складу евакуйованих організацій м.Прип'яті та м.Чорнобиля (1986 р.) із зазначенням місцезнаходження документів; - продовжена робота наповнення електронного каталогу - на сторінці архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на веб-сайті Ірпінської міської ради та її виконавчого комітету розміщено відомості про архівний відділ, а саме: адресу, час роботи, дні та години прийому громадян, обсяг та склад фондів, порядок звернення до архівного відділу; - ведеться постійний контроль за виконанням запитів громадян; термін виконання запитів не перевищує 14 календарних днів, скарг від громадян про неналежне виконання запитів у 2017 році не надходило.
5.8. Кількість запитів щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах або за вислугу років. В 2017 році був 1 запит про підтвердження навчання в вищому учбовому закладі. Документи з особового складу щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій в архівному відділі не зберігаються, всі передані в трудовий архів.
5.9. Копії міжнародних договорів про співробітництво з архівними установами та іншими організаціями іноземних держав, укладені упродовж року. Не укладались.
5.10. Виконання зобов’язань за діючими міжнародними договорами про співробітництво в галузі архівної справи. Не виконувались.
5.11. Службові відрядження за кордон, проведені міжнародні зустрічі, переговори та участь у міжнародних конференціях, семінарах та інших заходах, що здійснювалися у рамках міжнародного співробітництва упродовж року (поточного року/звітного періоду). Не проводились.
5.12. Форми співробітництва зі ЗМІ, кількість опублікованих статей за документами архівів, прес-конференцій, інтерв’ю, опублікованих на сторінках періодичної преси, виступів по радіо та телебаченню В 2017 році опубліковані статті в газеті «Ірпінський вісник» : - «Київщина на мапах XVI –XIX століття»; - Відкрилась виставка архівних документів «Історія конституціоналізму в Україні»; - В області виставлено архівні документи сучасного Ірпеня. В on-line газеті «Правда Ірпеня» опублікована стаття: В Ірпені експонується виставка архівних документів «Героїчне і трагічне в історії Київської області. Літопис подій». В on-line газеті Київська обласна державна адміністрація – В Ірпені представили виставку «Київщина на картах XVI –XIX століття». Відеосюжет каналу Ірпінь ONLINE «Архів виходить в люди».
5.13. Кількість та тематичний перелік запитів, що виконуються на платній основі.
В 2017 році 185 тематичних запитів виконано на платній основі, що склало 30%. Тематичні запити стосувались питань виявлення інформації та надання завірених належним чином копій документів щодо виділення земельних ділянок, про дозвіл на будівництво, добудову, документи відділу містобудування та архітектури – акти обстеження домоволодінь з графічним зображенням, про надання житла, про постановку громадян на квартирний облік, про прийняття побудованих об'єктів в експлуатацію; про приватизацію земельних ділянок та житла.
5.14. Тематика соціально-правових запитів, що переважала у поточному році, та прогноз щодо збільшення (зменшення) кількості звернень тієї чи іншої тематики у наступному році. Надійшло 11 запитів соціально-правового характеру, з них виконано із позитивним результатом – 1 запит, з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів виконано – 10 запитів. В зверненнях соціально-правового характеру переважали звернення про проживання, роботу та відрядження в Чорнобильську зону, про навчання в вищих учбових закладах. В 2017 році не передбачається збільшення запитів соціально-правового характеру на зазначені теми.
5.15. Кількість користувачів, що працювали у читальних залах за генеалогічною тематикою, відсоток негативних відповідей, наявність методичних розробок з виконання таких запитів; співпраця з генеалогічними товариствами, іншими організаціями. За генеалогічною тематикою користувачі у читальній залі архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради не працювали.
Начальник Л.В.Зброжек
«04» грудня 2017 р. |