1. Забезпечення збереженості та державний облік документів НАФ

п.1.2. Ремонт документів з паперовою основою – 50 аркушів;

п.1.6. Прийняти на державне зберігання 450 справ установ, організацій, підприємств, які є фондостворювачами архівного відділу, закартонувати ці справи у коробки.

п.1.7. На виконання завдань, передбачених Планом заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2019 рік, архівним відділом  запланована робота щодо перевірки наявності і фізичного стану справ 7 фондів, які зберігаються в архівному відділі – 1856 справ та складанню 7 відповідних  актів.

На виконання завдань, передбачених Планом заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2019 рік, які зберігають юридичні та фізичні особи (в установах) – 110 справ та складанню 1 відповідного  акту.

2. Створення та розвиток довідкового апарату до документів НАФ.

п.2.3. Передбачено внести  в електронний універсальний каталог та роздрукувати 1000 каталожних карток архівного фонду №1 «Ірпінська міська ради та її виконавчий комітет».

3. Формування НАФ і експертиза цінності документів. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

п.3.1. У 2019 році передбачено прийняти на державне зберігання 450 справ установ списку №1, оформити на них акти прийому, заповнити картки обліку  документів.  п.3.2.1. Заплановано схвалення ЕПК описів на управлінську документацію –363од.зб.,                                                                                                                                      п.3.2.2. Заплановано  погодження ЕПК описів справ з особового складу –  216 од.зб.; номенклатур справ – 3 установ.                                                                                                  п.3.5.1. Провести 3 комплексні, 2 тематичні та 1 контрольну перевірки підприємств, установ і організацій списку №1.

п.3.5.3.1., п.3.5.3.2. Заплановано провести 1 семінар (нараду) з питань дотримання вимог чинного законодавства в галузі архівної справи щодо роботи установ з документами, постановки документів на облік в державі та з питань паспортизації архівних підрозділів установ - джерел формування НАФ у зоні комплектування архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради. Планується запросити на семінар відповідальних за архівну справу установ  – 20 осіб.

 4. Використання інформації документів НАФ.

п.4.1. Виконати 1 ініціативне інформування (1 документ).

п.4.2. Виконати 450 тематичних запитів від юридичних та фізичних осіб, 3 запити соціально-правового характеру. На особистому прийомі планується прийняти – 730 фізичних та юридичних осіб.

 п.4.3. Заплановано підготувати 3 виставки архівних документів до 75-річчя  вигнання нацистських окупантів із України; 205-ї річниці від дня народження Т.Г. Шевченка,  Дня міста Ірпеня.

п.4.4. Заплановано надати 8 користувачам – громадянам України послуги читального залу архівного відділу, надати їм для вивчення архівні документи різних фондів у кількості 100 од.зб.

 5. Зміцнення матеріально-технічної бази архівів, їх охоронної і пожежної безпеки. п.5.2.,п.5.7. В 2019 році  за умови виділення коштів з місцевого бюджету планується продовжити роботи по ремонту приміщення архівного відділу та відновленню вентиляційної системи.

п.5.5. Планується  щодо виконання завдань, визначених Наказом Укрдержархіву від 15.08.2012 №145 «Про посилення протипожежного захисту в архівних установах» та Наказу Державного архіву Київської області від 22.08.2012 №60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах»,  а саме за наявності коштів перевірити та перезарядити вогнегасники, замінити пожежні рукави, посилити пожежну безпеку архівних приміщень.

В 2019 році планується:

1. Організувати переведення в електронну форму довідкового апарату до документів Національного архівного фонду (далі - НАФ), зокрема удосконалених описів.

2. Продовжувати роботу щодо створення та обліку фонду користування на документи НАФ, що користуються попитом користувачів.

3. Забезпечити виконання завдань і заходів, передбачених Програмою здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду на 2009-2019 роки.

4. Здійснювати заходи щодо посилення охоронного та протипожежного режимів зберігання документів НАФ, забезпечення надійності експлуатації їх інженерних мереж та комунікацій.

5. Організація виявлення унікальних документів НАФ, зокрема у музеях і бібліотеках, та внесення анотованих переліків унікальних документів НАФ на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Київської області.

6. Організувати роботу щодо  обліку справ, не виявлених у процесі перевіряння наявності і стану справ, підготовку та подання на розгляд комісії Державного архіву Київської області з контролю за наявністю, станом та розшуком документів Національного архівного фонду відповідних документів з метою зняття з обліку справ, що перебували у розшуку (щодо документів, шляхи розшуку яких вичерпано або причини відсутності яких документально підтверджено).

 7. Постійне  оновлення  інформації власних сторінок  веб-сайту «Електронна    мережа архівів Київщини».

 8. Трудовому архіву виконавчого комітету Ірпінської міської ради - ведення картотеки обліку місцезнаходження документів ліквідованих та реорганізованих підприємств, установ і організацій,  документи з особового складу яких перебувають на зберіганні в трудовому архіві та у правонаступників реорганізованих установ (із зазначенням інформації про склад архівних документів, їх кількість, крайніх дат, пошукових даних, місця зберігання);  в архівному відділі  та трудовому архіві постійне оновлення інформаційного стенду методичного куточку.

 9. З метою запобігання виникнення надзвичайної ситуації та нещасних випадків в архівному відділі  постійно контролювати виконання Правил з охорони праці, пожежної безпеки, експлуатації інженерних мереж та комунікацій архівних приміщень.

10. Постійно контролювати і відповідно підтримувати температурно-вологісний режим зберігання документів, протипожежний стан архівосховищ.

 11 Організувати практику студентів та продовжувати співпрацю з міським центром зайнятості щодо організації «громадських робіт» в архівному відділі.

 12. Контролювати роботу трудового архіву та надавати консультативно-методичну допомогу працівникам трудового архіву з питань впровадження державної політики у сфері архівної справи і діловодства стосовно централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території міста та інших документів, що не належать до Національного архівного фонду.

Начальник                                                                                             Л.В. Зброжек