ЗВІТ

про роботу архівної установи та виконання плану

розвитку архівної справи

за  2022  рік

1. Формування, експертиза цінності документів

1.1. Проводиться робота щодо створення «Колекції документів російсько-української війни на території Ірпінської громади». За звітний період було відібрано: 284 текстових документів, 374 відеодокументів, 1077 фотодокументів. Проведена  експертиза документів  та складено описи:

            - №1 справ постійного зберігання з 24.02.2022 -31.03.2022року (1 од. зб.);

            - №2 цифрових відеодокументів постійного зберігання з 24.02.2022 -31.03.2022 року (151 од. зб.);

            - №3 цифрових фотодокументів постійного зберігання з 24.02.2022 -31.03.2022 року (106 од. зб.).

1.2.-1.3. Робота не проводилась.

1.4. Стан науково-технічного опрацювання документів за формою:

2. Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду

2.1. З метою забезпечення охоронного та протипожежного режимів зберігання документів НАФ,  з метою недопущення їх втрати, щодо зміцнення матеріально-технічної бази архівного відділу, діють накази начальника архівного відділу:

- №3 від 21.01.2021р. Про відповідальних осіб за протипожежну безпеку;

          - №2 від 21.01.2021р. Про заходи протипожежної безпеки, охорони праці та охорони приміщення;

          - №4 від 21.01.2021р. Про призначення відповідального за технічний стан вогнегасників.

Для працівників архівного відділу 12.01.2022р.  проведені інструктажі (повторні):  щодо охорони праці, з пожежної безпеки, про порядок прийому і здачі архівного відділу на пульт ДСО.

В 2021 році проведено перевіряння та заправку всіх 12 вогнегасників, замінено пожежний рукав, перевірені пожежні крани.                                Кожного місяця проводиться санітарний день, щоквартально - генеральне прибирання.  Ведеться контроль температурно-вологісного режиму зберігання документів, протипожежного стану в усіх 8 сховищах архівного відділу.

2.2. У звітному році від Державного архіву Київської області отримали  Книжковий сканер CZUR ET16 Plus та розпочали роботу щодо виконання Програми оцифрування архівних інформаційних ресурсів Київської області на ІІ півріччя 2022 року. Оцифровано 88 од.зб., створено 8540 файлів документів фонду №1 «Ірпінська міська рада та її виконавчий комітет» та оцифровано 3 описи, 157 файлів.

2.3. Документи із-за кордону не надходили.

3. Використання інформації документів Національного архівного фонду

3.1. Проведена фотодокументальна виставка до роковин трагедії Голодомору.

3.2.  Робота не проводилась.

3.3. В звітному році переважала тематика соціально-правових запитів щодо підтвердження  навчання в вищому учбовому закладі та на військовій кафедрі.

4. Міжнародна діяльність

4.1. – 4.2.  Робота не проводилась.

4.3. 25.10.2022 року від Державного архіву Київської області отримали на безоплатне відповідальне зберігання з правом використання Книжковий сканер CZUR ET16 Plus

У зв’язку з вторгненням російських військ,  бойовими діями та евакуацією з території Ірпінської громади, працівники архівного відділу не мали можливість працювати в повному обсязі, тому частина запланованої роботи не виконана. Не було можливості проводити комплексні та тематичні перевірки, семінари.

В приміщені архівного відділу було замінено вікна, які постраждали від ворожих обстрілів.

Пояснення

до звіту “Паспорт архівного відділу виконавчого комітету

Ірпінської міської ради на 01.01.2023 р.” (форма 202)

1.1. Архівний відділ має 1 пристосоване приміщення площею 345,42 кв.м на 1-му поверсі 14-поверхового будинку.

1.3.-1.4. Все приміщення архівного відділу площею 345,42 кв.м обладнане пожежною та охоронною сигналізацією

1.5.-1.6. Об'єм 7 архівосховищ та архівосховище (вестибюль) архівного відділу складає 351,9 куб.м., лоща - 117,3 кв.м. . У звітному році переобладнано під сховище приміщення площею 6,4 кв. м,.  об’ємом – 19,2 куб. м.  та вестибюль 18,9 кв.м., обємом – 56,7 куб. м

1.8. Місткість приміщень 8 архівосховищ складає 22335 од.зб.

1.9.-1.10. Архівний відділ має 8 сховищ обладнаних пожежно-охоронною сигналізацією.

1.12. 4 сховища обладнані вентиляційною системою, яка не працює.

1.13. Загальна протяжність стелажного обладнання складає 744,5 пог.м:

63 стелажів мають 744,5 пог.м. полиць, з них 446 пог.м. полиць – дерев'яні на металевих каркасах.

1.13.1. Ступінь заповнення стелажного обладнання складає 93,1%.

1.14, 1.15. Облікові документи архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради знаходяться в окремому робочому приміщенні начальника архівного відділу площею 26,8 кв.м. Всього в архівному відділі 4 робочі кімнати площею 71,22 кв.м..

1.16.,  Приміщення архівного відділу обладнані  12 вогнегасниками.

1.17. Читальна зала архівного відділу має площу 19,0 кв.м. на 5 робочих місць.

1.19. Форма власності на приміщення архівного відділу – рішенням 70 сесії Ірпінської міської ради V скликання (друге засідання) №2788-70-V від 16.06.2009 р. приміщення передане архівному відділу в оперативне управління.

1.20, 1.21. Приміщення архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради не обладнані системами зовнішнього та внутрішнього відеоспостереження.

1.22. Приміщення архівного відділу (1 будівля, 8 сховищ, 4 кімнати) орендується в КП «Управління житлово-комунального господарства «Ірпінь».

1.22.1. Площа приміщень  в орендованих будівлях: 8 архівосховищ площею 117,3 кв.м, 4 робочі кімнати площею 71,22 кв.м.

2.1. Архівний відділ має 61 фонд документів Національного архівного фонду на паперовій основі в кількості 20786 од.зб.

2.1.1.1. Всього фондів управлінських документів – 61, в т.ч. фондів періоду незалежності – 18.

2.1.1.2. Всього  управлінських документів Національного архівного фонду – 20786 од.зб. В 2021 році було 20309, у цьому році прийнято від юридичних  осіб на зберігання документів НАФ – 477 од.зб.

2.1.1.3. Внесені до описів всього 20786 од.зб., в т.ч. 3479 од.зб. періоду незалежності.

2.1.1.4. Закартоновано 20786 од.зб.

5.1. На 61 фонди документів Національного архівного фонду є 64 описи в друкованому вигляді.

5.1.1. На управлінську документацію всього є 64 описів в друкованому вигляді.

5.1.1.1-5.1.8. Документи відсутні.

5.2. В архівному відділі  всього карток – 48711, в т.ч. включених до каталогів – 48711 карток.

5.2.1. Тематичних карток всього – 48711, з них включених до каталогів –   48711     карток.

5.2.1.1. На управлінську документацію – всього 48711 карток, в т.ч.  включених до каталогів – 48711  карток.

5.2.1.2 – 5.2.1.7. Документи відсутні.

5.2.2. Картки на документи з кадрових питань (особового складу) відсутні і в каталог не включені.

5.3. Пройшли тематичне розроблення 5 фондів, всього – 3249 од.зб.

5.3.1. Управлінської документації – 5 фондів, всього – 3249 од.зб. управлінської документації.

5.3.2. - 5.8.2. Тематичне розроблення та робота по вказаним пунктам не проводилась за відсутністю вказаних видів документів.

5.9. Підготовлено 1 буклет « Про архівний відділ виконавчого комітету Ірпінської міської ради» за документами архіву.

5.11. Кількість карток, внесених  до  універсального каталогу в електронному вигляді – 41795 карток.

5.12. Кількість баз даних – 1, об’єм баз даних 28890000 байт.

5.13.1 На 88 од.зб. створено 8540 файлів фонду користування.

5.13.7. Документи відсутні.

6.1. Книг і брошур всього - 52 од., всі не заінвентаризовані.

6.2.2.Номерів журналів – 23 од. всі не заінвентаризовані.

6.3.1 Річних підшивок газет – 34, в т.ч. 19 заінвентаризовані.

7.1. Штатна чисельність бюджетних працівників всього – 2.

7.1.1. Посади органів місцевого самоврядування (держслужбовці) – 2 особи.

7.2. Госпрозрахункова група – працівників немає.

Пояснення

до звіту про стан і обсяг документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівних підрозділах юридичних осіб – джерел формування НАФ, архівних установах, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права, приватних архівних зібраннях

на 01.01.2023 р.

1.1. На обліку в архівному відділі 25 установ – джерел формування НАФ, які передають  і не передають документи до архівного відділу Ірпінської міської радиуправлінську документацію.

1.2. Кількість установ–джерел комплектування НАФ – 15, з них: державної форми власності – 5, комунальної – 10.

1.3. 18 установ–джерел комплектування НАФ мають зведені номенклатури справ;

 1.4. Ізольовані приміщення архівосховищ мають 13 архівних підрозділів організацій, установ, підприємств.

1.5. 2 установи – джерел формування НАФ, мають штатних працівників архівних підрозділів.

1.6. 2 штатні працівники, що працюють в архівних підрозділах.

1.7.  Загальна кількість справ постійного зберігання в архівних підрозділах –

3307 од.зб., в т.ч. кількість справ, включених до описів, схвалених ЕПК ДАКО –

1792 од.зб.

1.8. Кількість справ постійного зберігання, що знаходяться в архівних підрозділах понад встановлені строки (по 2016 р. включно) – всього 933 од.зб.

1.9. Загальна кількість справ із кадрових питань (особового складу) в архівних підрозділах  – 16609 од.зб., в т.ч. кількість справ включених до описів –  13778 од.зб.

1.10.-3.7. Установи та документи відсутні.

Разом з тим повідомляємо, що в наслідок обстрілів та пожежі знищено документи: у Відділі культури національностей та релігій Ірпінської міської ради (ф. 46)  77 справ за 2011-2018 роки та частково знищені неупорядковані документи постійного зберігання за 2019-2022 роки  та 277 справ за 1978-2018 роки, частково знищені неупорядковані документи з кадрових питань (особового складу)  за 2019-2022; в Ірпінській дитячо-юнацькій спортивній школі (ф. 51) частково знищені неупорядковані документи з кадрових питань (особового складу) за 2005-2022.

Начальник                                                                              Людмила ЗБРОЖЕК

05.12.2022