1. З метою забезпечення охоронного та протипожежного режимів зберігання документів НАФ,  з метою недопущення їх втрати, щодо зміцнення матеріально-технічної бази архівного відділу діють накази начальника архівного відділу:

- №1 від 18.01.2019 р. Про відповідальних осіб за протипожежну безпеку;

     - №2 від 18.01.2019 р. Про заходи протипожежної безпеки, охорони праці та охорони приміщення;

      - №4 від 18.01.2019 р. Про призначення відповідального за технічний стан вогнегасників.

В архівному відділі проведені інструктажі для працівників (повторний) 04.02.2019 року, а для працівників з громадських робіт (первинний) 12.03.2019, 02.10.2019 року:

- щодо охорони праці;

- з пожежної безпеки;

- про порядок прийому і здачі архівного відділу на пульт ДСО.

План евакуації працівників і відвідувачів з приміщення архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради, затверджений керуючим справами виконкому Ірпінської міської ради .

В приміщенні архівного відділу в коридорі знаходиться стенд «Заходи протипожежної безпеки», на якому розміщено:

- План евакуації працівників і відвідувачів з приміщення архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради,

- Інструкція з пожежної безпеки для архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад та трудових архівів Київської області,

- малюнки про заходи пожежної безпеки в установах з масовим перебуванням людей,

-номери телефонів пожежної служби та інформація щодо дії працівників у разі виникнення пожежі;

- перелік практичних дій працівників архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на випадок несанкціонованого проникнення до приміщень архіву,

- перелік практичних дій працівників архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради на випадок надзвичайних ситуацій техногенного характеру.

В коридорах та вестибюлі запасного виходу архівного відділу розміщені знаки  та напрямки «шляхів евакуації» працівників і відвідувачів з приміщення архівного відділу виконкому Ірпінської міської ради на випадок надзвичайної ситуації. На дверях всіх архівосховищ розміщені знаки про заборону паління в приміщенні архівного відділу.

В архівному відділі в вестибюлі запасного виходу знаходиться протипожежний щит з необхідними засобами пожежогасіння та ящик з піском.

         18.01. 2019 р. проведено перевіряння  вогнегасників.

         27.06.2019 р. Ірпінським міським відділом ГУ ДНС України у Київській області була проведена позапланова перевірка приміщення архівного відділу. За результатами перевірки було підготовлено «План заходів усунення порушень вимог законодавства у сфері цивільного захисту, техногенної та пожежної безпеки»; виконано замір опору ізоляції силової та освітлювальної мережі; відправлена заявка на навчання та перевірку знань  з питань пожежної безпеки  працівників архівного відділу.

         Прокварцовані всі сховища та робочі кімнати архівного відділу. Кожного місяця проводиться санітарний день, щоквартально - генеральне прибирання.

Ведеться контроль температурно-вологісного режиму зберігання документів, протипожежного стану в усіх 6 сховищах архівного відділу.

2. Відповідно до плану заходів  на 2019 рік Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ заплановано до перевірки в архівному відділі 7 фондів 1856 од. зб. , перевірено 9 фондів 3262 од.зб.

3.В архівному відділі  протягом 2019 року не виявлені справи, що знаходяться у розшуку.

4. Робота щодо створення страхового фонду не проводилась.

5. Для збереження від пошкоджень документів в архівному відділі створюється фонд користування. Всього відскановано 8352  документів.

6. В 2019 році переважала тематика соціально-правових запитів щодо підтвердження  навчання в вищому учбовому закладі та для призначення пенсії на пільгових умовах для постраждалих під час аварії на ЧАЕС.

7. В 2019 році 170 тематичних запитів виконано на платній основі, що склало 27%. Тематичні запити стосувались питань виявлення інформації та надання завірених належним чином копій документів щодо виділення земельних ділянок, про дозвіл на будівництво, добудову, документи відділу містобудування та архітектури – акти обстеження домоволодінь з графічним зображенням, про надання житла, про постановку громадян на квартирний облік, про прийняття побудованих об'єктів в експлуатацію; про приватизацію земельних ділянок та житла.

8.Підготували та продемонстрували 4 фотодокументальні виставки, присвячені подіям:

- Дню вшанування учасників бойових дій на території інших держав;

- До перемоги над нацизмом у Другій світовій війні;

- До річниці Чорнобильської катастрофи;

- До дня міста Ірпеня.

9. Читальний зал – це окрема кімната 19 кв.м., де є всі умови для роботи користувачів з документами, а також здійснення копіювання документів власними технічними засобами, яке завжди проводиться під наглядом працівників архіву.

Є місця для 6 дослідників. До послуг користувачів є: комп’ютер з підключеним Інтернетом, сканувальна та копіювальна техніка.

 Найзапитуваніша тематика досліджень, що проводяться користувачами у читальному залі архіву:

- виявлення документів про надання земельних ділянок;

- отримання житлової площі;

- про зміну назв вулиць та нумерації будинків;

- вивчення пам’ятників та культурної спадщини Приірпіння;

- щодо виборів депутатів та голів селищ, історія місцевого самоврядування в Україні (Ірпінський регіон).

 Протягом 2019 року до архівного відділу надійшло 6 запитів від іноземних громадян (3 запити  з Росії, 3 – з Білорусі).

10. Впроваджується доступ користувачів до документів в електронному  вигляді, створюється фонд користування на документи Ф. №1 «Ірпінська міська рада та її виконавчий комітет».

На сайті архівного відділу постійно поповнюється електронний каталог, до якого є вільний доступ.

На сайті архівного відділу всього розміщено 4 on-line виставки, використано 61 документ.  

 На вебсайті Ірпінської міської ради та її виконавчого комітету надається інформація про події в архівній галузі Приірпіння.

11.  В архівному відділі  продовжували створення умов  для поліпшення роботи із зверненнями громадян:

        -   тематичний каталог документів архівних фондів міської та селищних рад;

         - продовжується робота щодо створення електронного універсального каталогу;

          - алфавітна тематична довідкова картотека з питань землекористування та будівництва, в якій вказані прізвища громадян, за заявами яких були прийняті рішення;

          - алфавітна довідкова картотека про обрання депутатів Ірпінської міської ради (за 1961-2002 р.р.);

           - картотека документів з особового складу евакуйованих організацій      м. Прип'яті та м.Чорнобиля (1986 р.) із зазначенням місцезнаходження документів;

          - надання консультацій і роз’яснень із найбільш актуальних питань, що порушуються громадянами у зверненнях та на сторінках ЗМІ;

          - продовжується робота на  вебсторінці «Пошта зворотнього зв’язку» на вебсайті архіву;

           - постійний контроль за виконанням запитів громадян.

12. Проведено науково-технічне опрацювання документів: трудовим архівом виконавчого комітету Ірпінської міської ради - 873 од.зб., власними силами юридичних осіб – джерел  формування НАФ – 158 од.зб., приватними підприємствами – 1836 од.зб. (додаток 2).

13. Електронні документи створюються  в 17 юридичних особах – джерел комплектування архівних відділів (додаток 4), з них 4 – органи місцевої влади. Повний документообіг не впроваджений в жодній установі.

                                             ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

до звіту “Паспорт архівного відділу виконавчого комітету

Ірпінської міської ради на 01.01.2020 р.” (форма 202)

п.1.1. Архівний відділ має 1 пристосоване приміщення площею 345,42 кв.м на 1-му поверсі 14-поверхового будинку.

п.1.3.-1.4. Все приміщення архівного відділу площею 345,42 кв.м обладнане пожежно-охоронною сигналізацією і підключене до центрального пульту охорони Державної служби охорони в м.Ірпінь.

п.1.5. Об'єм архівосховищ архівного відділу складає 276 куб.м.

п.1.6. Площа 6 архівосховищ складає 92,0 кв.м.

п.1.8. Місткість приміщень 6 архівосховищ складає 22270 од.зб.

п.1.9.-1.10. Архівний відділ має 6 сховищ, обладнаних пожежно-охоронною сигналізацією.

п.1.12. 4 сховища обладнані вентиляційною системою, яка не працює.

п.1.13. Загальна протяжність стелажного обладнання складає 732,2 пог.м:

60 стелажів мають 732,2 пог.м. полиць, з них 446 пог.м. полиць – дерев'яні на металевих каркасах.

п.1.13.1. Ступінь заповнення стелажного обладнання складає 97,3%.

п.1.14, 1.15. Облікові документи архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради знаходяться в окремому робочому приміщенні начальника архівного відділу площею 26,8 кв.м. Всього в архівному відділі 4 робочі кімнати площею 71,22 кв.м., в тому числі робоча кімната начальника архівного відділу.

п.1.16. Кількість вогнегасників, якими обладнані приміщення:

архівосховища – 8 вогнегасників (сх.№1 – 2 вогн., сх.№2 – 1 вогн., сх.№3 – 1 вогн., сх.№4 – 2 вогн., сх.№5 – 1 вогн., сх.№6 – 1 вогн.);

робоча кімната для зберігання облікових документів (кабінет начальника) – 1 вогнегасник;

робочі кімнати – 2 вогнегасника;

допоміжні приміщення – 1 вогнегасник.

п.1.17. Читальна зала архівного відділу має площу 19,0 кв.м. на 6 робочих місць.

п.1.19. Форма власності на приміщення архівного відділу – рішенням 70 сесії Ірпінської міської ради V скликання (друге засідання) №2788-70-V від 16.06.2009 р. приміщення передане архівному відділу в оперативне управління.

п.1.20, 1.21. Приміщення архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради не обладнані системами зовнішнього та внутрішнього відеоспостереження.

п.1.22. Приміщення архівного відділу (1 будівля, 6 сховищ, 4 кімнати) орендується в КП «Управління житлово-комунального господарства «Ірпінь».

п.1.22.1. Площа приміщень  в орендованих будівлях: 6 архівосховищ площею 92 кв.м, 4 робочі кімнати площею 71,22 кв.м.

п.2.1. Архівний відділ має 74 фондів документів Національного архівного фонду на паперовій основі в кількості 21872 од.зб.

п.2.1.1.1. Фондів всього управлінських документів – 74, в т.ч. фондів періоду незалежності – 19.

 п.2.1.1.2. Всього  управлінських документів Національного архівного фонду – 21872 од.зб. В цьому році прийнято від юридичних  осіб на зберігання документів НАФ – 524 од.зб.; під час перевіряння наявності документів, виявлено не облікованих – 4 од. зб., а також передано до архівного відділу Бучанської міської ради – 723 од.зб.

п.2.1.1.3. Внесені до описів всього 21872 од.зб., в т.ч. 2940 од.зб. періоду незалежності.

п.2.1.1.4. Закартоновано 21872 од.зб.

п.5.1. На 74 фонди документів Національного архівного фонду є 74 описи в друкованому вигляді.

п.5.1.1. На управлінську документацію всього є 74 описів в друкованому вигляді.

п.5.1.1.1-5.1.8. Документи відсутні.

п.5.2. В архівному відділі  всього карток – 43246, в т.ч. включених до каталогів – 43246 карток.

п.5.2.1. Тематичних карток всього – 43246, з них включених до каталогів –   43246        карток.

п.5.2.1.1. на управлінську документацію – всього 43246 карток, в т.ч.  включених до каталогів – 43246  карток.

п.5.2.1.2 – 5.2.1.7. Документи відсутні.

п.5.2.2. Картки на документи з кадрових питань (особового складу) відсутні і в каталог не включені.

п.5.3. Пройшли тематичне розроблення 3 фонди, всього – 3156 од.зб.

п.5.3.1. Управлінської документації – 3 фонди, всього – 3156 од.зб. управлінської документації.

п.5.3.2. - 5.8.2. Тематичне розроблення та робота по вказаним пунктам не проводилась за відсутністю вказаних видів документів.

п.5.9. Підготовлений 1 буклет « Про архівний відділ виконавчого комітету Ірпінської міської ради» за документами архіву.

п.5.11. Кількість карток, внесених  до  універсального каталогу в електронному вигляді – 36045 карток.

п.5.12. Кількість баз даних – 1, об’єм баз даних 25795157 байт.

п.5.13.- 5.13.7. Документи відсутні.

п.6.1. Книг і брошур всього - 52 од., всі не заінвентаризовані.

п.6.2.2. Номерів журналів – 23 од., всі не заінвентаризовані.

п.6.3.1 Річних підшивок газет – 34, в т.ч. 19 заінвентаризовані.

п.7.1. Штатна чисельність бюджетних працівників всього – 2.

п.7.1.1. Держслужбовців – 2 особи.

п.7.2. Госпрозрахункова група – працівників немає.

Начальник                                                                             Л. Зброжек