Пояснення до звіту

про роботу архівної установи та виконання плану

розвитку архівної справи

за  2024  рік

1. Формування, експертиза цінності документів

1.1. Продовжується робота щодо створення «Колекції документів російсько-української війни на території Ірпінської громади». За звітний період проведена експертиза 250 фото, 100 відео, 270 текстових документів, було відібрано для внесення в описи: 73 текстових документів, 30 відео документів, 64 фотодокументів.

1.2.-1.3. Робота не проводилась.

1.4. Стан науково-технічного опрацювання документів за формою:

2. Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду

2.1. З метою забезпечення охоронного та протипожежного режимів зберігання документів НАФ,  з метою недопущення їх втрати, щодо зміцнення матеріально-технічної бази архівного відділу, діють накази начальника архівного відділу:

- №3 від 21.01.2021р. Про відповідальних осіб за протипожежну безпеку;

          - №2 від 21.01.2021р. Про заходи протипожежної безпеки, охорони праці та охорони приміщення;

          - №4 від 21.01.2021р. Про призначення відповідального за технічний стан вогнегасників.

Для працівників архівного відділу 12.01.2024р.  проведені інструктажі (повторні):  щодо охорони праці, з пожежної безпеки, про порядок прийому і здачі архівного відділу на пульт ДСО.

В 2024 році проведено візуальне перевіряння  вогнегасників, пожежних рукавів та пожежних кранів.   Кожного місяця проводиться санітарний день, щоквартально - генеральне прибирання.  Ведеться контроль температурно-вологісного режиму зберігання документів, протипожежного стану в усіх 8 сховищах архівного відділу.

2.2. У звітному році проводилась робота щодо виконання Програми оцифрування архівних інформаційних ресурсів Київської області на ІІ півріччя 2022 – 2025 роки  на книжковому сканері CZUR ET16 Plus, який отримали від Державного архіву Київської області. Оцифровано 307 од.зб., створено 61526 файлів документів фонду №1 «Ірпінська міська рада та її виконавчий комітет».

2.3. Документи із-за кордону не надходили.

3. Використання інформації документів Національного архівного фонду

3.1. Проведені фотодокументальні виставки до Конституції України та роковин трагедії Голодомору.

3.2.  Робота не проводилась.

3.3. В звітному році переважала тематика соціально-правових запитів щодо підтвердження  навчання в вищому учбовому закладі та на військовій кафедрі.

4. Міжнародна діяльність

4.1. – 4.3.  Робота не проводилась.

Пояснення

до звіту “Паспорт архівного відділу виконавчого комітету

Ірпінської міської ради на 01.01.2025 р.” (форма 202)

1.1. Архівний відділ має 1 пристосоване приміщення площею 345,42 кв.м на 1-му поверсі 14-поверхового будинку.

1.3.-1.4. Все приміщення архівного відділу площею 345,42 кв.м обладнане пожежною та охоронною сигналізацією

1.5.-1.6. Об'єм 7 архівосховищ та архівосховище (вестибюль) архівного відділу складає 351,9 куб.м, площа - 117,3 кв.м.  

1.8. Місткість приміщень 8 архівосховищ складає 22335 од.зб.

1.9.-1.10. Архівний відділ має 8 сховищ обладнаних пожежно-охоронною сигналізацією.

1.12. 4 сховища обладнані вентиляційною системою, яка не працює.

1.13. Загальна протяжність стелажного обладнання складає 744,5 пог.м:

63 стелажів мають 744,5 пог.м полиць, з них 446 пог.м полиць – дерев'яні на металевих каркасах.

1.13.1. Ступінь заповнення стелажного обладнання складає 96%.

1.14, 1.15. Облікові документи архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради знаходяться в окремому робочому приміщенні начальника архівного відділу площею 26,8 кв.м Всього в архівному відділі 4 робочі кімнати площею 71,22 кв.м.

1.16.,  Приміщення архівного відділу обладнані  12 вогнегасниками.

1.17. Читальна зала архівного відділу має площу 19,0 кв.м на 5 робочих місць.

1.19. Форма власності на приміщення архівного відділу – рішенням 70 сесії Ірпінської міської ради V скликання (друге засідання) №2788-70-V від 16.06.2009 р. приміщення передане архівному відділу в оперативне управління.

1.20, 1.21. Приміщення архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради не обладнані системами зовнішнього та внутрішнього відеоспостереження.

1.22. Приміщення архівного відділу (1 будівля, 8 сховищ, 4 кімнати) орендується в КП «Управління житлово-комунального господарства «Ірпінь».

1.22.1. Площа приміщень  в орендованих будівлях: 8 архівосховищ площею           117,3 кв.м, 4 робочі кімнати площею 71,22 кв.м.

2.1. Архівний відділ має 62 фонди документів Національного архівного фонду на паперовій основі в кількості 21900 од.зб.

2.1.1.1. Всього фондів управлінських документів – 62, в т.ч. фондів періоду незалежності – 19.

2.1.1.2. Всього  управлінських документів Національного архівного фонду – 21900 од.зб. В 2023 році було 21472, у цьому році прийнято від юридичних  осіб на зберігання документів НАФ – 427 од.зб. та 1 од.зб. виявлено (фонд №78. Акт №7 від 26.07.2024 Про виявлення необлікованих документів)

2.1.1.3. Внесені до описів всього 21900 од.зб., в т.ч. 4593 од.зб. періоду незалежності.

2.1.1.4. Закартоновано 21900 од.зб.

2.3.1. Прийнято на зберігання 534 фотодокументів (в електронному вигляді) «Колекції документів російсько-української війни на території Ірпінської громади».

2.5.1. Прийнято на зберігання 245 відеодокументів (в електронному вигляді) «Колекції документів російсько-української війни на території Ірпінської громади»

5.1. На 62 фонди документів Національного архівного фонду є 66 описів в друкованому вигляді.

5.1.1. На управлінську документацію всього є 66 описів в друкованому вигляді.

5.1.1.1-5.1.8. Документи відсутні.

5.2. В архівному відділі  всього карток – 58475, в т.ч. включених до каталогів – 58475карток.

5.2.1. Тематичних карток всього – 58475, з них включених до каталогів –   58475     карток.

5.2.1.1. На управлінську документацію – всього 58475 карток, в т.ч. включених до каталогів – 58475  карток.

5.2.1.2 – 5.2.1.7. Документи відсутні.

5.2.2. Картки на документи з кадрових питань (особового складу) відсутні і в каталог не включені.

5.3. Пройшли тематичне розроблення 5 фондів, всього – 3667 од.зб. У 2024 році – 291од.зб.

5.3.1. Управлінської документації – 5 фондів, всього – 3667 од.зб. управлінської документації.

5.3.2. - 5.8.2. Тематичне розроблення та робота по вказаним пунктам не проводилась за відсутністю вказаних видів документів.

5.9. Підготовлено 1 буклет «Про архівний відділ виконавчого комітету Ірпінської міської ради» за документами архіву.

5.11. Кількість карток, внесених  до  універсального каталогу в електронному вигляді – 51559 карток. У 2024 році – 6685 карток.

5.12. Кількість баз даних – 1, об’єм баз даних 37991967 байт.

5.13.1 На 677 од.зб. створено 127094 файлів фонду користування. У 2024 році- 307 од.зб. створено 61526 файлів.

5.13.7. Документи відсутні.

6.1. Книг і брошур всього - 52 од., всі не заінвентаризовані.

6.2.2.Номерів журналів – 23 од. всі не заінвентаризовані.

6.3.1 Річних підшивок газет – 34, в т.ч. 19 заінвентаризовані.

7.1. Штатна чисельність бюджетних працівників всього – 2.

7.1.1. Посади органів місцевого самоврядування (держслужбовці) – 2 особи.

7.2. Госпрозрахункова група – працівників немає.

Пояснення

до звіту про мережу архівних установ

на 01.01.2025 (форма 12)

У 2024 році змін в мережі (реорганізації, ліквідації) архівного відділу та трудового архіву виконавчого комітету Ірпінської міської ради не було.

Архівний відділ виконавчого комітету Ірпінської міської ради

 У 1963 році рішенням виконавчого комітету Ірпінської міської ради депутатів трудящих № 83 від 21.03.1963 створений Ірпінський міський державний архів.

Адреса: вул. Шевченка,5, м. Ірпінь, Бучанський район, Київська область, 08205; телефон: 0459763203, e-mail:arhiv@imr.gov.ua 

Архівний відділ має статус юридичної особи.

Штатна чисельність працівників: 2.

Архівний відділ знаходиться в пристосованому приміщенні багатоповерхового будинку, обладнаний охоронною та пожежною сигналізаціями. Архівосховища займають площу 117,3 кв.м., місткість 22335 од. зб., ступінь заповнення складає 97%, читальна зала - 19 кв.м. обладнана комп’ютером, сканером.

В архівному відділі зберігаються документи НАФ 62 фондів 21900 од.зб. управлінських документів на паперовій основі, а також 779 од. зб. аудіовізуальних документів.

Трудовий архів виконавчого комітету Ірпінської міської ради

У 1999 році рішенням виконавчого комітету Ірпінської  ради №310 від 26.10.1999 створений архів ліквідованих підприємств.

Адреса: вул. Котляревського, 54-а,  м. Ірпінь, Бучанський район, Київська область,  08203, телефон  0459794-384, е-mail: trud-arh-irpin@ukr.net

Трудовий архів -  відділ виконавчого комітету Ірпінської міської ради, не має статусу юридичної особи.

Трудовий архів знаходиться в пристосованому приміщенні багатоповерхового будинку, обладнаний охоронною та пожежною сигналізаціями. Архівосховища займають площу 109,6 кв.м., місткість 17262 од. зб., ступінь заповнення складає 80% (65% - займають 11269 од.зб. документів з кадрових питань (особового складу), а 15% - 535 од.зб. тимчасові виборчі документи нестандартного пакування)

Пояснення

до звіту про стан і обсяг документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівних підрозділах юридичних осіб – джерел формування НАФ, архівних установах, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права, приватних архівних зібраннях

на 01.01.2025 р.

1.1. На обліку в архівному відділі 15 установ – джерел формування НАФ, які передають  і не передають документи до архівного відділу Ірпінської міської радиуправлінську документацію. У тому числі 4 відокремлених підрозділи, які за рішенням ЕПК ДАКО внесені до джерел формування НАФ.

1.2. Кількість установ–джерел комплектування НАФ – 12 (у т.ч. 1 відокремлений підрозділ), з них: державної форми власності – 3, комунальної – 9 (у т.ч. 1 відокремлений підрозділ) .

1.3. 12 установ–джерел формування НАФ мають зведені номенклатури справ (у т.ч. 1 відокремлений підрозділ)

 1.4. Ізольовані приміщення архівосховищ мають 10 архівних підрозділів організацій, установ, підприємств.

1.5. 2 установи – джерел формування НАФ, мають штатних працівників архівних підрозділів.

1.6. 2 штатні працівники, що працюють в архівних підрозділах.

1.7.  Загальна кількість справ постійного зберігання в архівних підрозділах –

3489 од.зб., в т.ч. кількість справ, включених до описів, схвалених ЕПК ДАКО –

1524 од.зб.

1.8. Кількість справ постійного зберігання, що знаходяться в архівних підрозділах понад встановлені строки (по 2018 р. включно) – всього 798 од.зб.

1.9. Загальна кількість справ із кадрових питань (особового складу) в архівних підрозділах  – 19873 од.зб., в т.ч. кількість справ включених до описів –  13957 од.зб.

Начальник                                                                                            Людмила ЗБРОЖЕК