1. Основні організаційні заходи

1.1 Кількість підготовлених і внесених в установленому порядку проектів рішень, розпоряджень органів вищого рівня, із них прийнятих, та конкретні заходи щодо їх виконання.

Проект рішення виконавчого комітету Ірпінської міської ради «Про погодження номенклатур справ, науково-технічне опрацювання документів, приймання документів на державне зберігання, перевіряння діловодства та архівної справи в установах зони комплектування архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на 2018 рік» ( рішення №3 від 23.01.2018 р.).

Проект рішення виконавчого комітету Ірпінської міської ради  «Про види громадських та інших робіт тимчасового характеру, їх організацію та проведення у 2018 році» (рішення №7 від 23.01.2018 р.).

Проект розпорядження виконавчого комітету Ірпінської міської ради «Про прийняття на громадські роботи» (розпорядження №62-о від 27.03.2018 р.).

1.2 Здійснення заходів щодо виконання законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України, наказів Держкомархіву України, розпо­ряджень державних адміністрацій, рішень рад.

На виконання листа Державного  архіву Київської області  від 22.02.2018   №01-33/163 надана інформація щодо проблемних питань архівного відділу.

На виконання листа Державного  архіву Київської області  від 22.02.2018   №01-33/165 надана інформація про експонування виставки «1917-1921: український вимір».

На виконання листа Державного  архіву Київської області  від 12.03.2018   №01-33/210  надана інформація про домові книги багатоквартирних будинків.

На виконання листа Державного  архіву Київської області  від 12.04.2018   №01-33/310 надана інформація про прийняття документів на депоноване зберігання.

На виконання листа Державного  архіву Київської області  від 13.04.2018   №01-32/312 надана інформація щодо наявності документів ліквідованих підприємств м. Прип’ять.

На виконання листа Державного  архіву Київської області  від 17.10.2018   №01-33/779 надана інформація щодо документів Ірпінського об’єднаного управління Пенсійного фонду України.

1.3 Кількість підготовлених і поданих до місцевих органів вико­навчої влади і органів місцевого самоврядування доповідних записок, ін­формацій та ін., результати їх розгляду.

         На ім’я  міського голови було надано:

-   про виконання заходів щодо запобігання корупції (від 09.01.2018  №01-21/2);

-   про режим роботи архівного відділу (від 23.01.2018 №01-20/5);

-   щодо дії Експертної комісії архівного відділу (від 28.02.2018 №01-20/15);

-   про необхідність оформлення права власності на приміщення архіву

        (від 19.02.2018 р. №01-21/37);

-   про виконання заходів щодо запобігання корупції (від 09.07.2018 №01-21/67);

-   щодо прибирання приміщень архівного відділу (від 09.10.2018 №01-21/86).

Направлено лист до Генеральної прокуратури України щодо повернення вилучених справ фонду «Бучанська селищна рада та її виконавчий комітет» (від 25.09.2018 №01-21/83.

В установи джерел формування НАФ надіслані листи:

- про надання документів – 26 листів;

- про комплексну перевірку - 4 листи;

- про надання паспорту архівного підрозділу - 30 листів.

1.4. Кількість проведених засідань дирекцій, колегій та перелік роз­глянутих питань. Не проводились.

1.5. Розроблено нормативно-правових актів, у т.ч. тих, що підлягають державній реєстрації, з них зареєстровано. Не розроблялись.

1.6. Кількість здійснених комплексних, тематичних, контрольних пе­ревірок архівних відділів райдержадміністрацій і міських архівів.

В 2018 році здійснено 2 комплексні, 4 тематичні  перевірки в установах джерел формування НАФ.

1.7. Проведено нарад, семінарів, конференцій, круглих столів, їхня тематика; взято участь у нарадах, що проводилися іншими установами.

В архівному відділі 19.10.2018 р. проведено семінар з питань ведення діловодства та архівної справи з працівниками, відповідальними за діловодство та архівну справу установ джерел формування НАФ.

Начальник архівного відділу приймала участь:

-         15.02.2018 р.  у роботі розширеного засідання колегії Державного архіву Київської області;

-         20.03.2018 р. у роботі семінару-наради щодо порядку комплектування, зберігання та використання аудіовізуальних документів в архівних установах на базі Центрального державного кінофотофоноархіву України ім. Г.С. Пшеничного;

-         09.06.2018 р. у семінарі з питань ведення обліку документів й перевіряння наявності та фізичного стану архівних справ;

-         17.10.2018 р. у семінарі-практикумі з питань щодо цифровізації архівної сфери;

-         28.04.2018 р. у заходах, присвячених 32 річниці Чорнобильської катастрофи;

-         10.05-11.05.2018 р. у семінарі «Антикорупційні ініціативи», який проводився в Ірпінській міській раді;

-         22.06.2018 р. у заходах, присвячених вшануванню загиблих у другій світовій війні;

-         02.11.2018 р. у роботі круглого столу щодо презентації програмного забезпечення цифрового документообігу (Ірпінська міська рада);

-         21.11.2018 р. у заходах, присвячених Дню гідності і свободи;

-         24.11.2018 р. у заходах, присвячених  до 85-тих роковин Голодомору в Україні;

-         щопонеділка у роботі апаратної наради начальників відділів виконавчого комітету та комунальних служб з питань життєзабезпечення діяльності міста.

1.8. Підготовлено оглядових і узагальнюючих документів.

            У 2018 році  направлені інформування:

-   Хованській Т.О щодо документів 55 сесії V скликання Гостомельської селищної ради (лист від 02.01.2018 №05-07/Х-651);

-    Ірпінській міській раді про організацію роботи архівного відділу для забезпечення гласності, відкритості та прозорості органу місцевого самоврядування (лист від 21.01.2018. №01-20/5);

-   Щегель І.М щодо документів Чорнобильської АЕС (лист від 22.03.2018 №05-07/Щ-    112);  

-    ДАКО про документи для виставки до 1030 річниці Хрещення Київської Русі  (лист від 27.04.2018. №01-20/21);

-     Міськрайонному управлінню держгеокадастру у Києво-святошинському районі та м. Ірпені (лист від 02.05.2018 №01-20/26);

-    Ірпінській міській раді про виконання заходів щодо запобігання корупції (лист від 09.07.2018. №01-21/67);

-   Архівному відділу Бучанської міської ради про документи установ, підприємств та організацій, які діяли та діють на території м. Буча (лист від 29.08.2018 №01-20/38).

1.9. Здійснено заходи щодо розвитку мережі архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ (їх загальна кількість).

В м. Ірпінь створений і діє трудовий архів виконавчого комітету Ірпінської міської ради, який постійно приймає документи ліквідованих підприємств та організацій зони комплектування архівного відділу. Станом на 01.01.2019 р. в трудовому архіві зберігається 12281 од.зб. з особового складу, 521 од.зб. тимчасового зберігання та 241 пакувань виборчих документів.

2. Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду.

2.1. Проведення заходів щодо поліпшення умов зберігання доку­мен­тів, оптимального розміщення в архівосховищах, контролю за наяв­ністю та фізичним станом документів.

З метою забезпечення режиму охорони в архівному відділі виконавчого комітету Ірпінської міської ради та трудовому архіві виконавчого комітету Ірпінської міської ради, керуючись Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», на виконання розпорядження голови Київської обласної Державної адміністрації від 09.04.2008 №547 «Про заходи щодо забезпечення збереженості документів в архівних установах Київської області» з метою недопущення їх втрати, щодо зміцнення матеріально-технічної бази архівного відділу:

  діють накази начальника архівного відділу:

-          №1 від 18.01.2017 р. Про відповідальних осіб за протипожежну безпеку;

-                     №2 від 18.01.2017 р. Про міри протипожежної, охоронної безпеки;

-                     №4 від 18.01.2017 р. Про призначення відповідального за технічний стан вогнегасників;

-                     №5 від 18.01.2017 р. Про режим роботи архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради та охоронний режим зберігання архівних документів.

В архівному відділі 16.01.2018 року проведені інструктажі:

-         по охороні праці працівників архівного відділу;

-         з пожежної безпеки;

-         про порядок прийому і здачі архівного відділу на пульт ДСО.

План евакуації працівників і відвідувачів з приміщення архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради затверджений керуючим справами виконкому Ірпінської міської ради .

В приміщенні архівного відділу в коридорі знаходиться стенд «Заходи протипожежної безпеки», на якому розміщено: План евакуації працівників і відвідувачів з приміщення архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради, Інструкція з пожежної безпеки для архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад та трудових архівів Київської області, малюнки про заходи пожежної безпеки в установах з масовим перебуванням людей, номер телефону пожежної служби та інформація щодо дії працівників у разі виникнення пожежі; Перелік практичних дій працівників архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на випадок несанкціонованого проникнення до приміщень архіву, Перелік практичних дій працівників архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на випадок надзвичайних ситуацій техногенного характеру.

В коридорах та вестибюлі запасного виходу архівного відділу розміщені знаки  та напрямки «шляхів евакуації» працівників і відвідувачів з приміщення архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради на випадок надзвичайної ситуації. На дверях всіх архівосховищ розміщені знаки про заборону паління в приміщенні архівного відділу.

В архівному відділі в вестибюлі запасного виходу знаходиться протипожежний щит з необхідними засобами пожежогасіння та ящик з піском.

                 15.08. 2018 р. проведено перевіряння та заправка вогнегасників.

 Прокварцовані всі сховища та робочі кімнати архівного відділу. Кожного місяця проводиться санітарний день, щоквартально - генеральне прибирання.

Ведеться контроль температурно-вологісного режиму зберігання документів, протипожежного стану в усіх 6 сховищах архівного відділу.

В 2018 році проведено перевіряння наявності та фізичного стану документів 3 фондів, які зберігаються в архівному відділі, перевірено 590 справ, складені і відповідно оформлені акти.

2.2. Відомості про кількість фондів і частин фондів, що надійшли до архіву у звітному році.

В 2018 році створено новий фонд:

-  №89 «Управління праці та соціального захисту населення Ірпінської міської ради» та прийнято на постійне зберігання управлінської документації документів НАФ (описи №№1,2) – 94 од.зб.;

За звітний рік прийнято на постійне зберігання управлінської документації документів НАФ  – 608 од. зб. від 3 установ.

Всі документи пройшли перевірку фізичного та санітарно-гігієнічного стану справ, перевірена кількість аркушів у справах.

На всі документи складені відповідні акти прийому-передачі та зроблені записи в книзі обліку надходження документів на постійне зберігання.

2.3. Відомості про кількість виявлених документів історико-культур­ної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України.

Не виявлені.

3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів  Національного архівного фонду.

3.1. Назви найважливіших фондів, в яких проведено описання документів, удосконалення та перероблення описів, каталогізація.

Робота щодо описування документів, удосконалення та переробляння описів в 2018 році не проводилась.

Продовжена каталогізація ф. 1     «Ірпінська міська рада та її виконавчий комітет». Опрацьовано 315 од.зб., надруковано та внесено до електронного каталогу 13151 картка.

3.2. Назви довідково-інформаційних видань, підготовка яких прово­дилася у звітному році; етапи роботи з підготовки видань у звітному році. Не проводилась.

3.3. Впровадження в архіві автоматизованих інформаційно-пошуко­вих систем.

Продовжена робота щодо створення фонду користування ф.1 «Ірпінська міська рада та її виконавчий комітет».

Продовжена каталогізація ф. 1     «Ірпінська міська рада та її виконавчий комітет». Опрацьовано 315 од.зб., надруковано та внесено до електронного каталогу 13151 картка.

Продовжена робота щодо  ведення електронних журналів:

-         журнал реєстрації письмових запитів;

-         журнал реєстрації консультацій на особистому прийомі, по телефону, електронною поштою або по зворотному зв’язку;

-         журнал вхідної кореспонденції;

-         журнал вихідної кореспонденції.

4. Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

4.1. Кількість погоджених архівом положень про архівні підрозділи, діловодні служби, експертні комісії, інструкцій з діловодства. Кількість погоджених архівом номенклатур справ підприємств, установ і організацій-джерел комплектування архівів, окремо – кількість погоджених номенклатур справ інших підприємств, установ і організацій.

Погоджено  1 положення про ЕК та  6 номенклатур справ організацій – джерел формування НАФ.

4.2. Кількість здійснених комплексних, тематичних та контрольних перевірок роботи з документами в установах, організаціях і підприємствах у зоні комплектування архівного відділ.

В 2018 році здійснено 2 комплексні, 4 тематичні  перевірки в установах джерел формування НАФ.

4.4. Проведення нарад, семінарів із працівниками діловодних служб і архівних підрозділів, їхня тематика.

В архівному відділі 19.10.2018 проведено семінар з питань ведення діловодства та архівної справи з працівниками відповідальними за діловодство та архівну справу установ джерел формування НАФ.

5. Використання інформації документів НАФ.

5.1. Тематика інформаційних документів, виставок, радіо-телепере­дач, публікацій у пресі, плакатів, альбомів за документами архіву.

Підготовлено і проведено 6 виставок архівних документів:

  - З нагоди відзначення 27-ї річниці Незалежності України та 100-річчя відродження Української державності  під назвою «Українська державність: Відродження. 100 років», підготовлено Державною архівною службою України (оn-line на сайті архівного відділу) ;

  - пересувна фотодокументальна виставка «‎1917-1921: Український вимір», присвячена 100-річчю Української революції ‎1917-1921 років за документами Державного архіву Київської області. (презентувалась в міській бібліотеці та на міській конференції вчителів історії);

  - до 85-тих роковин Голодомору в Україні «Київщина. Україна пам’ятає – світ визнає!», підготовлено Державним архівом Київської області (оn-line на сайті, у вигляді плакатів  у приміщенні архівного відділу та презентувалась для вчителів історії);

 -  на честь Хрещення Русі за документами архівного відділу та відділу культури Ірпінської міської ради «Релігійне життя Приірпіння» (оn-line на сайті архівного відділу) ;

  - Історія конституціоналізму в Україні ( в приміщені архівного відділу);

  - До дня міста Ірпеня ( в приміщені архівного відділу).

   Опубліковані статті в газеті «Ірпінський вісник» :

-         «Архів пам’ятає все» (№11 від 16.03.2018);

-          «Ірпінський архівний відділ збирає інформацію і документи про учасників АТО» (№19 від 11.05.2018);

-         «В Ірпені відкрилась виставка, присвячена 100-річчю Української революції» (№34 від 24.08.2018).

5.2. Тематика зустрічей із громадськістю, вечорів, лекцій, екскурсій; інших форм використання інформації документів НАФ, які були здійснені у звітному році.

На веб-сайті Ірпінської міської ради та її виконавчого комітету надається інформація про події в архівній галузі Приірпіння.

Проводились екскурсії з працівниками, відповідальними за діловодство та архівну справу, щодо забезпечення збереженості архівних документів, організації та обліку документів в архіві.

5.3. Найцікавіша тематика досліджень, які проводилися користу­вачами у читальному залі архіву; інформація про іноземних користувачів.

В 2018 році в читальній залі працювало 18 користувачів. Іноземних користувачів в читальному залі не було. Основна тема досліджень - виявлення документів про надання земельних ділянок, отримання житлової площі, генплану сел. Ворзель, про зміну назв вулиць та нумерації будинків, вивчення пам’ятників та культурної спадщини Приірпіння, щодо виборів депутатів та голів селища Буча, історія місцевого самоврядування в Україні (Ірпінський регіон), інформація для створення історичної довідки про керівництво селищ Яблунька та Бучі у 1960-1970 роках, збір історичних відомостей по селищу Ворзель, відслідковування роботи Ворзельської селищної ради.

5.4.  Кількість виданих од. зб., якими користувались у читальному залі.

Видано 200 справ користувачам читального залу архівного відділу.

5.5. Назви збірників документів, над підготовкою яких працював архів; етапи виконаних робіт у звітному році. Робота не проводилась.

5.6. Хід виконання роботи з розсекречування документів НАФ.

Робота не проводилась.

5.7. Заходи, вжиті на виконання доручень Уряду, спрямованих на поліпшення організації роботи із зверненнями громадян у напрямку активізації роботи з соціального захисту, заходи, вжиті архівом для поліпшення роботи із зверненнями громадян (наявність баз даних, надання консультацій і роз’яснень з найбільш актуальних питань, що порушуються громадянами у зверненнях на сторінках ЗМІ, запровадження консультативних веб-сторінок “Звернення громадян” на офіційних веб-порталах, ведення інформаційно-пошукових систем обліку звернень громадян і контролю за вирішенням порушених у них питань).

В архівному відділі створені для покращення роботи з громадянами:

-         тематичний каталог документів архівних фондів міської та селищних рад;

-         продовжується робота щодо створення електронного універсального каталогу;

-         алфавітна тематична довідкова картотека з питань землекористування та будівництва, в якій вказані прізвища громадян, за заявами яких були прийняті рішення:

-         алфавітна довідкова картотека про обрання депутатів Ірпінської міської ради (за 1961-2002 р.р.);

-         картотека документів з особового складу евакуйованих організацій м.Прип'яті та м.Чорнобиля (1986 р.) із зазначенням місцезнаходження документів;

-         продовжена робота наповнення електронного каталогу

-         на сторінці архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на веб-сайті Ірпінської міської ради та її виконавчого комітету розміщено відомості про архівний відділ, а саме: адресу, час роботи, дні та години прийому громадян, обсяг та склад фондів, порядок звернення до архівного відділу;

-         ведеться постійний контроль за виконанням запитів громадян; термін виконання запитів не перевищує 14 календарних днів, скарг від громадян про неналежне виконання запитів у 2018 році не надходило.

5.8. Кількість запитів щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах або за вислугу років.

            В 2018 році було 30 запитів про підтвердження  навчання в вищому учбовому закладі та для призначення пенсії на пільгових умовах для постраждалих під час аварії на ЧАЕС.  Документи з особового складу щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій в архівному відділі не зберігаються, всі передані в трудовий архів.

5.9. Копії міжнародних договорів про співробітництво з архівними установами та іншими організаціями іноземних держав, укладені упродовж року.

Не укладались.

5.10. Виконання зобов’язань за діючими міжнародними договорами про співробітництво в галузі архівної справи.

Не виконувались.

5.11. Службові відрядження за кордон, проведені міжнародні зустрічі, переговори та участь у міжнародних конференціях, семінарах та інших заходах, що здійснювалися у рамках міжнародного співробітництва упродовж року (поточного року/звітного періоду).

Не проводились.

5.12. Форми співробітництва зі ЗМІ, кількість опублікованих статей за документами архівів, прес-конференцій, інтерв’ю, опублікованих на сторінках періодичної преси, виступів по радіо та телебаченню

            В 2018  році  опубліковані статті в газеті «Ірпінський вісник» :

-         «Архів пам’ятає все» (№11 від 16.03.2018);

-          «Ірпінський архівний відділ збирає інформацію і документи про учасників АТО» (№19 від 11.05.2018);

-         «В Ірпені відкрилась виставка, присвячена 100-річчю Української революції» (№34 від 24.08.2018).

5.13. Кількість та тематичний перелік запитів, що виконуються на платній основі.

В 2018 році 191 тематичних запитів виконано на платній основі, що склало 39%.

Тематичні запити стосувались питань виявлення інформації та надання завірених належним чином копій документів щодо виділення земельних ділянок, про дозвіл на будівництво, добудову, документи відділу містобудування та архітектури – акти обстеження домоволодінь з графічним зображенням, про надання житла, про постановку громадян на квартирний облік, про прийняття побудованих об'єктів в експлуатацію; про приватизацію земельних ділянок та житла.

5.14. Тематика соціально-правових запитів, що переважала у поточному році, та прогноз щодо збільшення (зменшення) кількості звернень тієї чи іншої тематики у наступному році.

Надійшов 41 запит соціально-правового характеру, з них виконано із позитивним результатом – 30 запитів,  з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів виконано  11 запитів.

В зверненнях соціально-правового характеру переважали звернення про  проживання, роботу та відрядження в Чорнобильську зону, про навчання в вищих учбових закладах.

В 2019 році не передбачається збільшення запитів соціально-правового характеру на зазначені теми.

5.15. Кількість користувачів, що працювали у читальних залах за генеалогічною тематикою, відсоток негативних відповідей, наявність методичних розробок з виконання таких запитів; співпраця з генеалогічними товариствами, іншими організаціями.

За генеалогічною тематикою користувачі у читальній залі архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради не працювали.

Начальник                                                                                               Л.В.Зброжек