ЗВІТ

про роботу архівної установи та виконання плану розвитку архівної справи

за  2021  рік

1. Організаційна робота

1.1.- 1.4.  Робота не планувалась.

2. Експертиза цінності документів

2.1 - 2.5. Робота не планувалась.

2.1. Стан науково-технічного опрацювання документів за формою: 

3. Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду

          3.1. Робота не планувалась.

          3.2. З метою забезпечення охоронного та протипожежного режимів зберігання документів НАФ,  з метою недопущення їх втрати, щодо зміцнення матеріально-технічної бази архівного відділу, діють накази начальника архівного відділу:

- №1 від 25.02.2020р. Про відповідальних осіб за протипожежну безпеку;

          - №2 від 25.02.2020р. Про заходи протипожежної безпеки, охорони праці та охорони приміщення;

          - №4 від 25.02.2020р. Про призначення відповідального за технічний стан вогнегасників.

Для працівників архівного відділу 21.01.2021р.  проведені інструктажі (повторні):  щодо охорони праці, з пожежної безпеки, про порядок прийому і здачі архівного відділу на пульт ДСО.

В звітному році проведено перевіряння та заправку всіх 12 вогнега-сників, замінено пожежний рукав, перевірені пожежні крани. Кожного місяця проводиться санітарний день, щоквартально - генеральне прибирання.  Ведеться контроль температурно-вологісного режиму зберігання документів,

 протипожежного стану в усіх 6 сховищах архівного відділу.

           3.3. Документи із-за кордону не надходили.

           3.4. Проводилось оцифрування  розпоряджень та рішень щодо передачі квартир у власність громадян.

           3.5. Протягом року здійснено перевіряння наявності та стану документів НАФ - 20 фондів 4285 од. зб. (план - 7 фондів, 1974 од.зб).

         3.6. Зміни не відбувались.

         3.7. - 3.9.  Робота не проводилась.

4. Використання інформації документів Національного архівного фонду

4.1.  Підготували та продемонстрували   2 фотодокументальні виставки, присвячені подіям:

- до дня Конституції;

- до річниці Чорнобильської катастрофи.

4.2. Найзапитуваніша тематика досліджень, що проводяться користувачами у читальному залі архіву:

- виявлення документів про надання земельних ділянок;

 - отримання житлової площі;

- про зміну назв вулиць та нумерації будинків;

- генеральні плани міста і селищ.

4.3. Робота не проводилась.

4.4. Критичних зауважень у ЗМІ на діяльність архівних установ не було.

4.5. Робота не проводилась.

4.6. В звітному році переважала тематика соціально-правових запитів щодо підтвердження  навчання в вищому учбовому закладі.

         4.7. Робота не проводилась.

         4.8. На платній основі виконано 169 запитів. Переважали запити майнового характеру.

         4.9. Можливість надання електронних послуг з онлайн-оплатою відсутня.

5. Співпраця з громадськістю

5.1.- 5.3. На вебсайті Ірпінської міської ради та її виконавчого в архівному відділі  продовжувалось створення умов  для поліпшення роботи із зверненнями громадян:

         -тематичний каталог документів архівних фондів міської та селищних рад;

- продовжується робота щодо створення електронного універсального каталогу;

 - алфавітна тематична довідкова картотека з питань землекористування та будівництва, в якій вказані прізвища громадян, за заявами яких були прийняті рішення:

 - алфавітна довідкова картотека про обрання депутатів Ірпінської міської ради (за 1961-2002 р.р.);

           - картотека документів з особового складу евакуйованих організацій     м.Прип'яті та м.Чорнобиля (1986 р.) із зазначенням місцезнаходження документів;

          - надання консультацій і роз’яснень із найбільш актуальних питань, що порушуються громадянами у зверненнях та соціальних мережах;

          - продовжується робота на  веб-сторінці «Пошта зворотнього зв’язку» на веб-сайті архіву;

           - постійний контроль за виконанням запитів громадян.

6. Міжнародна діяльність

 6.1. – 6.3. Робота не проводилась.

У зв’язку з карантинними обмеженнями, працівники архівного відділу не мали можливість працювати в повному обсязі, тому частина запланованої роботи не виконана. Не було можливості проводити комплексні та тематичні перевірки, семінари.

До звіту “Паспорт архівного відділу виконавчого комітету

Ірпінської міської ради на 01.01.2022 р.” (форма 202)

1.1. Архівний відділ має 1 пристосоване приміщення площею 345,42 кв.м на 1-му поверсі 14-поверхового будинку.

1.3.-1.4. Все приміщення архівного відділу площею 345,42 кв.м обладнане пожежно-охоронною сигналізацією і підключене до центрального пульту охорони Державної служби охорони в м.Ірпінь.

1.5. Об'єм архівосховищ архівного відділу складає 276 куб.м.

1.6. Площа 6 архівосховищ складає 92,0 кв.м.

1.8. Місткість приміщень 6 архівосховищ складає 22335 од.зб.

1.9.-1.10. Архівний відділ має 6 сховищ обладнаних пожежно-охоронною сигналізацією.

1.12. 4 сховища обладнані вентиляційною системою, яка не працює.

1.13. Загальна протяжність стелажного обладнання складає 744,5 пог.м:

63 стелажів мають 744,5 пог.м. полиць, з них 446 пог.м. полиць – дерев'яні на металевих каркасах.

1.13.1. Ступінь заповнення стелажного обладнання складає 90,9%.    

1.14, 1.15. Облікові документи архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради знаходяться в окремому робочому приміщенні начальника архівного відділу площею 26,8 кв.м. Всього в архівному відділі 4 робочі кімнати площею 71,22 кв.м..

1.16. Кількість вогнегасників, якими обладнані приміщення:

архівосховища – 8 вогнегасників (сх.№1 – 2 вогн., сх.№2 – 1 вогн., сх.№3 – 1 вогн., сх.№4 – 2 вогн., сх.№5 – 1 вогн., сх.№6 – 1 вогн.);

робоча кімната для зберігання облікових документів (кабінет начальника) – 1 вогнегасник;

робочі кімнати – 2 вогнегасника; допоміжні приміщення – 1 вогнегасник.

1.17. Читальна зала архівного відділу має площу 19,0 кв.м. на 5 робочих місць.

1.19. Форма власності на приміщення архівного відділу – рішенням 70 сесії Ірпінської міської ради V скликання (друге засідання) №2788-70-V від 16.06.2009 р. приміщення передане архівному відділу в оперативне управління.

1.20, 1.21. Приміщення архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради не обладнані системами зовнішнього та внутрішнього відеоспостереження.

1.22. Приміщення архівного відділу (1 будівля, 6 сховищ, 4 кімнати) орендується в КП «Управління житлово-комунального господарства «Ірпінь».

1.22.1. Площа приміщень  в орендованих будівлях: 6 архівосховищ площею 92 кв.м, 4 робочі кімнати площею 71,22 кв.м.

2.1. Архівний відділ має 61 фонди документів Національного архівного фонду на паперовій основі в кількості 20309 од.зб.

2.1.1.1. Фондів всього управлінських документів – 61, в т.ч. фондів періоду незалежності – 18.

2.1.1.2. Всього  управлінських документів Національного архівного фонду – 20309 од.зб. В 2020 році було 22187, у цьому році прийнято від юридичних  осіб на зберігання документів НАФ – 932 од.зб.; під час перевіряння наявності документів, виявлено 2; до архівного відділу Бучанської міської ради передано 15фондів 2812справ (лист Державної служби України №2372/2.01-18/2228/09 від 20.04.2021)

2.1.1.3. Внесені до описів всього 20309 од.зб., в т.ч. 3002 од.зб. періоду незалежності.

2.1.1.4. Закартоновано 20309 од.зб.

5.1. На 61 фонди документів Національного архівного фонду є 64 описи в друкованому вигляді.

5.1.1. На управлінську документацію всього є 64 описів в друкованому вигляді.

5.1.1.1-5.1.8. Документи відсутні.

5.2. В архівному відділі  всього карток – 48711, в т.ч. включених до каталогів – 48711 карток.

5.2.1. Тематичних карток всього – 48711, з них включених до каталогів –   48711     карток.

5.2.1.1. На управлінську документацію – всього 48711 карток, в т.ч.  включених до каталогів – 48711  карток.

5.2.1.2 – 5.2.1.7. Документи відсутні.

5.2.2. Картки на документи з кадрових питань (особового складу) відсутні і в каталог не включені.

5.3. Пройшли тематичне розроблення 5 фондів, всього – 3249 од.зб.

5.3.1. Управлінської документації – 5 фондів, всього – 3249 од.зб. управлінської документації.

5.3.2. - 5.8.2. Тематичне розроблення та робота по вказаним пунктам не проводилась за відсутністю вказаних видів документів.

5.9. Підготовлено 1 буклетів « Про архівний відділ виконавчого комітету Ірпінської міської ради» за документами архіву.

5.11. Кількість карток, внесених  до  універсального каталогу в електронному вигляді – 41795 карток.

5.12. Кількість баз даних – 1, об’єм баз даних 28890000 байт.

5.13.- 5.13.7. Документи відсутні.

6.1. Книг і брошур всього - 52 од., всі не заінвентаризовані.

6.2.2.Номерів журналів – 23 од. всі не заінвентаризовані.

6.3.1 Річних підшивок газет – 34, в т.ч. 19 заінвентаризовані.

7.1. Штатна чисельність бюджетних працівників всього – 2.

7.1.1. Посади органів місцевого самоврядування (держслужбовці) – 2 особи.

7.2. Госпрозрахункова група – працівників немає.

Стан і обсяг документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівних підрозділах юридичних осіб – джерел формування НАФ, архівних установах, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права, приватних архівних зібраннях

на 01.01.2022 р.

1.1. На обліку в архівному відділі 25 установ – джерел формування НАФ, які передають  і не передають документи до архівного відділу Ірпінської міської радиуправлінську документацію.

1.2. Кількість установ–джерел комплектування НАФ – 15, з них: державної форми власності – 5, комунальної – 10.

1.3. 18 установ–джерел комплектування НАФ мають зведені номенклатури справ;

 1.4. Ізольовані приміщення архівосховищ мають 13 архівних підрозділів організацій, установ, підприємств.

1.5. 2 установи – джерел формування НАФ, мають штатних працівників архівних підрозділів.

1.6. 2 штатні працівники, що працюють в архівних підрозділах.

1.7.  Загальна кількість справ постійного зберігання в архівних підрозділах –

3580 од.зб., в т.ч. кількість справ, включених до описів, схвалених ЕПК ДАКО –

2219 од.зб.

1.8. Кількість справ постійного зберігання, що знаходяться в архівних підрозділах понад встановлені строки (по 2015 р. включно) – всього 838 од.зб.

1.9. Загальна кількість справ із кадрових питань (особового складу) в архівних підрозділах  – 16328 од.зб., в т.ч. кількість справ включених до описів –  13981 од.зб.

1.10.-3.7. Установи та документи відсутні.

Про мережу архівних установ

на 01.01.2022 (форма 12)

У 2021 році змін в мережі (реорганізації, ліквідації) архівного відділу та трудового архіву виконавчого комітету Ірпінської міської ради не було.

Архівний відділ виконавчого комітету Ірпінської міської ради

 У 1963 році рішенням виконавчого комітету Ірпінської міської ради депутатів трудящих № 83 від 21.03.1963 створений Ірпінський міський державний архів.

Адреса: вул. Тараса Шевченка,5, м. Ірпінь, Бучанський район, Київська область, 08205; № телефону: 0459763203, e-mail:arhiv_irpin@ukr.net 

Архівний відділ має статус юридичної особи.

Штатна чисельність працівників: 2.

Архівний відділ знаходиться в пристосованому приміщенні багатоповерхового будинку, обладнаний охоронною та пожежною сигналізаціями. Архівосховища займають площу 345,42 кв.м., місткість 22335 од. зб., ступінь заповнення складає 99,3%, читальна зала - 19 кв.м. обладнана комп’ютером, сканером.

В архівному відділі зберігаються документи НАФ 61фонду 20309 од.зб.

Трудовий архів виконавчого комітету Ірпінської міської ради

У 1999 році рішенням виконавчого комітету Ірпінської  ради №310 від 26.10.1999 створений архів ліквідованих підприємств.

Адреса: вул. Котляревського, 54-а,  м. Ірпінь, Бучанський район, Київська область,  08203, тел./ факс (04597) 94-384,

E-mail: trud-arh-irpin@ukr.net

Трудовий архів -  відділ виконавчого комітету Ірпінської міської ради, не має статусу юридичної особи.

Трудовий архів знаходиться в пристосованому приміщенні багатоповерхового будинку, обладнаний охоронною та пожежною сигналізаціями. Архівосховища займають площу 109,6 кв.м., місткість 17262 од. зб., ступінь заповнення складає 80%.

Зберігаються документи 189 фондів 10966 од.зб з кадрових питань (особового складу) та 633 од. зб. тимчасового зберігання.

Начальник архівного відділу

виконавчого комітету Ірпінської міської ради                  Людмила ЗБРОЖЕК