Додаткова інформація

до  звіту про роботу архівного відділу

виконавчого комітету Ірпінської міської ради за 2020 рік

 (форма 8)

1. В 2020 році проводилось науково-технічне опрацювання документів:

            - трудовими архівами:  тимчасового зберігання - 48 од.зб., з кадрових питань (особового складу) – 123 од.зб.;

            - власними силами юридичних осіб-джерел комплектування архіву: постійного зберігання – 520 од.зб.,  зкадрових питань (особового складу) – 102 од.зб.;

            - приватними підприємствами (підприємцями): постійного зберігання – 1773 од.зб.,  з кадрових питань (особового складу) – 1208 од.зб.

2. Архівні колекції з мережевих електронних інформаційних ресурсів не формувались.

3. Надаємо контрольні списки працівників архівного відділу та трудового архіву (додатки 3)

4. Відповідно до плану заходів  на 2020 рік Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ, було заплановано до перевірки в архівному відділі 5 фондів 1761 од. зб. , перевірено 5 фондів 1764 од.зб. (додаток 4)

5. В архівному відділі  протягом 2020 року виявлено 2 справи, що знаходились у розшуку з  29.06.2011

6. Робота щодо створення страхового фонду не проводилась

7. В звітному році переважала тематика соціально-правових запитів щодо підтвердження  навчання в вищому учбовому закладі та для призначення пенсії на пільгових умовах для постраждалих під час аварії на ЧАЕС.

8. В 2020 році 146 тематичних запитів виконано на платній основі, що склало 28%.

Тематичні запити стосувались питань виявлення інформації та надання завірених належним чином копій документів щодо виділення земельних ділянок, про дозвіл на будівництво, добудову, документи відділу містобудування та архітектури – акти обстеження домоволодінь з графічним зображенням, про надання житла, про постановку громадян на квартирний облік, про прийняття побудованих об'єктів в експлуатацію; про приватизацію земельних ділянок та житла.

9. Читальний зал – це окрема кімната 19 кв.м., де є всі умови для роботи користувачів з документами, а також здійснення копіювання документів власними технічними засобами, яке завжди проводиться під наглядом працівників архіву.

Є місця для 5 дослідників. До послуг користувачів є: комп’ютер з підключеним Інтернетом, сканувальна та копіювальна техніка.

10. В даний час відсутня технічна можливість надавання цифрових копій засобами електронного зв’язку за електронними замовленнями користувачів.

11. Впроваджується доступ користувачів до документів в електронному  вигляді, створюється фонд користування на документи Ф. №1 «Ірпінська міська рада та її виконавчий комітет».

На сайті архівного відділу постійно поповнюється електронний каталог, до якого є вільний доступ. В 2020 році електронний каталог поповнився на 3813 карток, на управлінські документи також відскановано 72 описи (2224 кадри).

12. Практикуприймання замовлень електронною поштою для користувачів на видавання справ до читального залу не запроваджували, це не актуально для нашого архівного відділу у зв’язку з невеликою кількістю відвідувачів.

13. Відсутня технічна можливість надавання електронних послуг та on-line оплати замовниками.

Начальник                                                                                     Людмила ЗБРОЖЕК

Пояснення

до звіту “Паспорт архівного відділу виконавчого комітету

Ірпінської міської ради на 01.01.2021 р.” (форма 202)

п.1.1. Архівний відділ має 1 пристосоване приміщення площею 345,42 кв.м на 1-му поверсі 14-поверхового будинку.

п.1.3.-1.4. Все приміщення архівного відділу площею 345,42 кв.м обладнане пожежно-охоронною сигналізацією і підключене до центрального пульту охорони Державної служби охорони в м.Ірпінь.

п.1.5. Об'єм архівосховищ архівного відділу складає 276 куб.м.

п.1.6. Площа 6 архівосховищ складає 92,0 кв.м.

п.1.8. Місткість приміщень 6 архівосховищ складає 22335 од.зб.

п.1.9.-1.10. Архівний відділ має 6 сховищ обладнаних пожежно-охоронною сигналізацією.

п.1.12. 4 сховища обладнані вентиляційною системою, яка не працює.

п.1.13. Загальна протяжність стелажного обладнання складає 744,5 пог.м:

63 стелажів мають 744,5 пог.м. полиць, з них 446 пог.м. полиць – дерев'яні на металевих каркасах.

п.1.13.1. Ступінь заповнення стелажного обладнання складає 99,3%.

п.1.14, 1.15. Облікові документи архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради знаходяться в окремому робочому приміщенні начальника архівного відділу площею 26,8 кв.м. Всього в архівному відділі 4 робочі кімнати площею 71,22 кв.м..

п.1.16. Кількість вогнегасників, якими обладнані приміщення:

архівосховища – 8 вогнегасників (сх.№1 – 2 вогн., сх.№2 – 1 вогн., сх.№3 – 1 вогн., сх.№4 – 2 вогн., сх.№5 – 1 вогн., сх.№6 – 1 вогн.);

робоча кімната для зберігання облікових документів (кабінет начальника) – 1 вогнегасник;

робочі кімнати – 2 вогнегасника;

допоміжні приміщення – 1 вогнегасник.

п.1.17. Читальна зала архівного відділу має площу 19,0 кв.м. на 5 робочих місць.

п.1.19. Форма власності на приміщення архівного відділу – рішенням 70 сесії Ірпінської міської ради V скликання (друге засідання) №2788-70-V від 16.06.2009 р. приміщення передане архівному відділу в оперативне управління.

п.1.20, 1.21. Приміщення архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради не обладнані системами зовнішнього та внутрішнього відеоспостереження.

п.1.22. Приміщення архівного відділу (1 будівля, 6 сховищ, 4 кімнати) орендується в КП «Управління житлово-комунального господарства «Ірпінь».

п.1.22.1. Площа приміщень  в орендованих будівлях: 6 архівосховищ площею 92 кв.м, 4 робочі кімнати площею 71,22 кв.м.

п.2.1. Архівний відділ має 74 фонди документів Національного архівного фонду на паперовій основі в кількості 22187 од.зб.

п.2.1.1.1. Фондів всього управлінських документів – 74, в т.ч. фондів періоду незалежності – 19.

п.2.1.1.2. Всього  управлінських документів Національного архівного фонду – 22187 од.зб. В 2019 році було 21672, у цьому році прийнято від юридичних  осіб на зберігання документів НАФ – 512 од.зб.; під час перевіряння наявності документів, виявлено 2 справи та технічна помилка на 1 од. зб.

п.2.1.1.3. Внесені до описів всього 22187 од.зб., в т.ч. 3031 од.зб. періоду незалежності.

п.2.1.1.4. Закартоновано 22187 од.зб.

п.5.1. На 74 фонди документів Національного архівного фонду є 77 описи в друкованому вигляді.

п.5.1.1. На управлінську документацію всього є 77 описів в друкованому вигляді.

п.5.1.1.1-5.1.8. Документи відсутні.

п.5.2. В архівному відділі  всього карток – 47059, в т.ч. включених до каталогів – 47059 карток.

п.5.2.1. Тематичних карток всього – 47059, з них включених до каталогів –   47059     карток.

п.5.2.1.1. На управлінську документацію – всього 47059 карток, в т.ч.  включених до каталогів – 47059  карток.

п.5.2.1.2 – 5.2.1.7. Документи відсутні.

п.5.2.2. Картки на документи з кадрових питань (особового складу) відсутні і в каталог не включені.

п.5.3. Пройшли тематичне розроблення 5 фондів, всього – 3198 од.зб.

п.5.3.1. Управлінської документації – 5 фондів, всього – 3198 од.зб. управлінської документації.

п.5.3.2. - 5.8.2. Тематичне розроблення та робота по вказаним пунктам не проводилась за відсутністю вказаних видів документів.

п.5.9. Підготовлено 1 буклетів « Про архівний відділ виконавчого комітету Ірпінської міської ради» за документами архіву.

п.5.11. Кількість карток, внесених  до  універсального каталогу в електронному вигляді – 40143 карток.

п.5.12. Кількість баз даних – 1, об’єм баз даних 28528640 байт.

п.5.13.- 5.13.7. Документи відсутні.

п.6.1. Книг і брошур всього - 52 од., всі не заінвентаризовані.

п.6.2.2.Номерів журналів – 23 од. всі не заінвентаризовані.

п.6.3.1 Річних підшивок газет – 34, в т.ч. 19 заінвентаризовані.

п.7.1. Штатна чисельність бюджетних працівників всього – 2.

п.7.1.1. Держслужбовців – 2 особи.

п.7.2. Госпрозрахункова група – працівників немає.

Начальник                                                                                     Людмила ЗБРОЖЕК

                                                              Пояснення

до звіту про стан і обсяг документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівних підрозділах юридичних осіб – джерел формування НАФ, архівних установах, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права, приватних архівних зібраннях

на 01.01.2021 р.

п.1. На обліку в архівному відділі 31 установи – джерел формування НАФ, які передають  і не передають документи до архівного відділу Ірпінської міської радиуправлінську документацію,  25 з них мають зведені номенклатури справ.

п.2. Кількість установ–джерел комплектування НАФ – 21, з них: державної форми власності – 5, комунальної – 14, приватної – 2.

п.4. Ізольовані приміщення архівосховищ мають 20 архівних підрозділів організацій, установ, підприємств.

п.6. 3 установи – джерел формування НАФ, мають штатних працівників архівних підрозділів.

п.7. 3 штатні працівники, що працюють в архівних підрозділах.

п.10.  Загальна кількість справ постійного зберігання в архівних підрозділах –

5161 од.зб., в т.ч. кількість справ, включених до описів, схвалених ЕПК ДАКО –

3396 од.зб.

п.11. Кількість справ постійного зберігання, що знаходяться в архівних підрозділах понад встановлені строки (по 2014 р. включно) – всього 4257 од.зб.

п.13. Загальна кількість справ з особового складу в архівних підрозділах  – 18502 од.зб., в т.ч. кількість справ включених до описів –  15734 од.зб.

п.п.14-22. Установи та документи відсутні.

Начальник архівного відділу

виконкому Ірпінської міської ради                                                  Людмила ЗБРОЖЕК

04.12.2020